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Software für Hausverwaltung – zeitsparend und praktisch​

Software für Hausverwaltung : Zeitsparend und praktisch

Die Verwaltung von Immobilien ist meistens mit einem großen Zeitaufwand und einer immensen Komplexität verbunden. Gerade für Neulinge auf diesem Gebiet kann das eine enorme Herausforderung darstellen.

Mittlerweile können sich Hausverwalter aber auf spezielle Softwarelösungen für Immobilienverwalter stützen. Diese können zahlreiche Vorgänge vereinfachen und sorgen ganz nebenbei für eine Optimierung der Prozesse. Mit überschaubaren, einmaligen Vorbereitungen werden manuelle und ständig wiederkehrende Aufgaben vollständig digitalisiert und somit automatisiert.
Das bedeutet nicht nur eine Zeitersparnis, gleichzeitig können auch Kosten eingespart und dem Fachkräftemangel entgegengewirkt werden.

Die Immobilienverwaltung ist eine echte Herausforderung

Die Herausforderungen der Immobilienverwaltung beschränken sich nicht nur auf die eigentlichen Inhalte. Gesetze können sich ständig ändern, so dass die Vorgaben stets im Blick behalten werden müssen. Vermieter müssen sich um viele verschiedene Prozesse kümmern, die jede Menge Zeit in Anspruch nehmen. Manchmal ist eine umgehende Reaktion erforderlich, wie beispielsweise beim Beschluss einer Mietpreisbremse. Darüber hinaus müssen auch diverse Verträge verwaltet und Betriebskosten abgerechnet werden.

Eine Software für Hausverwaltungen ist ein nicht mehr wegzudenkendes Tool, das die Arbeit wesentlich erleichtert und Zeit spart. Dem entgegen steht die Problematik, dass sich viele Hausverwalter bisher wenig mit dem Thema Digitalisierung auseinandergesetzt haben. Somit ist es zwingen erforderlich, nicht nur eine passende Softwarelösung in die täglichen Prozesse zu integrieren, sonder auch das fachliche Know-how der Hausverwalter zu verbessern.

Die Digitalisierung vieler Prozesse erleichtert den Alltag

Rudolf Naßl, Mitglied des Vorstands der Hausbank München eG, weiß: „digitale Eigentümerversammlungen werden zum Standard gehören“. Und das ist nur einer der vielen Bereiche, die im Rahmen der Digitalisierung zwingend neu gedacht werden müssen. Es ist beispielsweise längst nicht mehr zeitgemäß, sämtliche Dokumente analog abzulegen oder die Mieten ohne digitale Parameter zu kalkulieren.

Eine spezielle Software für Immobilienverwalter bietet dabei professionelle Unterstützung und ist heutzutage unverzichtbar. Sie fasst viele Arbeitsprozesse zusammen, so dass ein optimaler Überblick möglich ist. Eine gute Hausverwaltersoftware sollte dazu mit den folgenden Funktionen ausgestattet sein:

  1. Objektverwaltung: Alle wichtigen Daten einer Immobilie werden in der Software zusammenfasst. So kann der Hausverwalter sich jederzeit über Adressen und die Verhältnisse bezüglich Objekt und Eigentümern informieren.
  2. Mieterdaten: Nicht nur die Daten des Objekts sind relevant, sondern auch Daten über die jeweiligen Mieter. Gerade wenn es um einen Mieterwechsel geht, müssen diese Informationen schnell abrufbereit sein.
  3. Buchhaltung: Eine wichtige Aufgabe des Verwalters ist die Buchhaltung. Unter anderem muss die Zahlung der Mieten kontrolliert und erfasst werden, was sich bequem mittels Software erledigen lässt.
  4. Schnittstelle zu Kundenportal: Ideal ist es, wenn Verwalter, Eigentümer, Mieter und Dienstleister über ein Kundenportal online vernetzt sind und optimal miteinander kommunizieren können.
  5. Kompatibilität: Wenn es zu einem Verwalterwechsel kommt, ist es nicht selten der Fall, dass mit unterschiedlicher Software gearbeitet wird. In diesem Fall ist es wichtig, dass das eigene Programm eine hohe Kompatibilität für den Datenaustausch aufweist.
  6. „Alles aus einer Hand“: Es gibt etliche Tools, mit denen Hausverwalter parallel arbeiten können. Dies birgt allerdings ein hohes Risiko, da verschiedene Programme mit unterschiedlichen Dateiformaten arbeiten und sich diese mitunter nicht verknüpfen lassen. Werden hingegen sämtliche wichtige Funktionen in einer einzigen Software angeboten, erleichtert das die Verwaltung langfristig enorm.

Welche Vorteile bietet eine Software für Hausverwaltung?

Bisher gab es in der Immobilienbranche eine große Lücke in der Digitalisierung. Diese gehört dank entsprechender Software und den Schub durch Corona inzwischen der Vergangenheit an. Es handelt sich aber um wesentlich mehr als die reine Digitalisierung essentieller Daten. Auch eine Automatisierung komplexer Prozesse lässt sich mittels Software umsetzen.

Es ist dabei vollkommen unerheblich, ob es sich um die Verwaltung eines einzelnen Objekts oder mehrerer Immobilien handelt. Dank ständiger Updates ist eine gute Software jederzeit aktuell, was neue Gesetze und zusätzliche Features angeht.

Die digitale Dokumentenablage ermöglicht jederzeit und von jedem beliebigen Ort einen schnellen Zugriff auf wichtige Dokumente. Oftmals kann der Schriftverkehr zwischen allen beteiligten Parteien auch digital erfolgen, was lange Wege und Wartezeiten erspart. Außerdem ist auch eine Kostenersparnis gewiss, denn gerade die Digitalisierung der Buchhaltung spart einiges an Geld. Um der Datenschutz-Grundverordnung zu entsprechen, kann eine Software einen großen Beitrag leisten, da sensible Daten entsprechend behandelt werden.

Innovative Software für Hausverwaltung erfüllt wichtige Anforderungen

Heutzutage ist der Datenschutz ein wichtiges Thema, so dass die Software diesbezüglich immer auf dem neuesten Stand sein sollte. Auf dem Markt gibt es mittlerweile eine riesige Auswahl an Anbietern, weshalb eine Entscheidung nicht unbedingt leicht fällt. Bevor man sich für eine Hausverwaltungssoftware entscheidet, sollte deshalb ein sorgfältiger Vergleich stattfinden.

Wichtig sind hier vor allem der Speicherort der Daten, die Nutzbarkeit auf verschiedenen Endgeräten, mögliche Schnittstellen, eine hohe Kompatibilität, ein breiter Funktionsumfang sowie die Möglichkeiten der Erweiterung um Zusatzfunktionen und die Benutzerfreundlichkeit. Eine Software für Hausverwaltungen ist in der heutigen Zeit unentbehrlich geworden, denn sowohl Vermieter als auch Mieter profitieren ungemein davon.

Wenn Hausverwalter bereit sind, sich mit dem Thema Digitalisierung auseinanderzusetzen und entsprechende Softwarelösungen zu etablieren, kann das nicht nur den Alltag erleichtern, sondern maßgeblich zum Unternehmenserfolg beitragen.