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Ergonomie am Arbeitsplatz: mit richtigen Büromaterialien mehr Struktur

Ergonomie am Arbeitsplatz : Mit den richtigen Büromaterialien mehr Struktur

Ordner aufmachen und schließen, Notizzettel schreiben, Blätter sortieren, Büroklammern suchen, die Kaffeetasse von A nach B stellen - in einem Büro finden tagtäglich Hunderte Handgriffe statt.

Sie können schnell überfordern, viel Zeit kosten und die Muskulatur mit jeder (falschen) Bewegung stark beanspruchen. Ordnung und Struktur am Arbeitsplatz helfen dabei, die Effizienz zu steigern und vor allem mehr Ergonomie zu schaffen. Die richtigen Büromaterialien in optimaler Position unterstützen dabei.

Das passiert bei schlechter Büroorganisation

Was passiert, wenn das Büro unübersichtlich und schlecht strukturiert ist? Fehlende Struktur führt häufig nicht nur zu Kontrollverlust, sondern auch zu Frust bei der eigentlichen Arbeit. Die langwierige Suche nach Dokumenten, Büroklammern und anderen Utensilien nimmt nicht nur viel Zeit in Anspruch, sie stresst auch ungemein. Gerade, wenn es ohnehin hektisch ist und schnell Unterlagen benötigt werden, kann die Suche aufgrund fehlender Organisation bei der Ablage zum Stimmungskiller im Team mutieren.

Ob Redaktion, klassisches Vorzimmer, Großraumbüro und Co. - ohne Struktur bei der Ablage geht es nicht. Wichtig ist die etablierte Struktur vor allem bei sensiblen Daten bzw. vertraulichen Dokumente. Haben sie stets einen angestammten Aufbewahrungsort, spart das nicht nur Zugriffszeit, sondern sorgt auch dafür, dass die Informationen gut geschützt sind und nicht in die falschen Hände geraten.

Tipps für die bessere Organisation am Arbeitsplatz

Die richtigen Büroartikel sind für die Arbeitsplatzorganisation das A und O. Wichtig hierbei: die optimale Abstimmung der Artikel auf die eigenen Bedürfnisse. Eine Schreibtischunterlage ist beispielsweise ideal, um darauf Notizen zu verfassen und die großzügige Schreibfläche immer wieder durch Abreißen zu erneuern. Doch nicht jeder mag die Haptik von Papier an seinem Arbeitsplatz. Deshalb werden auch Schreibtischunterlagen in Kork oder anderen Materialien gern genutzt.

 Das Arbeitsumfeld bestimmt maßgeblich die Produktivität. Chaos auf dem Schreibtisch bedeutet häufig auch Chaos bei der Aufgabenausführung.
Das Arbeitsumfeld bestimmt maßgeblich die Produktivität. Chaos auf dem Schreibtisch bedeutet häufig auch Chaos bei der Aufgabenausführung. Foto: Pixavay.com @ 6689062 (CC0 Creative Commons)

Tipp: Zur Entlastung der Unterarme und Ellbogen kann eine größere Schreibtischfläche beitragen. Dazu passen Unterlagen, die mit einer gepolsterten Umrandung versehen sind. Der Vorteil: Die Arme lassen sich entspannt ablegen und die Schultern werden entlastet.

Nicht verzetteln - die richtigen Notizzettel anwenden

Unerlässlich in Büro oder Redaktion sind Notizzettel. Sie helfen dabei, kurzfristig wichtige Gedanken zu verfassen und diese bloß nicht aus den Augen zu verlieren. Haftnotizen, klassische Zettel oder doch lieber digitale Notizmöglichkeiten - die Auswahl ist enorm. Bewährt haben sich vor allem die klassischen Notizzettel, denn sie sind handlich und sogar in vielen aufregenden Farben erhältlich. Wer möchte, kann mit dem Farbkonzept der Notizzettel sein eigenes Ordnungssystem bzw. Priorisierungskriterium vornehmen.

Um wichtige Stellen in einzelnen Dokumenten zu markieren, haben sich praktische Haftnotizen in Form von Pfeilen, Quadraten und Co. bewährt. Damit bleibt lästiges Suchen im Dokument erspart, denn die wichtigen Stellen wurden bereits vorab markiert.

Ordnung mit dem Korbsystem

Experten wissen: Das Arbeitsumfeld beeinflusst maßgeblich die Produktivität. Wer in einem aufgeräumten Umfeld arbeitet, ist nicht nur zufriedener, sondern auch deutlich leistungsfähiger. Zu Hause am Küchentisch arbeiten oder am ergonomisch eingerichteten Platz im Büro - die Produktivität ist laut Umfragen im Büro tendenziell höher.

Die Ursachen liegen vor allem im organisierten Arbeitsumfeld, denn damit lassen sich Prioritäten und Aufgaben für den Tag bzw. die nächste Zeit deutlich besser steuern. Bewährt haben sich vor allem Ordnungssysteme wie Körbe bzw. mehrstufige Schubkästen. Sie lassen sich individuell beschriften und sorgen dafür, dass wichtige Aufgaben direkt oben aufliegen und mit bevorzugter Priorität bearbeitet werden.

Solche Systeme helfen auch dabei, Aufgaben für andere Teammitglieder zu verteilen. Immer mehr Unternehmen setzen nur noch bedingt auf die physischen Ordnungssysteme und nutzen stattdessen digitale Sortierhilfen. So gibt es interne Kommunikationsplattformen, in denen sich eigene (Mitarbeitern zugewiesene) Ordner befinden, in denen die einzelnen Aufgaben abgelegt werden. Eine gute Möglichkeit, um möglichst platzsparend und für alle zugänglich zu arbeiten.

Kreative Ideen und Einfälle - Whiteboard hat sich bewährt

Das Büro ist mehr als nur ein Arbeitsplatz, denn durchschnittlich verbringen wir mehr als 33 % des gesamten Lebens im Büro mit Kollegen und Co. Zusammenhalt ist dabei unerlässlich, nicht nur bei Ideenfindung oder Problemlösung. Um das gemeinsame Ziel auch in stressigen Zeiten nicht aus den Augen zu verlieren, hat sich in der Praxis die Whiteboard-Lösung - hierauf vermerkt beispielsweise kurzfristige, mittelfristige und langfristige Ziele bzw. Vereinbarungen aus den letzten Meetings.

Der Vorteil: Das Whiteboard lässt sich effizient nutzen und immer wieder neu beschriften. Außerdem kann es team-individuell gestaltet werden und ist stets präsent. Der psychologische Aspekt der Zielstellung ist unschlagbar, denn jeder im Team sieht, worauf es ankommt und wird immer wieder aufs Neue motiviert.

Die persönliche Note am Arbeitsplatz

Neben all den organisatorischen und effizienzsteigernden Maßnahmen darf auch die persönliche Note am Arbeitsplatz nicht fehlen. Allerdings gilt es, auf die Ausgewogenheit zu achten. Bilder von den Liebsten oder persönliche Utensilien auf dem Schreibtisch sind positiv und helfen dabei, das "Warum" auch in stressigen Situationen nicht aus den Augen zu verlieren.

Allerdings sollte auf dem Schreibtisch stets ausreichend Platz zum Arbeiten bleiben. Eine ideale Lösung, um mehrere Bilder clever zu platzieren: ein digitaler Bilderrahmen. Statt mehrerer einzelner Bilderrahmen auf dem Schreibtisch genügt ein Modell. Der Vorteil: Hier lassen sich unendlich viele Bilder digital speichern und auf Wunsch abrufen.

Grünpflanzen sorgen nachweislich für Entspannung

Experten haben herausgefunden: Grünpflanzen im Büro beruhigen und wirken freundlich. Sie lassen sich im Büro individuell platzieren, sollten aber nicht bei der ergonomischen Arbeitsausführung beeinträchtigen. Deshalb am besten nicht unmittelbar vor dem PC-Bildschirm eine üppige Grünpflanze mit großen Blättern oder fulminanten Blüten platzieren.

Stattdessen eine Pflanze links oder rechts vom Arbeitsplatz aufstellen. Der Vorteil: Der Blickwechsel dient nicht nur zur Entspannung der Augen, sondern bietet einen kurzen Moment Verschnaufpause von der Arbeit.

Am besten geeignet fürs Büro sind Grünpflanzen, die wenig Pflege benötigen. Damit können auch einige Abwesenheitstage gut überbrückt werden, ohne dass die Pflanze darunter leidet. Besonders pflegeleicht sind Kakteen, Zierspargel oder der bekannte Gummibaum.