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Hybride Events: Zukunft und Herausforderung für Live-Kommunikation

Hybride Events : Zukunft und Herausforderung für Live-Kommunikation im Büro

Ein Blick in die Zukunft verrät, dass sich in Sachen Kommunikation so einiges ändern wird! Hybride Events werden dabei eine wichtige Rolle spielen. Die Kombination aus einem klassischen Event und Social Media ist aus vielen Gründen die Technologie der Zukunft.

Schon in den letzten Jahren wurde Social Media durch starke Synergieeffekte in vielen Betrieben immer beliebter. Die integrierte Kommunikation machte es möglich, eine starke Kundenbindung zu erzielen und echter, authentischer und direkter zu wirken. Aber wie verändern hybride Events auch die Live-Kommunikation in Firmen?

Was genau sind eigentlich hybride Events?

In kaum einem anderen Bereich gab es in den letzten Jahren so viele Veränderungen, wie im Bereich der Wirtschaft. Hybride Events sind im Büromanagement und vielen anderen Bereichen ein echter Gamechanger, aber was genau verbirgt sich dahinter? Es handelt sich in erster Linie um eine klassische öffentliche Veranstaltung, bei der digitales Event und reales Event miteinander verschmelzen. Die Möglichkeit, sowohl online, aber auch offline an einem Event teilzunehmen, erhöht die potenzielle Zuschauerzahl.

Hinzu kommt, dass Veranstalter die Möglichkeit haben, via Webcam und Mikrofon direkt mit den Onlinezuschauern zu kommunizieren und sie ins Event mit einzubinden. Videopräsentationen sind als Vorgänger zu betrachten. Sie vermitteln Wissen, geben aber nicht die Möglichkeit Nachfragen zu stellen und direkt in Kontakt zum Veranstalter zu geben.

Das hybride Event macht es möglich, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu erreichen und Präsenzveranstaltungen umzugestalten, sodass jeder teilnehmen kann. Oft finden Tagungen und Fortbildungen statt, wenn einige Mitarbeiter im Urlaub sind, andere wiederum krank zu Hause verweilen. Dank hybrider Events lassen sich alle anwesenden und abwesenden Mitarbeiter zusammenführen und es besteht die Möglichkeit, das Event auch dann durchzuführen, wenn Teilnehmer zu Hause am heimischen Rechner sitzen.

Der Vorteil ist, dass die Inhalte eines Events im Nachhinein erneut abgerufen werden können. Haben Angestellte die Tagung verpasst, können sie die Inhalte später einsehen und sich somit selbst auf Stand setzen. Zwar ist dann keine Interaktion mehr möglich, der Wissensstand wird jedoch genauso erweitert, wie bei allen direkten Teilnehmern.

Große Geldersparnis für Betrieben und Firmen

Sparen ist für viele Firmen wichtig und es gibt verschiedene Lösungsansätze, wie das Budget geschont werden kann. Die Durchführung hybrider Events ist einer davon. Wer schon einmal eine Tagung organisiert hat, weiß welche Kosten hierfür entstehen. Zunächst muss ein passender Raum gefunden werden, für den, falls firmenextern, Kosten entstehen. Der Aufbau des Events wird oft von Eventmanagern gestaltet, die ebenfalls für ihre Dienstleistungen entlohnt werden wollen. Nun kommen Anreisekosten oder sogar Übernachtungskosten für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hinzu, wenn es sich um ein mehrtägiges Event handelt. Zum Schluss wird auch noch ein Cateringservice benötigt, der für die Verpflegung sorgt.

Findet die Veranstaltung hingegen als hybrides Event statt, lassen sich all diese Kosten einsparen. Ein kleinerer Raum reicht oftmals aus, da nur wenige Teilnehmer direkt in Präsenz vor Ort sein werden. Nicht selten ist es möglich, eine hybride Veranstaltung direkt in den eigenen Unternehmensräumen oder im Verkaufsraum zu veranstalten. Mietkosten, Anreisekosten, Verpflegungskosten und auch Unterbringungskosten lassen sich somit sparen, denn die Teilnehmer können von zu Hause aus direkt live am Event teilnehmen.

Die Herausforderungen für Unternehmen

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Die Vorteile hybrider Veranstaltungen liegen auf der Hand, doch für das Unternehmen entstehen auch Herausforderungen, die es zu meistern gilt. Ganz besonders der Bereich der Kommunikation ist entscheidend. Der Veranstalter muss in der Lage sein, mit technischen Innovationen umzugehen, muss fähig sein, Kritiken anzunehmen und auf Liveinteraktion direkt zu antworten. Anders als bei einem Präsenzevent hemmt das Internet bzw. die virtuelle Verbindung die Scheu vieler Zuschauer. Es werden bei hybriden Events also oft forschere Fragen gestellt als direkt in Präsenz.

Bevor das Event startet, ist es für den Veranstalter entscheidend, sich mit der Technik vertraut zu machen und zu entscheiden, welche Kommunikationswege eingebunden werden sollen. Einige Events basieren lediglich auf einseitiger Kommunikation, andere wiederum setzen auf gegenseitige Kommunikation und erfordern daher weitere technische Möglichkeiten.

Entscheidend ist aber auch die Schaffung optimaler Rahmenbedingungen für das Livestreaming. Ohne ein passendes Studio wird die Übertragung von mangelhafter Qualität sein, was den Erfolg des Events schmälert. Allerdings lassen sich selbst die Unternehmensräume oft problemlos in ein leistungsfähiges Studio umbauen. Dazu wird unbedingt ein Datennetz mit mindestens 20 Mbit/s-Leitung und eine optimierte Infrastruktur benötigt. Doch in den wenigsten Fällen wird direkt vom eigenen Büro aus gestreamt, vielmehr wird dazu ein professionelles Studio oder ein Partnerstudio genutzt.

Ebenfalls entscheidend ist es, wie der Veranstalter auf sein Publikum zugeht. Präsenzveranstaltungen machen eine direkte Interaktion möglich und geben dem Redner die Chance, Lachen, fröhliche Gesichter, Applaus oder Zustimmung direkt wahrzunehmen. Beim hybriden Event, was ohne Präsenzbeteiligung stattfindet, fehlen genau diese Reaktionen anfangs und es braucht ein bisschen Übung, um hier wirklich die gleiche Qualität wie bei einer direkten Veranstaltung zu erreichen. Auch dürfen die Zuschauer zu Hause nicht vergessen werden! Sie sind da, auch wenn der Redner sie nicht sieht.

Angstfrei in die Zukunft starten

Die Statistiken sagen voraus, dass es in der hybriden Eventbranche eine Steigerung um mehr als 100 Prozent geben wird. Für Unternehmer, die auf den Hype-Train aufspringen möchten, ist also jetzt der richtige Zeitpunkt gekommen, sich mit diesem relevanten Thema zu beschäftigen. Die Vorteile sind nicht nur bei der Firmentagung, sondern auch bei der Kundenkommunikation klar ersichtlich:

  • Vermeidung von physischen Wegstrecken
  • Kostenersparnis durch wegfallende Reisekosten
  • Nachhaltig, durch weniger Verkehr und Umweltbelastung
  • Höhere Teilnehmerzahl, da keine Anreisehürde
  • Gute Kontaktquote, durch Verhinderung von Kontaktschwierigkeiten
  • Globale Events möglich

Für ältere Firmen, die noch sehr stark nach Tradition und alter Schule arbeiten, ist der Umstieg von Präsenzevents auf hybride Events eine größere Herausforderung als für jene, die bereits seit Jahren auf moderne Technologie setzen. Doch mit dem richtigen Eventmanager sind die Hürden, die es zu überwinden gilt, weniger hoch als befürchtet. Erleichtert wird das erste Hybrid Event, wenn es nicht rein online, sondern gemischt im Online- und Offlinemodus stattfindet.

Durch Kommunikation mit den Zuschauern vor Ort wird es für den Redner leichter, auch die Onlinezuschauer mitzunehmen, auf sie einzugehen und mit ihnen zu kommunizieren. Das Publikum vor Ort gibt ein reales Feedback, wie gut die Inhalte der Präsentation ankommen. Erfahrene Redner lernen mit der Zeit, wie sie auch ohne direkte Reaktion in der Lage sind, eine gute von einer schlechten Rede zu unterscheiden. User geben außerdem per Chat und auf anderen Kommunikationswegen im hybriden Event oft ehrlicheres Feedback als live vor Ort.

(vo)