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Berechnung der Lohnsteuer: Diese Regeln sind zu beachten

Ratgeber : Berechnung der Lohnsteuer: Diese Regeln sind zu beachten

Jeder Arbeitgeber muss für seine Mitarbeiter Lohnsteuer an das Finanzamt abführen. Die Steuerschuld behält er direkt vom Bruttolohn des Arbeitnehmers ein.

Damit hierbei alles mit rechten Dingen zugeht, muss er die Lohnsteuer richtig berechnen. Hierfür ist es wichtig, die diesbezüglichen gesetzlichen Vorgaben zu kennen.

Grundsätzlich gilt, dass nicht nur Geldleistungen wie Gehalt, Weihnachtsgeld und 13. Monatsgehalt lohnsteuerpflichtig sind, sondern auch sogenannte geldwerte Vorteile und sonstige Sachbezüge.

Hierzu zählen beispielsweise Essens- oder Tankgutscheine oder die private Nutzung eines Dienstwagens. Arbeitgeber, die das nicht beachten, haften dem Staat gegenüber gegebenenfalls für zu wenig abgeführte Lohnsteuer. Als Grundlage für die Lohnsteuerberechnung dienen Angaben, die in der elektronischen Lohnsteuerkarte (ELStAM) des Arbeitnehmers hinterlegt sind.

Wie wird die Lohnsteuer berechnet?

Die Lohnsteuer errechnet sich aus den sogenannten Lohnsteuerabzugsmerkmalen. Dazu zählen:

  • die Lohnsteuerklasse (ggf. mit Faktor),
  • die Anzahl der Kinderfreibeträge (Steuerklassen I bis IV),
  • der Steuerfreibetrag,
  • Frei- bzw. Hinzurechnungsbeträge,
  • Beiträge für eine private Kranken- und Pflegeversicherung (sofern vom Arbeitnehmer beantragt) sowie
  • Angaben zur Vermeidung einer Doppelbesteuerung.

Ein weiteres Merkmal ist die Konfession bzw. Kirchenzugehörigkeit des Mitarbeiters, da die Kirchensteuer prozentual von der Lohnsteuer erhoben wird.

Welche Unterschiede gelten bei Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigten?

Das Gehalt von Vollzeitbeschäftigten unterliegt ausnahmslos dem vollen individuellen Lohnsteuerabzug. Bei Arbeitnehmern in Teilzeit kann der Arbeitgeber auf eine Versteuerung nach den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen verzichten und die Lohnsteuer stattdessen pauschal erheben. Hierfür gilt ein einheitlicher Pauschalsatz von 2%.

Zulässig ist diese Vorgehensweise, wenn der Arbeitslohn der Teilzeitkraft maximal 450 Euro beträgt, es sich um eine geringfügige Beschäftigung handelt und Pauschalbeiträge in die gesetzliche Rentenversicherung eingezahlt werden. Ist Letzteres nicht der Fall, kommt eine Besteuerung mit 20% pauschaler Lohnsteuer zuzüglich Solidaritätszuschlags sowie ggf. Kirchensteuer in Betracht.

Verdient ein Arbeitnehmer ohne versicherungspflichtige Hauptbeschäftigung über zwei Minijobs insgesamt mehr als 450 Euro im Monat, entfällt die Möglichkeit der Pauschalbesteuerung mit zwei Prozent. Gestattet ist jedoch auch hier die Variante mit 20% pauschaler Lohnsteuer. Die Zusammenrechnung beider Jobs erübrigt sich, wenn ein geringfügig entlohntes Arbeitsverhältnis und eine kurzfristige Beschäftigung zusammentreffen.

Was ist bei Kurzarbeit bezüglich der Lohnsteuer zu beachten?

Kurzarbeitergeld ist eine Lohnersatzleistung und damit steuerfrei. Es unterliegt jedoch dem Progressionsvorbehalt und wird beim Ermitteln des individuellen Steuersatzes eingerechnet. Arbeitgeber müssen deshalb die unversteuert gezahlten Beträge im Lohnkonto aufzeichnen und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung gesondert eintragen (Zeile 15 der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung).

Zahlt der Arbeitgeber aus tarifvertraglichen Gründen oder freiwillig einen Zuschuss zum Kurzarbeitergeld, gilt dieser als steuerpflichtiger Arbeitslohn. Aufgrund einer durch die Corona-Pandemie bedingten Sonderregelung sind die Zulagen derzeit (Stand: November 2021) bis zu einer Höhe von 80% des Unterschiedsbetrags zwischen dem Soll- und dem Ist-Entgelt steuerfrei gestellt und müssen ebenfalls gesondert in Zeile 15 der Lohnsteuerbescheinigung eingetragen werden.

Welche Regelung gilt bezüglich der Überstundenvergütung?

Die Vergütung von Überstunden zählt zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Sie ist dem Abrechnungsmonat zuzuordnen, in dem sie gezahlt wird. Fallen Überstunden regelmäßig an, darf die Vergütung auch in dem Monat versteuert werden, in dem sie geleistet wird. Eine Versteuerung als sonstiger Bezug kommt nur infrage, wenn die Überstundenvergütung erst nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses erfolgt.

Worin unterscheiden sich Lohnsteuerausgleich und Einkommensteuererklärung?

Auch wenn die Begriffe häufig synonym verwendet werden, sind Lohnsteuerjahresausgleich und Einkommensteuererklärung nicht dasselbe. Beim Lohnsteuerausgleich handelt es sich um eine Leistung des Arbeitgebers, bei welcher dieser dem Arbeitnehmer zu viel gezahlte Lohnsteuer am Jahresende zurückerstattet. Hingegen bietet die Einkommensteuererklärung Arbeitnehmern die Möglichkeit, eine Reihe von Kosten steuersenkend geltend zu machen und sich so einen Teil der einbehaltenen Lohnsteuer zurückzuholen.

Laut Paragraph 42b des Einkommensteuergesetzes (EStG) ist der Arbeitgeber zum Lohnsteuerjahresausgleich verpflichtet, wenn er zum 31.12. eines Jahres mindestens zehn Mitarbeiter beschäftigt. Anderenfalls ist er lediglich dazu berechtigt. Arbeitnehmer haben die Möglichkeit, einen Antrag auf den Lohnsteuerjahresausgleich zu stellen, wenn sie ganzjährig im Unternehmen gearbeitet haben und während des Kalenderjahres nicht umgezogen sind.

Maschinelle Berechnung und Lohnsteuertabellen erleichtern das Ermitteln der Lohnsteuer

Arbeitgeber, die sich das Errechnen der Lohnsteuer vereinfachen möchten, können hierzu elektronische Lohnabrechnungsprogramme einsetzen. Für die maschinelle Lohnsteuerberechnung veröffentlicht das Bundesfinanzministerium jährlich einen amtlichen Programmablaufplan, nach dem die Berechnungsprogramme erstellt werden. Alternativ lässt sich die abzuführende Lohnsteuer aus Lohnsteuertabellen ablesen.