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So wird der Gewerbeumzug nicht zum Desaster

Organisation ist alles : So wird der Gewerbeumzug nicht zum Desaster

Ein reibungsloser Ablauf ist bei einem Firmenumzug essenziell. Schließlich gilt es, so wenig produktive Zeit wie möglich zu verschwenden und Schäden an Produktionsmitteln zu vermeiden. Damit Schreibtische, PCs, Telefone und andere Utensilien auch am neuen Standort ihren Platz finden, ist kompetente Hilfe gefragt.

Mitarbeitende sollen sich nämlich nicht auf Kisten schleppen konzentrieren, sondern sich stattdessen auf ihren neuen Wirkungskreis freuen und mit frischer Motivation nach geschafftem Umzug ans Werk gehen.

Organisation ist alles: Ein Zeitplan hilft bei der Koordination

Abhängig von Unternehmensgröße und Mitarbeiteranzahl kann ein Firmenumzug äußerst anspruchsvoll und nervenaufreibend werden. Schließlich soll nicht nur alles gut verpackt pünktlich abgeholt, sondern auch später am neuen Standort reibungslos platziert werden. Die meisten Unternehmen greifen auf fachkompetente Unterstützung zurück und lassen den Umzug von Experten ihres Fachs realisieren.
Egal, ob eine Kindertagesstätte, ein Bürokomplex oder eine Produktionshalle umziehen - ohne den richtigen Zeitplan und Checklisten geht es nicht. Dabei beginnt die Vorbereitung früher als häufig gedacht. Den ersten wichtigen Meilenstein setzen Unternehmen mit der Auswahl ihres kompetenten Umzugspartners. Er muss die Anforderungen erfüllen können und ausreichend Manpower bereithalten. Bevor die Wahl auf die richtige Unterstützung beim Firmenumzug fällt, vergleichen clevere Unternehmen verschiedene Angebote und absolvieren eine Vorort-Begehung mit infrage kommenden Partnern. Genau richtig so, denn die Profis können anhand der örtlichen Gegebenheiten am besten einschätzen, was sie an logistischen Mitteln, Verpackungsmaterialien, Mannstärke usw. benötigen.

Es geht los: Sechs bis acht Monate vor Umzug ist Folgendes zu tun

Wurde das beste Umzugsunternehmen ausgewählt, geht es los. Bereits sechs bis acht Monate vor dem eigentlichen Umzugstag muss mit der Planung begonnen werden. Die Partner für die Realisierung helfen dabei und geben kompetente Tipps, damit bloß nichts vergessen wird.
Da ein Firmenumzug häufig einige Tage Produktionsausfall bedeutet, will das im Ablauf des Unternehmens gut geplant werden. Deshalb frühzeitig beginnen, Termine am bzw. um den Umzugstag zu verlegen und den Mitarbeitenden den Rücken freizuhalten.
Viele Unternehmen haben sich in ihrer Immobilie eingemietet, sodass diese fristgerecht gekündigt werden muss. Da sich das gewerbliche vom privaten Mietrecht unterscheidet, können die Kündigungsfristen deutlich länger ausfallen. Deshalb sollte schon beim aufkommenden Umzugsgedanken ein Blick in das Vertragswerk erfolgen. Die Information an die Mitarbeitenden und die Beauftragung von möglichen Instandhaltungsarbeiten am neuen bzw. neuen Unternehmenssitz sollte ebenfalls frühzeitig geschehen.

 Ein kompetenter Umzugspartner unterstützt beim reibungslosen und kosteneffizienten Ablauf.
Ein kompetenter Umzugspartner unterstützt beim reibungslosen und kosteneffizienten Ablauf. Foto: pixabay.com/583286

Der Countdown läuft: Das sind die To-dos vier Monate vor Umzug

Damit später alles auch am neuen Wirkungskreis seinen richtigen Platz findet und nichts verloren geht, ist eine Inventarliste hilfreich. Hierin werden beispielsweise Büroeinrichtungen und technische Equipment erfasst. Zudem dient die Liste nicht nur als Orientierung für Umzugspartner, sondern auch als Inventur. Es ist Zeit für eine echte Bestandsaufnahme und mögliche Neuanschaffungen. Soll beispielsweise ein Lager umziehen und sind die neuen Räumlichkeiten deutlich größer, können rechtzeitig weitere Stauflächen beschafft und vor dem Umzugstag dort aufgebaut werden.

Frischer Wind für einen Neustart: Aussortieren ist unerlässlich

Was im privaten Bereich gilt, ist auch bei einem Firmenumzug hilfreich: aussortieren. Der Standortwechsel bietet die optimale Chance, um nicht mehr benötigte Utensilien zu entsorgen. Hierbei sollten jedoch Mitarbeitende unbedingt mit einbezogen werden, denn sie wissen aus ihrer täglichen Arbeit, was wirklich nicht mehr gebraucht wird.
Tipp: Viele Mitarbeitende haben einen eigenen Arbeitsplatz, der natürlich mit umziehen soll. Damit wichtige Utensilien nicht verloren gehen, sollte jeder eine eigene Kiste packen und sie mit seinem Namen und ggf. Arbeitsplatz und Abteilung beschriften. So geht auch am Umzugstag nichts verloren.

Drei Monate vor dem Umzug: Es wird Zeit für die externe Information

Natürlich müssen auch Lieferanten, Kunden und Geschäftspartner von der künftigen neuen Adresse erfahren. Eine clevere Möglichkeit für die Bekanntgabe ist eine charmant formuliert Rundmail oder ein Rundschreiben per Brief. Dabei unbedingt auf mögliche Ausfallzeiten bzw. eingeschränkten Erreichbarkeit hinweisen.
Auch Versorger müssen über das Umzugsvorhaben informiert werden. Spätestens nun ist Zeit dafür, damit später alles zum Stichtag abgerechnet werden kann. Muss auch ein Wechsel der Versorger durch den Umzug geschehen, sollte der Fokus nun auf der passenden Auswahl liegen.
Die Änderung der Adresse bei Behörden, Versicherungen und Co. ist ebenso wichtig. Am besten hierfür eine Liste erstellen, um bloß keine Institution zu vergessen. Auch auf Visitenkarten oder Briefpapier muss die Anschrift geändert werden. Um pünktlich zum Neustart alles beisammenzuhaben, ist jetzt die Bestellung der Materialien notwendig.

Noch einen Monat bis zum Umzug: Nachsendeauftrag und Co. müssen organisiert werden

Nicht alle postalischen Sendungen werden reibungslos mit dem Umzugsstichtag am neuen Firmensitz ankommen. Ein Nachsendeauftrag hilft dabei, dass keine Sendung verloren geht. Er kann online oder bei der nächsten Postfiliale gestellt werden. Um optimal für den gerüstet zu sein, empfiehlt sich, eine erneute Terminbestätigung durch die Umzugspartner einzuholen.
Sind die neuen Räumlichkeiten tatsächlich zugänglich und passen alle Möbelstücke hindurch? Ein Besuch am Standort bringt nun noch einmal Klarheit und hilft, mögliche Unwirksamkeit am Umzugstag auszuräumen. Jetzt sollten Mitarbeitende ebenso beginnen, ihr Inventar zu etikettieren und die ersten Utensilien zu verpacken (falls nicht vom Umzugspartner übernommen).

Die letzten Tage am alten Standort: Noch einmal genau hinschauen!

Der Countdown läuft, denn in wenigen Tagen ist der alte Standort Geschichte. Um Platz zu schaffen, sollten die Arbeitsplätze und Räumlichkeiten jetzt noch einmal aufgeräumt bzw. gesäubert werden. Private Gegenstände am besten mitnehmen oder in eine beschriftete Kiste packen. Arbeitsmaterialien, die schon jetzt nicht mehr benötigt werden, können bereits verstaut werden.
Meist hat jeder Mitarbeitende einen Schlüssel bzw. eine Zugangskarte für die Räumlichkeiten. Um Chaos zu vermeiden, alle unverzichtbaren Zugangsutensilien einsammeln und schon die Ausgabe für den neuen Standort vorbereiten. Wichtig für den Umzugstag ist auch die Verpflegung. Damit die Helfer beim Kisten- und Möbelschleppen motiviert und gestärkt bleiben, sollte ausreichend Proviant und Flüssigkeit vorhanden sein.

Der Umzugstag: Nur notwendige Mitarbeitende sollten wirklich da sein

Wer gute Vorbereitung geleistet hat, wird es am Umzugstag leichter haben. Wichtig ist, dass sämtliche Zugänge zum alten und neuen Standort frei sind, hierzu gehören auch Treppenhäuser oder Türen. Mitarbeitende, die keine essenzielle Aufgabe beim Umzug haben, sollten zu Hause bleiben oder zumindest erst dann erscheinen, wenn ihre Hilfe tatsächlich benötigt wird. So können Profis ungestört arbeiten und alles zum richtigen Platz transportieren.

(vo)