Dokumente einfach online unterzeichnen

Nicht nur Kostenersparnis : Dokumente online unterzeichnen

Aktuell werden kaum noch Dokumente (Verträge, Bewerbungsunterlagen, Behördenanträge, Rechnungen usw.) auf dem traditionellen Postweg verteilt, sondern werden digital versendet. In der Folge werden immer öfter eben diese digitalen Dokumente auch digital unterschrieben.

Die Nutzung einer digitalen Signatur bringt Internetnutzern viele Vorteile, und vor allem wirtschaftliche Unternehmen und Behörden profitieren von der grossen Entlastung, die die Nutzung einer solchen Unterschrift darstellt.

Die wichtigsten Vorteile einer digitalen Signatur für den Empfänger sind:

  • Der Verfasser kann im nachhinein nicht behaupten, dass er oder sie das Dokument nicht versendet oder selbst unterschrieben hat.
  • Der Inhalt wurde nachweislich nicht nach geleisteter Unterschrift verändert.
  • Der Verfasser wird ohne Probleme als natürliche oder juristische Person identifiziert.

Weitere Vorteile einer digitalen Signatur sind:

Wirtschaftliche Unternehmen, Firmen oder Behörden gewinnen mit der Einführung einer digitalen Unterschrift an Agilität, da administrative Vorgänge und Vertragsabschlüsse so stark vereinfacht werden.

Die weiteren Vorgänge wie der Versand, die Verteilung und die Lagerung werden natürlich auch digitalisiert und können so zeitnah erledigt werden oder entfallen sogar ganz. Ebenso die Kopier – und Sortiertätigkeiten werden gänzlich unnötig.

Einer der wichtigsten Aspekte ist die enorme Sicherheit, die diese neue Art der Zertifizierung darstellt, da man so Dokumentenfälschungen fast ganz verhindern kann. Es ist nicht mehr möglich, ein Dokument sobald es einmal digital unterzeichnet wurde und ein pdf signieren, zu modifizieren.

Außerdem wird bei der digitalen Unterschrift ein Zeitstempel hinterlassen, der zusätzlich garantiert, dass das entsprechende Dokument nach der Unterschrift nicht mehr verändert wird.

Der Zeitstempel ist normalerweise mit einem Sicherheitszertifikat abrufbar und stellt einen Mehrwert für den entsprechenden Kunden dar.

Des Weiteren ist die Kostenersparnis vor allem für größere Unternehmen und Behörden enorm: mit der Digitalisierung der administrativen Vorgänge muss nichts ausgedruckt werden, man braucht entsprechend kein Papier oder Druckmaterial mehr und so können bis zu 80% der Kosten pro Dokument eingespart werden.

In der Konsequenz trägt die digitale Signatur auch zum Umweltschutz bei, denn auch bei Nutzung von recyceltem Papier ist der komplette Verzicht auf Papier und Drucker doch die bessere Wahl.

Digitale Unterschriften sind keine gewöhnlichen elektronische Signaturen – sie sind eine der sichersten Möglichkeiten elektronischer Unterschriften, die weitaus mehr bietet als nur ein Dokument zu unterzeichnen.

Eine digitale Unterschrift wird nur von anerkannten Zertifizierungsstellen ausgestellt. Sobald eine Unterschrift geleistet wurde, wird die digitale Identität Ihrer Person eindeutig zugeordnet und mit dem Dokument verknüpft. So kann die Rechtmässigkeit einer Nachricht, Software oder digitalem Dokument verifiziert werden.

Diese Zertifizierungsstellen müssen von der EU-Kommission benannt werden, um nach der aktuellen EU-Verordnung zur elektronischen Signatur EIDAS (elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG) digitale Signaturen bereitzustellen. Dieses Verfahren stellt sicher, das digitale Unterschriften, die von diesen zertifizierten Drittanbietern angeboten werden, in allen EU-Mitgliedsstaaten rechtsgültig sind.

Digitale Signaturen beschleunigen die verschiedensten administrativen Prozesse, beispielsweise Verträge jeglicher Art werden garantiert zügig und effizient abgeschlossen. So heben Unternehmen oder Behörden vor allem im Bereich des Kundenservices die Qualität ihrer internen Abläufe.

(oin)