Biallos Ratgeber : Für wichtige Dokumente den richtigen Platz finden
Aachen Feuer, Hochwasser, Umzug, Diebstahl – es gibt viele Gründe, warum Dokumente wie Urkunden, Verträge oder Zeugnisse verloren gehen. Vieles ist wiederzubekommen. Besser ist es, durch die richtige Aufbewahrung vorzusorgen.
Versicherungsschein: Ein Verlust ist dem Versicherer umgehend zu melden. „Der Kunde kann eine Abschrift des Dokuments erhalten“, sagt Thorsten Rudnik, Berater für Versicherungen für die Verbraucherzentrale Schleswig-Holstein. Vorher muss er eventuell eine Verlusterklärung unterschreiben. Problematisch ist es, wenn Versicherungsscheine verloren gehen, in die Sparverträge integriert sind. Mit krimineller Energie könnte jemand die Unterschrift fälschen und den Rückkaufwert der Police geltend machen. Betroffene sollten einen Verlust deshalb auch aus eigenem Interesse umgehend melden.
Zeugnis, Urkunde, Fahrzeugpapiere: Ein Abschlusszeugnis ist bei der ehemaligen Schule erhältlich, die es bis zu 50 Jahre lang aufheben muss. Ein verlorenes Arbeitszeugnis kann der ehemalige Arbeitgeber erneut ausstellen, solange die Personalunterlagen vorhanden sind. Eine Geburtsurkunde etwa erhält man beim Standesamt des Geburtsortes. Ein Verlust von Fahrzeugpapieren ist der Kfz-Zulassungsstelle zu melden. Dort ist dann auch eine eidesstattliche Erklärung über den Verlust abzugeben. Insgesamt fallen über 100 Euro an Gebühren an für neue Papiere.
Steuerunterlagen: „Geht ein Steuerbescheid verloren, ist das zunächst unproblematisch, eine Meldepflicht gibt es nicht. Man kann die Bescheide beim Finanzamt wieder anfordern“, sagt Christian Rech vom Deutschen Steuerberaterverband. Verliert ein Selbstständiger sämtliche Steuerunterlagen, kann das dazu führen, dass das Finanzamt die Gewinne schätzt, und das wird eher teuer. „Zudem kann das als Versuch einer Steuerhinterziehung gewertet werden“, sagt Rech. Betroffene sollten versuchen, bei Banken oder Lieferanten die Belege neu zu beschaffen. Sind die Steuerunterlagen unverschuldet verloren gegangen, etwa wegen eines Feuers, werde sich in den meisten Fällen eine Einigung mit der Finanzbehörde finden lassen, meint Rech.
Zentrale Registrierung: Eine sichere Verwahrung zahlt sich bei den wichtigsten Dokumenten aus. Eine Patientenverfügung oder eine Vorsorgevollmacht kann man gegen eine geringe Gebühr etwa beim Zentralen Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer (vorsorgeregister.de) registrieren. Ein Testament ist am sichersten beim Amts- oder Nachlassgericht verwahrt. Das kostet pauschal 75 Euro. Zusätzlich wird es im Zentralen Testamentsregister der Bundesnotarkammer erfasst, für 15 oder 18 Euro.
Bankschließfach: Urkunden oder Verträge lassen sich in einer feuerfesten Dokumentenkassette aufbewahren oder auch in einem Bankschließfach. Letzteres erhalten oft nur eigene Kunden der Bank. Schließfächer kosten, je nach Größe und je nach Bank, eine Jahresgebühr ab etwa 30 bis zu mehreren Hundert Euro.
Digitale Aufbewahrung: Für Dokumente, die nicht zwingend im Original vorliegen müssen, eignet sich auch eine digitale Aufbewahrung, etwa auf einer externen Festplatte. Diese kann man in einem Bankschließfach oder bei Freunden oder Verwandten deponieren. Auch digital gespeicherte Kopien von Original-Dokumenten sind hilfreich, so hat man wichtige Informationen wie Fahrzeugnummern, Bankdaten oder Passnummern schnell zur Hand. Rudnik rät, für den Fall eines Hausratschadens mit dem Handy einmal die Wohnung abzufilmen, Fotos zu machen und die Speichermedien inklusive einer Inventarliste des Hausrates außerhalb der Wohnung zu deponieren. Bei Feuer, Brand oder Diebstahl kann man dann schnell den Verlust beim Versicherer geltend machen.
