1. Leben
  2. Bildung und Beruf

Eventplanung und -durchführung: So können Profis unterstützen

Vom Konzept zur Umsetzung : Event planen und durchführen: So können Profis unterstützen

Egal, ob Messeauftritt, Produkt Launch oder Firmenfeier - für die Planung solcher und anderer Events benötigt man nicht nur viel Zeit, sondern auch gute Kontakte zu diversen Dienstleistern.

Wer mit der Konzeption und Umsetzung von Veranstaltungen wenig Erfahrung hat oder grundsätzlich nicht auf professionelle Unterstützung verzichten möchte, kann eine Eventagentur beauftragen. Welche Vorteile das bietet, haben wir in diesem Ratgeber zusammengefasst.

Perfekt geplant: vom Konzept zur Umsetzung

Vorschläge sammeln, Ziele ausarbeiten und einen genauen Plan entwickeln - von der ersten Idee über die Ausarbeitung bis hin zur Planung und Umsetzung eines Events sollten alle Schritte ineinandergreifen und gut überlegt sein. Je nach Art der Veranstaltung sind dabei unterschiedliche Faktoren zu berücksichtigen. Denn ob beispielsweise eine firmeninterne Weihnachtsfeier organisiert, ein neues Produkt gelauncht oder ein PR-Event geplant werden soll, sind komplett unterschiedliche Szenarien. Der thematische Rahmen hat Auswirkungen auf Zeit und Ort der Veranstaltung und beeinflusst somit auch den gesamten Organisationsablauf.

 Zum Tagesgeschäft einer Eventagentur - wie zum Beispiel East End - gehört genau das: gezielt Konzepte entwickeln, die genau auf die jeweilige Veranstaltung abgestimmt sind. Erfahrene und fachkompetente Eventmanager wissen genau, worauf es bei Konzeption und Umsetzung ankommt. Zudem haben Sie einen guten Überblick über mögliche Locations vor Ort. Die professionelle Eventplanung umfasst unter anderem diese Bereiche:

  • Veranstaltungsart und Motto werden definiert
  • Koordination und Management
  • Erstellung eines genauen Zeitplans
  • Budgetplanung
  • Wahl der Location und Terminfindung
  • Reservierung und Buchung entsprechender Dienstleister
  • Je nach Veranstaltungsart Marketing & Werbung
  • Betreuung vor Ort am Eventtag
Eventplanung und -durchführung: So können Profis unterstützen
Foto: Devanath / Pixabay.com

Von einem breiten Kontaktnetzwerk profitieren

 Um ein Event erfolgreich auf die Beine zu stellen, braucht man vor allem gute Kontakte. Egal, ob Servicemitarbeiter, Fotografen, Catering oder Sound- und Lichtinstallationen - unterschiedliche Dienstleistungen sind für ein erfolgreiches Event erforderlich. Und damit diese auch am Veranstaltungstag verfügbar sind, müssen sie rechtzeitig gebucht werden. Ohne ein breites Kontaktnetzwerk ist man an dieser Stelle als Laie oftmals überfordert oder durch lange Wartezeiten eingeschränkt. Eventagenturen sind hingegen bestens vernetzt und profitieren in der Regel von langjährigen Kooperationen, die selbst kurzfristige Buchungen ermöglichen.

 Hinweis: Auch was das Budget betrifft, kann es von Vorteil sein, wenn man die einzelnen Dienstleister nicht selbst finden und buchen muss, sondern eine Eventagentur damit beauftragt. Denn da diese oft feste Verträge mit bestimmten Partneragenturen hat, sind nicht selten Rabatte möglich.

 Zeitersparnis dank professioneller Eventplanung

 Aus den eigenen Ideen ein konkretes Konzept entwickeln, das die Struktur für das Event vorgibt und alle wichtigen Punkte beinhaltet. Anschließend einen genauen Zeitplan entwickeln und für die Umsetzungen passende Dienstleister recherchieren. Im nächsten Schritt müssen dann Angebote eingeholt und verglichen werden, bis dann die Reservierungen anstehen. Diese und alle weiteren Schritte, die bis zum Veranstaltungstag abgearbeitet werden müssen, kosten vor allem eines: viel Zeit.

Wer sich hingegen Hilfe holt, kann Planung, Organisation und Durchführung der Veranstaltung einfach den Mitarbeitern der Eventagentur überlassen. So kann man sich als Gastgeber selbst wie ein Gast fühlen und hat keinen Stress.

Alles rechtens: Eventagenturen verpflichten sich zu einwandfreien Leistungen

Rechtliche Genehmigungen einholen und grundsätzlich über die aktuelle Rechtslage informiert sein und alles dementsprechend prüfen - auch das gehört zu den Leistungen einer Eventagentur. Denn sie verpflichtet sich als Veranstalter dazu, dass das Event unter anderem diese Kriterien erfüllt:

  • Die Veranstaltung muss genehmigungsfähig sein.
  • Das Event muss realisierbar sein.
  • Die Veranstaltung muss ordnungsgemäß bzw. rechtmäßig durchführbar sein (z. B. müssen alle Hygiene- und Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden).
  •  Die Budgetvorgabe des Kunden muss eingehalten werden.

Wer eine Eventagentur beauftragt, um eine Veranstaltung planen zu lassen, bekommt in der Regel alle Leistungen aus einer Hand. Das spart Zeit und Aufwand, denn Organisation, Planung und Durchführung übernimmt die Agentur - mit allem was dazu gehört. Zudem kann man sich auf eine zuverlässige Budgetplanung verlassen, denn alles wird genau nach den Vorgaben kalkuliert. Sparpotenziale können so leichter ausfindig gemacht und genutzt werden.