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Trier/ Dresden: Knigge: Auch für elektronische Post gelten Regeln

Trier/ Dresden : Knigge: Auch für elektronische Post gelten Regeln

Unzählige E-Mails landen jeden Tag in den elektronischen Postfächern der Unternehmen. Doch viele virtuelle Briefe sind in Stil und Form so schlecht, dass niemand sie ausdrucken und per Post verschicken würde.

„Während achtlose Rechtschreibung, fehlende Interpunktion und willkürliche Groß- und Kleinschreibung in Briefen negativ bewertet werden, sieht man bei Mails eher über solche Nachlässigkeiten hinweg”, sagt Nicole Zillien, Wissenschaftliche Mitarbeiterin am „Competence Center E-Business” der Universität Trier. Formelle Regeln sind im Geschäftsbrief per E-Mail aber genauso wichtig wie Fragen der Etikette.

„Früher waren wir im Internet alle per Du, aber das ändert sich”, sagt Jürgen Plate, Professor für Informatik an der Fachhochschule München. Gerade beim offiziellen Gebrauch der virtuellen Post gebe es keinen Unterschied mehr zu den Konventionen im Briefverkehr. „In offizieller Geschäftspost sind keinerlei Flapsigkeiten erlaubt”, sagt Martina Dressel, Autorin des „E-Mail Knigge” aus Dresden.

Wert gelegt wird auf Rechtschreibung, einen vernünftigen Satzbau und Ton, Kommasetzung und Interpunktion. Auch die Gliederung sei bei längeren E-Mails unverzichtbar. Der Stil darf etwas lockerer sein - zumindest, wenn man den Geschäftspartner kennt. Bei der ersten Kontaktaufnahme sollte ein Brief aber durchaus mit „Sehr geehrter Herr...” beginnen - ein „hallo” oder „hi” reiche da nicht, betont Jürgen Plate. Auch die Unart, alle Wörter komplett klein zu schreiben, habe sich im E-Mail-Verkehr eingebürgert. „Sie hat aber im Geschäftsleben nichts zu suchen.”

Smileys, stilisierte Gesichter aus einzelnen Zeichen, „können, müssen aber nicht” in eine Mail, meint Plate. „Sie helfen, die nonverbalen Signale zu kompensieren, die bei der elektronischen Post zwangsläufig wegfallen”, sagt Dressel. Abkürzungen sind ein weiteres Problem: „Wenn man sicher ist, dass der Empfänger die Abkürzungen, Fachtermini oder Fremdworte versteht, kann man sie benutzen.” Ansonsten gilt - lieber weniger, um die Lesezeit nicht künstlich zu verlängern.

Fettnäpfchen lauern auch in internationaler Korrespondenz. Wer einer Fremdsprache nicht mächtig ist, sollte sich korrekte Textbausteine zurechtlegen und im Zweifel einen Kollegen zu Rate ziehen. Doch die Sprache ist nicht der einzige Knackpunkt. „Muttersprachler verzeihen eher grammatische Fehler als interkulturelle Fettnäpfchen”, sagt Martina Dressel.

Die eine Sache ist, was in den E-Mails steht - die andere die, was ihnen angehängt wird. „Große Attachments sollte man nur nach Vereinbarung anhängen”, sagt Plate. In manchen Unternehmen ist das Öffnen von Anhängen untersagt, andere unterbinden bestimmte Formate oder lassen nur reduzierte Dateigrößen ins System. Makros in den Dateien sind nicht empfehlenswert - sie schaffen es aus Virenschutzgründen oft nicht durch die Firewalls. Gern gesehen, weil sicher sind hingegen Unterlagen im pdf-Format - sie sind nicht virenanfällig und verkleinern die Datenmengen.

Andere Formate, etwa die aus den gängigen Office-Versionen, könnten sogar kontraproduktiv sein. „Darin kann man sehen, wann das Dokument das letzte Mal geändert wurde, vielleicht sind sogar noch Korrekturoptionen oder ähnliches eingestellt”, so der Experte. An die Beschränkung der Anhänge sollten sich vor allem Bewerber halten, die sich online um einen Job bemühen. Wer bereits bei der Bewerbung einen guten Eindruck machen will, respektiert die Wünsche der Firmen: Wenn es Formulare gibt, sollten diese ausgefüllt werden - und nicht der Umweg über E-Mail oder Post gewählt werden.

„Wenn eine E-Mail-Bewerbung gewünscht ist, muss sie mindestens aus Anschreiben und Lebenslauf bestehen”, sagt Wolfgang Lichius, Partner bei den Kienbaum Consultants in Gummersbach. Ob Zeugnisse, Beurteilungen und gegebenenfalls Arbeitsproben eingescannt angehängt werden sollen - darüber scheiden sich die Geister. „Man will keine riesigen Mails bekommen”, sagt er. Andererseits wolle man, so der Bewerber mit Anschreiben und Lebenslauf überzeugt, sofort die anderen Unterlagen haben. Um die Kapazitäten der Unternehmensnetzwerke nicht in die Knie zu zwingen, sollte eine Bewerbung nicht mehr als ein Megabyte groß sein - denn der erste Eindruck ist definitiv kein guter, wenn die Bewerbung den Rechner abstürzen lässt.