Aachen: Die wahren Kosten eines Virtual PC

Technisch gesehen bietet die Industrie inzwischen umfangreiche Werkzeuge und Lösungen zur Implementierung stabiler und hoch verfügbarer Betriebsumgebungen zur Virtualisierung einzelner Applikationen oder vollständiger Arbeitsplatzumgebungen. Komponenten für Virtual Desktop Infrastructure (VDI), Terminal Server und Applikationsvirtualisierung können je nach Anforderung in einem adäquaten Mischungsverhältnis in einer "hybriden", standardisierten Plattform zusammenwirken und somit als Basis für unterschiedlichste Anwendungsfälle (Use Cases) dienen.

Maßgeblich für die Auswahl der Virtualisierungswerkzeuge und entscheidend für die Wirtschaftlichkeit der möglichen Lösung ist die Architektur der zu virtualisierenden Applikationen. Die Aussage, dass jede Applikation virtualisierbar ist, mag richtig sein. Die Kernfrage ist aber: Zu welchem Preis?

Design, Implementierung und Betrieb einer "hybriden" Virtualisierungsplattform stellt einen nicht unerheblichen Aufwand für die IT dar. Umso wichtiger ist es, diese Kosten möglichst schnell wieder einzuspielen. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, ein Programm zur Voruntersuchung der möglichen Einsatzfelder durchzuführen, in dem das IT-Umfeld ganzheitlich nach möglichen Anwendungsszenarien durchforstet wird. Dadurch steht nicht nur der technologische Aspekt im Vordergrund, sondern auch die Prüfung der bestehenden Betriebsprozesse sowie Betriebswerkzeuge auf ihre Eignung zur Einführung eines solchen zusätzlichen Plattformbetriebs.

Ideal ist natürlich, wenn ein einzelner Anwendungsfall schon die „kritische Masse” zur Amortisation überschreitet. Indikator für einen solchen Use Case kann eine hohe Zahl von Anwendern mit einem begrenzten Applikationsumfang sein, die im Idealfall auf wenige Standorte verteilt sind.

Eine solche „eierlegende Wollmilchsau” ist als Ankerprojekt nicht oft existent. Aber auch die Kombination einzelner Use Cases, wobei jeder für sich die kritische Masse nicht übersteigt, kann durchaus zu einem positiven Business Case führen.

Grundlagen zur Entscheidung für die Einführung von Virtualisierungstechniken am Arbeitsplatz sind die geschäftlichen Anforderungen sowie die Quellen dieser Anforderungen. Diese bestimmen im Weiteren auch den Rahmen der Wirtschaftlichkeitsberechnung.

Während sich der wirtschaftliche Nutzen rein betrieblich orientierter Anforderungen aus ein bis zwei Business-Case-Objekten errechnen lässt, steigert sich die Komplexität der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung bei strategischen Ansätzen zur Einführung von Virtualisierungslösungen. In diesem Fall ist die Berechnungskomplexität höher, weil die Virtualisierung eine Brückentechnik im Rahmen der Anwendungsentwicklung darstellt.

Wird die Einführung von Desktop-Virtualisierung jedoch als möglicher Lösungsansatz zur Verbesserung von Geschäftsprozessen (Flexibilisierung, Mobilisierung der Arbeitsplatzumgebung) in Betracht gezogen, müssen gegebenenfalls auch Einsparpotenziale aus Geschäftsprozessen oder sogar mögliche Umsatzpotenziale auf ihre Substanz überprüft werden. Spätestens an diesem Punkt verlässt die Wirtschaftlichkeitsberechnung den IT-Rahmen.

Vorweg gesagt: Die Musterlösung schlechthin zur Wirtschaftlichkeitsberechnung eines Desktop-Virtualisierungssystems gibt es nicht. Dazu sind die Rahmenbedingungen in jedem Unternehmen zu unterschiedlich. Deshalb sollte man sich von den zwar richtig rechnenden, aber gegebenenfalls etliche wichtige Faktoren vernachlässigenden Kalkulatoren mancher VDI-Anbieter nicht blenden lassen. Diese können durchaus ein Indikator sein, aber vor allem sollen sie eines leisten - nämlich eine verkaufsfördernde Unterstützung für den Anbieter.

Die erste Hürde auf dem Weg zu einer umfassenden Betrachtung stellt für viele Unternehmen bereits die Zusammenstellung der Ist-Kosten dar. Hier stellt sich zunächst die Frage: Wo soll die Grenze des Betrachtungsumfangs gezogen werden? Beispielsweise an der Außengrenze des Einflussbereichs der IT-Abteilung oder unternehmensweit. Am aussagekräftigsten ist selbstverständlich die unternehmensweite Betrachtung. Aber möglicherweise muss dann für eine vollständige Betrachtung auf Daten zurückgegriffen werden, die gar nicht erhoben werden können. Wer erfasst zum Beispiel in Büroräumen den Anteil an Kosten für Klimatisierung, der durch Desktop-PCs entsteht?

Der allumfassende Ansatz ist daher in der Regel gleich zu Beginn zum Scheitern verurteilt. Daher sollte auf ein bewährtes Prinzip aus der technischen Mechanik zurückgegriffen werden: das Freischneiden. Es wird jeweils ein überschaubarer Bereich aus dem gesamten Leistungsportfolio herausgegriffen und bei Annahme konstanter weiterer Rahmenbedingungen „freigeschnitten”. Für den so isolierten Bereich erfolgt dann die detaillierte Betrachtung. Dabei darf nicht jedoch nicht vergessen werden, die Schnittstellen sauber zu definieren und gegebenenfalls auch auf Wechselwirkungen mit der Systemumgebung hinzuweisen.

Ein Objekt der Detailbetrachtung ist für die Desktop-Virtualisierung schnell bestimmt: der klassische Desktop-PC. Weitere mögliche Anwendungsgebiete, wie zum Beispiel die Bereitstellung eines sicheren Zugangs zur internen Infrastruktur für externe Mitarbeiter, sind gesondert freizuschalten und zu betrachten. In die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sollten also all die Ist-Kosten einfließen, die unmittelbar mit Bereitstellung, Betrieb und Support des Desktop-PCs zusammenhängen. Dazu zählen unter anderen:

- Direkte Kosten für Hardware (zum Beispiel Abschreibungen oder Leasing-Raten).

- Weitere Kosten der Hardware (zum Beispiel Beschaffungs und Evaluierungskosten).

- Lizenz- und Wartungskosten für Software auf den Clients (zum Beispiel Betriebssystem und Anwendungssoftware).

- Kosten für Test, Paketierung und Verteilung der Software auf die Clients.

- Kosten für so genannte IMACs (Install, Move, Add, Change). Sie können vor Ort beim Nutzer zum Beispiel bei der Auslieferung eines neuen Desktops oder über das Datennetz zum Beispiel bei der Installation eines neuen Softwarepakets vorgenommen werden.

- Kosten für die Beseitigung von Störungen (ebenfalls entweder vor Ort oder über das Netz).

Die genannten Positionen können je nach Situation erweitert werden, beispielsweise durch Aufnahme von Kosten für den Stromverbrauch, für Beistellleistungen und für den Service-Desk.

Nach dem Prinzip des Freischneidens werden alle Kosten, bei denen keine Änderung in Abhängigkeit von der gewählten Lösung vermutet wird, nicht mit betrachtet, dies wären unter anderem die Kosten für den File-Service oder für Monitore.

Auf der anderen Seite werden dann die Kosten möglichst genau für die Virtualisierungslösung antizipiert. Während sich die Kosten in einigen der oben angegebenen Kategorien verringern werden (zum Beispiel durch den Erwerb von Thin Clients statt Desktop-PCs), werden andere Kostenpositionen steigen. Ein solcher Posten sind zum Beispiel weitere, spezielle Client Access Licenses (CAL). Insgesamt lässt sich sehr gut berechnen, dass auf der Seite der Frontends erheblich geringere Kosten auflaufen.

Wenn jetzt aber der Strich unter die Rechnung gezogen wird, dann würde das freigeschnittene System in der Zielarchitektur nicht vollständig nachgebildet, denn die Komponenten der Clients, die ins Rechenzentrum verlagert werden, wurden bislang ausgeklammert.

Deshalb muss in der Betrachtung für die virtuellen Clients unbedingt die Backend-Komponente mit betrachtet werden. Hierzu fallen im Rechenzentrum auf jeden Fall analog obiger Auflistung folgende weitere Kosten an:

- Direkte Kosten für Server-Hardware, Storage und Backup-Systeme.

- Weitere Kosten der Hardware.

- Lizenz- und Wartungskosten für Server-Software (Betriebssystem, Datenbank, Virtualisierungsschicht, Backup-Software, etc.)

- Kosten für Störungsbeseitigung im Rechenzentrum.

- Kosten für Betrieb von Server, Storage und Backup.

- Kosten für das Hosting im Rechenzentrum (Strom, Klima, RZ-LAN etc.).

Gegebenenfalls kommen noch weitere Kosten hinzu, wenn beispielsweise das Rechenzentrum oder einzelne Standorte aufgrund der Virtualisierungslösung für die Clients eine Bandbreitenerhöhung für das WAN benötigen.

Eine weitere Kostengröße muss dann noch zusätzlich betrachtet werden - die Kosten für Beibehaltung der alten Desktop-Lösung (zum Beispiel Kosten für regelmäßigen Austausch auf neue Geräte) sowie die Projektkosten zur Einführung der Virtualisierungslösung.

Erst wenn diese weiteren Kosten ermittelt und bewertet wurden, darf der Strich unter die Rechnung gezogen werden. Das Ergebnis ist im Einzelfall sehr unterschiedlich. Von einer sehr schnellen Amortisation bis hin zu der Erkenntnis, dass sich eine virtualisierte Arbeitsplatzumgebung nicht lohnt, ist im Spektrum alles enthalten.

Gegebenenfalls kann hier als weiteres kommerzielles Argument für die Einführung virtueller Desktops noch ein kundenorientiertes Business-Case-Objekt in die Wirtschaftlichkeitsberechnung integriert werden, welches die Produktivitätsgewinne des Mitarbeiters am Arbeitsplatz durch die Einführung virtueller Desktops und Thin Clients widerspiegelt. In diesem können unter anderem folgende mögliche Treiber untersucht werden:

- Start- und Anmeldevorgang bei Arbeitsbeginn (Wie schnell ist der Anwender täglich arbeitsfähig?).

- Bereitstellung eines neuen Arbeitsplatzsystems oder neuer Anwendungen beziehungsweise Profilwechsel (Wie schnell ist der Anwender in einer neuen Arbeitsplatzumgebung arbeitsfähig?).

- Umzug einer Arbeitsplatzumgebung (Wie schnell ist der Anwender an seinem neuen Arbeitsplatz arbeitsfähig?).

- Entstörung einer Arbeitsplatzumgebung (Wie schnell kann der Anwender seine Arbeit wieder aufnehmen?).

- Update und Patches (In welchem Maße verringern sich die Wartezeiten des Anwenders bei der Installation von Fehlerbehebungen oder Erweiterung der Funktionalitäten in der Arbeitsplatzumgebung?).

Wesentlich komplexer wird Wirtschaftlichkeitsberechnung bei der Untersuchung eines strategischen Einsatzes von Applikations- beziehungsweise Desktop-Virtualisierung als Brückentechnik zur Zentralisierung geschäftskritischer Applikationen. Hier ergeben sich möglicherweise wirtschaftliche Vorteile, die sich durch die Entzerrung von Entwicklungszyklen und bei der Planung von Release-Containern ergeben. Auslöser für solche Betrachtungen können unter anderem Anforderungen an die Unabhängigkeit der Endgeräte bei der Nutzung von geschäftskritischen Anwendungen oder notwendige Stichtagsumstellungen bei zentralen Applikationen sein.

Aufgrund der Heterogenität der Anwendungslandschaften in den einzelnen Unternehmungen ist hier jedoch kein allgemeingültiger Ansatz sinnvoll.

Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung ist nur ein Faktor bei der Entscheidung über die Einführung von Desktop-Virtualisierung. Aspekte wie die Erhöhung der Datensicherheit und des Datenschutzes sind ebenso beachtenswert. Gleiches gilt für die mögliche Verbesserung der Flexibilität und Erhöhung der Umsetzungsgeschwindigkeit in der IT bei sich verändernden Rahmenbedingungen, sei es ein Wandel in den Geschäftsmodellen oder der Organisation.

Ebenso können rein funktionale Nutzenaspekte die Grundlage einer strategischen Entscheidung bilden. Deshalb ist die Durchführung einer qualitativen Nutzwertanalyse pro Einsatzszenario sinnvoll und notwendig.

Last but not least sind gesellschaftliche Aspekte durchaus zu berücksichtigende Elemente bei der Bewertung eines möglichen Einsatzes von Virtualisierungstechniken rund um den Arbeitsplatz. Über den Verbreitungsgrad und die weitere Entwicklung privater Kommunikationstechnologien und -infrastrukturen ist bereits an genügend anderen Stellen berichtet und diskutiert worden.

Auch die Wechselwirkung von verändertem Umgang mit IT im privaten und geschäftlichen Bereich - Stichwort „Bring your own PC” - und dem daraus resultierenden Anspruch auf Mobilität und Flexibilität im Arbeitsleben ist hinlänglich beschrieben. Jedoch resultieren auch aus diesen Entwicklungen Anforderungen an die Attraktivität von individualisierten Arbeitsplatzumgebungen, die durch den Einsatz von Desktop-Virtualisierungslösungen befriedigt werden können.

Aufgrund der bereits mehrfach angesprochenen unterschiedlichen Rahmenbedingungen ist eine allgemeine Empfehlung zum Einsatz von Desktop-Virtualisierung nicht sinnvoll. Eine Einführung muss für jedes Unternehmen und jedes mögliche Einsatzgebiet auch unter Berücksichtigung der bestehenden Prozesse sowie technischen Voraussetzungen geprüft werden. Entscheidend ist, dass einer Prüfung der technischen Machbarkeit immer erst eine genaue Analyse der Anforderungen vorausgehen muss.

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