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Digitalisierung der Arbeitswelt: Vieles wird einfacher

Weniger Chaos : Digitalisierung der Arbeitswelt: Vieles wird einfacher

Stapelweise Papier auf dem Schreibtisch, der Schrank voller Aktenordner. So oder so ähnlich sah und sieht es in zahlreichen Büros aus. An den Wänden hängen Urlaubspläne, Schichtpläne und sonstige Neuerungen.

Ein Chaos, was sich mehr und mehr lichtet, denn die Digitalisierung ist auch in der Arbeitswelt angekommen. Was teilweise für Unbehagen sorgt, hat in der Praxis mehr Vor- als Nachteile und zeigt vor allem, wie viele Prozesse sich langfristig deutlich vereinfachen lassen.

Online Schichtplaner für effiziente Arbeitseinteilung

Es ist der Alptraum eines jeden Abteilungsleiters, wenn der Schichtplan für den neuen Monat erstellt werden muss. Wer kann wann, wer ist krank und wer muss ersetzt werden? Fragen, die sich mit einem Online Schichtplaner ganz einfach beantworten lassen. Ob vom Smartphone oder vom PC, mit der richtigen Software lässt sich der Plan für die neuen Schichten binnen weniger Minuten erstellen. Der große Vorteil dabei ist, dass jederzeit ein Überblick möglich ist und dass Änderungen, wie beispielsweise eine spontane Krankmeldung, mit wenigen Klicks eingetragen werden können.

Neu ausdrucken, die Mitarbeiter über die Änderungen informieren und den alten Plan entsorgen entfällt, denn die digitale Änderung wird in Echtzeit an alle beteiligten Personen übermittelt. Abteilungsleiter können dank der kompletten Übersicht sofort erkennen, wie sie Ausfälle kompensieren und für Mitarbeiter gibt es keine Ausreden mehr, dass der Schichtplan nicht rechtzeitig aktualisiert wurde. Selbst von zu Hause aus lässt sich der Plan erstellen und in wenigen Sekunden an alle Empfänger übermitteln.

Zeiterfassung per digitaler Software - Betrugsschutz und sekundengenaue Abrechnung

Alles wird digital und auch in der Wirtschaft werden Prozesse immer weiter vereinfacht. Eines der größten Probleme in großen Unternehmen ist die Zeiterfassung einzelner Mitarbeiter. Der handgeschriebene Stundenzettel ist für den Arbeitnehmer nicht mehr nachprüfbar. Hat der Angestellte wirklich 30 Minuten länger gearbeitet oder war er bei der Eintragung seiner Arbeitszeiten zu großzügig? Ist hier eine 5 oder eine 2 im Minutenfeld eingetragen? Zettelchaos, was dank der Digitalisierung zur Vergangenheit gehört.

Ein virtueller Schichtplaner macht es nicht nur möglich, die Zeiten mobil zu erfassen, sondern ermöglicht auch das rechtssichere Abspeichern. Auch im Homeoffice können Mitarbeiter dank des Einsatzes von Apps ihre Arbeitszeiten sekundengenau ins System einpflegen, sodass eine objektive, transparente und faire Abrechnung möglich ist.

Mobiles Arbeiten vergrößert die Reichweite - mehr Chancen für Unternehmen

Die klassischen Formvorgaben der Wirtschaft existieren in vielen Bereichen nicht mehr. Arbeitgeber zu sein bedeutet nicht, ein großes Gebäude zu bewirtschaften und Arbeitnehmer um Punkt 8 Uhr an der Stechuhr zu empfangen. Die Digitalisierung macht es möglich, dass mobiles Arbeiten immer weiter in den Fokus rückt. Für das Unternehmen und die Geschäftsführung auf den ersten Blick erschreckend, denn wer kontrolliert die Arbeitsleistung des Arbeitnehmers, wenn dieser zu Hause auf der Terrasse sein tägliches Pensum erledigt?

Es hat sich längst in vielen Bereichen gezeigt, dass Mitarbeiter im Homeoffice oft fleißiger und motivierter arbeiten als beim Zwangsaufenthalt im Büro. Für das Unternehmen bedeutet die flächendeckende Umsiedlung der Mitarbeiter ins Homeoffice zusätzlich eine nennenswerte Kostenersparnis. Fixkosten wie Heizungsgebühren, Miete, Wasser und Strom lassen sich drastisch reduzieren, wenn ein Teil der Mitarbeiter ihre Arbeit von zu Hause aus erledigt.

Nicht zu vernachlässigen ist außerdem der Nachhaltigkeitsaspekt. Zwei Fahrten mit dem Auto ins Büro und nach Hause lassen sich einsparen, wenn der Arbeitsplatz direkt in den eigenen vier Wänden eingerichtet ist. Der Stadtverkehr lässt sich vor allem zu Stoßzeiten entzerren und die Anspannung, die ein Mitarbeiter nach einer halben Stunde im Stau verspürt, kann vermindert werden.

Digitale Kommunikationsmöglichkeiten verbessern die Zusammenarbeit

Eine Rundmail an alle Teammitglieder schicken oder ein Telefongespräch führen, um wichtige Informationen weiterzugeben - so und so ähnlich sieht der deutsche Arbeitsalltag in Büros aus. Digitale Kommunikationsmethoden sorgen für eine noch bessere Vernetzung innerhalb des Unternehmens. Auf unternehmenseigenen Servern können Berechtigungen erteilt werden, die Download und Upload von Arbeitsmaterial ermöglichen.

So kann ein Mitarbeiter ein Dokument hochladen, auf das alle beteiligten Angestellten jederzeit zugreifen können. Selbst auf Distanz können Projekte im Team bearbeitet werden, da nur jene Mitarbeiter Zugriff aufs Projekt erhalten, für die eine Freischaltung erfolgt ist. Ideen in Echtzeit präsentieren, Korrekturen durchführen, die Weiterbearbeitung beschleunigen - die Möglichkeiten der Digitalisierung sorgen für effizientere Arbeitsabläufe und dafür, dass viel Zeit eingespart werden kann.

Digitalisierung kein Verlust des sozialen Gefüges

Ein Hauptpunkt der Angst besteht darin, dass die virtuelle Zusammenarbeit die Kommunikationsfähigkeit der Mitarbeiter verschlechtern kön nte. Doch auch im digitalen Rahmen muss auf Teamwork und Gemeinsamkeit nicht verzichtet werden. Soziale Events können allerdings nun auch in digitaler Form durchgeführt werden. Ein gutes Beispiel sind hybride Events. Veranstaltungen eines Unternehmens brauchen einen erheblichen Planungsaufwand, Mitarbeiter müssen eingeladen werden, es braucht entsprechende Räume und Vorkehrungen.

Durch den Wechsel in die digitale Welt ist es möglich, eine Veranstaltung direkt vom Unternehmen aus zu starten und Mitarbeitern auf der ganzen Welt den Zugriff zu ermöglichen. Auch die Kommunikation untereinander wird beim digitalen Event nicht beeinträchtigt. Mittels Videochat lässt sich diskutieren, plaudern und planen - die sozialen Kontakte können durch virtuelle Vernetzung sogar deutlich erweitert werden.

Bessere Planungsmöglichkeiten sorgen für optimierte Arbeitsabläufe

Ob bei der Erstellung eines Schichtplans oder bei der Planung der Urlaube, Zettelwirtschaft und Papierkrieg führen schnell zu heftigen Diskussionen. Viele Unternehmensführer waren schon einmal in der Lage, dass sie einen Urlaub fälschlicherweise doppelt vergeben haben und nun einen Mitarbeiter enttäuschen müssen.

Auch hier ist die digitale Optimierung die Lösungsmöglichkeit, denn mit innovativen Softwares und Apps lassen sich alle Planungen direkt am PC oder auf dem Tablet durchführen. Der große Vorteil ist die Übersichtlichkeit, da jeder Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt zugreifen kann und bereits eingetragene Urlaube angezeigt werden.

Eine Doppelbelegung entfällt, da doppelte Zeiten schon vor dem Eintragen ersichtlich sind. Weniger Unzufriedenheit unter den Mitarbeitern und Genehmigungen, aber auch Ablehnungen in Echtzeit machen die Urlaubsplanung transparenter, weniger streitanfällig und sorgen für optimiertes Arbeiten. Diese Vorteile erweitern sich auf zahlreiche andere Bereiche, insgesamt sorgt die Digitalisierung für schnellere Prozesse, aber auch für mehr transparente Durchsichtigkeit der Prozesse.

Auch wenn die Investitionen in Software und die Schulung der Mitarbeiter auf viele Unternehmen bis heute abschreckend wirkt, hat sich der Fortschritt der Digitalisierung bereits in namhaften Betrieben etabliert. Die Wahrscheinlichkeit eines Rückschritts ist ausgeschlossen, die Zukunft findet auf digitaler Ebene statt, je früher, desto besser.