Etikette: Was sich in E-Mails nicht gehört

Die elektronische Kommunikation birgt aber viele Fettnäpfchen, in die ein Schreiber insbesondere in der Geschäftswelt lieber nicht tappen sollte.

E-Mails gelten als rasches Mittel zum Meinungsaustausch und viele Menschen neigen deshalb dazu, einfach nur ein paar Sätze einzutippen und nicht einmal eine Anrede für den Empfänger oder eine Abschiedsfloskel zu verfassen. Selbst unter engen Bekannten gehört sich so etwas nicht und unter Geschäftspartnern ist ein solches Vorgehen absolut tabu. Es zeugt von Respektlosigkeit und kann schnell ein schlechtes Licht auf den Absender der Nachricht werfen.

Bei der Wahl der Anrede ist Fingerspitzengefühl vonnöten. In geschäftlichen Korrespondenzen ist ein förmliches „Sehr geehrte ...” sinnvoll, bei etwas vertrauterem Umgangston darf es auch ein „Hallo ...” oder ein „Lieber ...” sein. Der aus dem amerikanischen Sprachraum übernommene Gruß „Hi ...” gehört sich indes in beruflicher Korrespondenz nicht, allenfalls im privaten Bereich ist diese Anrede angemessen.

Wer eine Signatur an seine E-Mails hängt, sollte darauf achten, dass dieser Anhang nicht zu lang ist. Geschäftliche Signaturen sind hierbei die Ausnahme, denn sie müssen laut Gesetz Informationen zum Unternehmen wie beispielsweise die Anschrift und auch die Steuernummer enthalten. Private Signaturen müssen aber keineswegs so lang sein, drei Zeilen sind meist genug. Wenn in privaten E-Mail-Korrespondenzen nur wenige Sätze mit anderen Menschen ausgetauscht werden und die Signaturen dabei um ein Vielfaches länger sind als die eigentlichen Inhalte der Nachrichten, kann dies beim Empfänger für Verstimmung sorgen.

Manche Nutzer halten das, was sie in ihren E-Mails zu sagen haben, für extrem wichtig. Deshalb belegen sie jede ihrer Nachrichten grundsätzlich mit der höchsten Priorität. Der Empfänger sieht in seinem E-Mail-Programm im Posteingang einen entsprechenden Vermerk, also beispielsweise ein rotes Ausrufezeichen vor der Nachricht. Ob die E-Mail vom Empfänger tatsächlich als wichtig empfunden wird, steht dabei auf einem ganz anderen Blatt. Eine ständige Wahl der höchsten Priorität durch den Absender kann so auf die Dauer zum echten Nervfaktor werden. Deshalb ist schon beim Verschicken der Nachrichten genau zu überlegen, ob die E-Mails tatsächlich brandwichtig für den Empfänger sind oder ob sie mit normaler Priorität auf den Weg gebracht werden können.

Ein Dauerbrenner unter den Fettnäpfchen bei der elektronischen Kommunikation ist zudem die Groß- und Kleinschreibung. Macht es sich ein Anwender leicht, verzichtet er konsequent auf den Einsatz von Großbuchstaben. Durchgängig klein geschriebene Texte sind aber schlecht lesbar, weshalb der Verzicht auf Großbuchstaben als Fauxpas gilt. Auch die ausschließliche Benutzung von Großbuchstaben zur Unterstreichung der Wichtigkeit einer Aussage kommt bei vielen Lesern nicht gut an. Denn im Internet hat es sich eingebürgert, Sätze in Großbuchstaben als wütendes Brüllen zu interpretieren. Und welcher Empfänger einer E-Mail lässt sich schon gern anschreien?