Aachen: Clevere Outlook-Tipps für jeden Fall

Aachen: Clevere Outlook-Tipps für jeden Fall

Filtern Sie Spam aus, schützen Sie Ihr Postfach per Passwort oder ersparen Sie sich dank Regeln die Sortierarbeit - in Microsoft Outlook stecken viele praktische Funktionen. Die folgenden 20 sollten Sie kennen.

Das mächtige Outlook kann sehr viel mehr, als elektronische Post verschicken; zum Beispiel alle Feiertage automatisch in den integrierten Kalender aufnehmen, Nutzer an die Geburtstage ihrer Freunde erinnern oder eingehende Nachrichten automatisch verarbeiten. Wir verraten Ihnen die 20 besten Tipps für die zwei Hauptfunktionen E-Mail und Kalender. Der Artikel bezieht sich auf die immer noch weit verbreiteten Outlook-Versionen 2003 und 2007. Wer mit einer älteren Fassung arbeitet, findet ähnliche Funktionen.

Welches Konto?
Am Anfang steht das Einrichten des Mailkontos. Dabei haben Anwender die Wahl zwischen zwei Kontotypen: POP3 oder IMAP. Ersterer holt die Nachrichten vom Server ab. Nach dem Übertragen werden die Mails normalerweise vom Server gelöscht, damit der Speicherplatz wieder frei ist. Bei IMAP bleiben auch nach dem Abrufen sämtliche E-Mails auf dem Server - der lokale PC erhält lediglich eine Kopie davon. Deshalb ist IMAP meist die bessere Wahl als POP3, sofern der Mailprovider dies unterstützt.

Zum Einrichten des Kontos wählen Sie in Outlook 2003 Extras/E-Mail-Konten. In der Version 2007 gelangen Sie via Extras/Kontoeinstellungen/Neu zum entsprechenden Menü. In Outlook 2003 definieren Sie danach den Kontotyp (POP3 oder IMAP) und fahren per Weiter fort. Im nächsten Fenster verlangt Outlook die Informationen Ihres Mailanbieters.

In der 2007er-Version ist bei POP3-Konten meist keine Konfiguration nötig; Outlook erkennt die Einstellungen vieler Mailanbieter automatisch. Für IMAP braucht es hingegen eine manuelle Konfiguration. Markieren Sie die entsprechende Option A.

Wenn mehrere Nutzer mit demselben PC-Konto arbeiten, hat jeder Zugriff auf die Mailpostfächer des anderen. Sie können Ihr Postfach aber mit einem persönlichen Passwort schützen. Klicken Sie dazu mit Rechts auf das Postfach (nicht auf den Posteingangsordner) und wählen Sie die Option Eigenschaften von Name X/Erweitert/ Kennwort ändern. Lassen Sie das Feld „Altes Kennwort” frei und geben Sie zweimal ein neues Passwort für Ihr Postfach ein.

Möchten Sie nur einen Unterordner mit einem Kennwort schützen, laden Sie die Freeware Lock-Outlook von www.add-in-world.com/katalog/ol-lockoutlook herunter. Das Tool erfordert eine kostenlose Registrierung beim Anbieter.

Lesebestätigung verlangen
Dank Lesebestätigung wissen Sie, ob der Empfänger Ihre E-Mail gelesen hat. Die Funktion können Sie global für alle verschickten Nachrichten aktivieren oder bei jeder E-Mail einzeln. Wir empfehlen Letzteres, da Lesebestätigungen von vielen Empfängern als mühsam empfunden werden. Zudem funktionieren sie je nach Provider und Mailprogramm des Adressaten nicht. Wenn Sie eine neue E-Mail erstellen, aktivieren Sie die Lesebestätigung unter Optionen A. Das funktioniert sowohl in Outlook 2003 als auch in der Version 2007.

Mailbenachrichtigung anpassen
Bei jeder eintreffenden Nachricht blendet Outlook am unteren rechten Bildschirmrand einen Hinweis ein. Sie können die Größe und die Transparenz der Meldung ändern. Das tun Sie via Extras/Optionen/E-Mail-Optionen/Erweiterte E-Mail-Optionen/Desktopbenachrichtigungseinstellungen. Lassen Sie sich jeweils die Vorschau anzeigen, bevor Sie Änderungen per OK bestätigen. Alternativ können Sie die Benachrichtigungen unter den Erweiterten E-Mail-Optionen deaktivieren oder zusätzlich mit Sound untermalen.

Dateianhänge direkt anzeigen
Nutzer von Outlook 2007 profitieren von einer Anlagenvorschau. Diese ist standardmäßig aktiviert. Die Attachments werden beim Öffnen der Nachricht in separaten Reitern angezeigt. Das funktioniert bei Office-Dokumenten, Videos und Bildern. Klicken Sie auf den Reiter, sehen Sie zunächst eine Warnung. Nehmen Sie diese ernst und wählen Sie die Option Dateivorschau nur, wenn Sie den Absender kennen. Möchten Sie auch eine PDF-Vorschau haben, installieren Sie den kostenlosen Foxit PDF Preview Handler. Wer die Outlook-Vorschau nicht nutzen will, deaktiviert diese unter Extras/Vertrauensstellungscenter/ Anlagenbehandlung.

Mehrere Attachements speichern
Per Rechtsklick auf das Attachment lassen sich die Anhänge nur einzeln abspeichern. Möchten Sie alle zusammen in einem Verzeichnis ablegen, klicken Sie in Outlook 2003 in der geöffneten Nachricht auf Datei/Anlagen speichern. Nutzer der Version 2007 gehen zur Option Andere Aktionen/Anlagen speichern. In beiden Outlook-Fassungen wählen Sie anschließend mit gedrückter Ctrl-Taste die gewünschten Dateien aus und speichern diese wiege wohnt auf der Festplatte ab.

Die Signatur beinhaltet Standardtexte wie zum Beispiel die Absenderadresse oder die Grußformel. Wenn Sie mit verschiedenen Konten in Outlook arbeiten, können Sie für jedes eine separate Signatur verwenden. Erstellen Sie zunächst die gewünschten Signaturen via Extras/Optionen/E-Mail-Format/ Signaturen/Neu. Weisen Sie danach Ihren Mailkonten in Outlook 2003 sowie 2007 im Menü E-Mail-Format bzw. Signaturen die passende Signatur zu.

Automatische Mailsortierung
Mithilfe von Regeln definieren Sie, wie Outlook eintreffende Mails behandelt. So können Sie zum Beispiel Nachrichten von einem Absender automatisch in einen Unterordner verfrachten oder an eine andere Mailadresse weiterleiten lassen. Um Regeln anzulegen, gehen Sie zu Extras/Regeln und Benachrichtigungen/Neue Regel. Aktivieren Sie in Outlook 2003/2007 den Menüpunkt „Regel ohne Vorlage erstellen” und wählen Sie danach Nachrichten bei Ankunft prüfen.

Klicken Sie auf Weiter. Jetzt gilt es, die Regel einzurichten: Kreuzen
Sie einfach die gewünschte Aktion an. Bei einigen können Sie per Klick auf die blau unterstrichenen Wörter diverse Einstellungen im unteren Fensterbereich vornehmen. Bestätigen Sie anschließend mit Weiter.

Im nächsten Schritt bestimmen Sie, was Outlook mit den Nachrichten genau machen soll. Wählen Sie wieder Weiter. Als Letztes besteht die Möglichkeit, bestimmte E-Mails von der Regel auszuschließen. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen per Weiter/Fertigstellen. Die Regel ist ab sofort aktiv und wird auf alle neu eintreffenden E-Mails angewandt.

Spam verringern
Unerwünschte Massenmails sind eine Plage. Sie verstopfen die Postfächer und erschweren die Mailverwaltung. Glücklicherweise bietet Outlook einen Spam-Filter, der standardmäßig aktiviert ist. Sie müssen diesen aber noch ein wenig anpassen, damit er effizient arbeitet. Landet beispielsweise eine Spam-Mail nicht im „Junk-E-Mail”- Ordner, sondern im normalen Postfach, klicken Sie mit Rechts auf die ungeöffnete Nachricht. Wählen Sie nun unter Junk-E-Mail die Option Absender zur Liste blockierter Absender hinzufügen. Löschen Sie die Nachricht danach. Künftig landet auch dieser Absender immer im „Junk-E-Mail”-Ordner.

Erhalten Sie sehr viel Spam, sollten Sie unter Aktionen/Junk-E-Mail/Junk-E-Mail-Optionen die Stufe „Hoch” wählen. Dadurch sortiert der Spam-Filter strenger. Allerdings besteht die Gefahr, dass auch reguläre Mails im Spam-Ordner landen. Prüfen Sie diesen regelmäßig.

HTML oder Nur-Text?
Outlook verschickt E-Mails standardmäßig im HTML-Format. Auf diese Weise lassen sich Texte formatieren, also Schriftgrösse, -farbe etc. anpassen. Einige Nutzer wollen aus Sicherheitsgründen keine HTML-Mails empfangen. Bei ihnen erscheinen die Nachrichten falsch formatiert. Deshalb empfehlen wir, Mails im Nur-Text-Format zu verschicken.

Damit erhält der Empfänger die Nachricht wirklich genau so, wie Sie diese abschicken. Das Standardformat (Nur-Text oder HTML) bestimmen Sie unter Extras/Optionen/E-Mail-Format. Möchten Sie doch einmal eine HTML-Nachricht verschicken, definieren Sie dies direkt in der Mail im Menü Format (Outlook 2003) oder im Reiter Optionen (Outlook 2007).

Beim Empfang von E-Mails im HTML-Format baut Outlook aus Sicherheitsgründen eine Hürde ein: Bilder werden nicht direkt angezeigt. Sie müssen dies speziell bestätigen. Möchten Sie das bei einem bestimmten Absender nicht jedes Mal tun, klicken Sie mit Rechts auf den Platzhalter für das Bild und wählen Absender zur Liste sicherer Absender hinzufügen. Sie erhalten nun dessen Mails direkt mit Bildern.

Einen Kontakt erfassen Sie in Outlook via Datei/Neu/Kontakt. In der Registerkarte Details ergänzen Sie zusätzliche Infos wie Beruf, Spitzname oder Geburtstag.

Haben Sie Ihre Kontakte bisher in einer Excel- Datei gepflegt, lässt sich diese in Outlook importieren. Benennen Sie dazu die Spalten in Excel mit Name, Vorname, Adresse etc. Markieren Sie danach den gesamten Datenbereich. Klicken Sie auf Einfügen/Namen/Definieren und bestätigen Sie mit OK. Schließen Sie die Excel-Datei, kehren Sie zu Outlook zurück und wählen Sie in den Outlook-Kontakten das Programmmenü Datei/Importieren/Exportieren/Importieren aus anderen Programmen oder Dateien.

Greifen Sie zu Microsoft Excel und schnappen Sie sich im nächsten Fenster Ihre Excel-Kontaktdatei (Endung XLS oder XLSX). Sobald Sie zum Fenster „Datei importieren” gelangen, klicken Sie auf Felder zuordnen. Dort schieben Sie mit der Maus Ihre Spaltenbezeichnungen aus der linken Hälfte zu den offiziellen Outlook- Bezeichnungen auf der rechten Seite. Bestätigen Sie mit OK/Fertigstellen - schon landen sämtliche Kontakte automatisch in Outlook.

Geheime Verteilerlisten
Schicken Sie eine E-Mail via Verteilerliste an mehrere Personen, sehen die einzelnen Empfänger, wer die Nachricht auch noch erhalten hat. Das können Sie verhindern. Legen Sie dazu unter Datei/Neu/Verteilerliste eine Verteilerliste an. Fügen Sie die gewünschten Kontakte mittels Mitglieder auswählen hinzu. Geben Sie der Liste einen Namen, bestätigen Sie per Speichern und schließen.

Erstellen Sie jetzt per Datei/Neu/Kontakt einen neuen Kontakt. Als Namen verwenden Sie denselben wie bei der zuvor erstellten Verteilerliste und geben als Kontakt Ihre eigene Mailadresse an. Möchten Sie eine E-Mail an die Verteilerliste schicken, fügen Sie im „An”-Feld den Einzelkontakt hinzu; den Namen der Verteilerliste tippen Sie unter „Bcc” ein. Nach dem Abschicken wird bei allen Empfängern nur Ihre Mailadresse angezeigt. Wer die Nachricht sonst noch erhalten hat, bleibt geheim.

Perfekte Terminverwaltung Ob Serientermine, Feiertage oder Geburtstagserinnerungen: Optimieren Sie Ihren Outlook-Terminkalender. Das geht ganz einfach.

Möchten Sie einen Termin mit mehreren Personen vereinbaren, geht das am bequemsten mit einer Outlook-Einladung. Voraussetzung für diese Funktion ist eine Anbindung an einen Microsoft Exchange Server.

Klicken Sie auf Datei/Neu/Termin. Wählen Sie via Teilnehmer einladen die gewünschten Personen aus dem Outlook-Adressbuch aus und kontrollieren Sie in der Registerkarte Terminplanung, ob alle Beteiligten am gewünschten Tag Zeit haben. Tragen Sie nun die Termindauer in den Ausklappmenüs „Beginnt um” sowie „Endet um” ein. Verschicken Sie die Einladung wie eine gewöhnliche E-Mail per Senden. Anschließend wird der Termin automatisch in Ihrem Kalender eingetragen. Dasselbe passiert auch bei den eingeladenen Teilnehmern, wenn diese zusagen.

Serientermin erstellen
Für regelmäßig wiederkehrende Ereignisse - zum Beispiel wöchentliche Sitzungen - erstellen Sie am besten einen Serientermin. Klicken Sie dazu auf Datei/Neu/Termin und wählen Sie die Option Serientyp. Definieren Sie das Muster sowie die Dauer, den Beginn und das Ende des Serientermins. Geben Sie danach wie gewohnt „Betreff” und „Ort” für den Termin ein. Bestätigen Sie mittels Speichern und schließen.

Feiertage hinzufügen
Sowohl in Outlook 2003 als auch in der Version 2007 lassen sich die Schweizer Feiertage mit wenigen Klicks in den Kalender importieren. Gehen Sie unter Extras/Optionen/Kalenderoptionen zu Feiertage hinzufügen. Dort können Sie die Feiertage für die Schweiz auswählen. Allerdings werden diese nur bis ins Jahr 2012 nachgetragen. Für Outlook 2003 ist zudem das Update KB924423 nötig, das Sie unter http://office.microsoft.com/de-de/downloads erhalten. Es gibt auch eine Möglichkeit, die Feiertage bis ins Jahr 2015 nachzutragen. Laden Sie dazu per Rechtsklick und Speichern unter die Datei Outlook.hol von www.armin-hoepfl.de/officeallgemein.html herunter. Kopieren Sie diese ins Verzeichnis C:\Programme\Microsoft Office\ Office 11 respektive C:\Programme\Microsoft Office. Ersetzen Sie die bestehende HOL-Datei durch die neue. Führen Sie nun den Importvorgang wie beschrieben durch.

Tipp: Haben Sie vor dem Kopieren der HOL-Datei bereits Feiertage importiert, müssen Sie die vorhandenen Einträge löschen, weil es sonst zu Doppelspurigkeiten kommt. Gehen Sie dazu im Kalender zu Ansicht/(Anordnen nach)/Aktuelle Ansicht/Nach Kategorie. Entfernen Sie die bestehenden Feiertage, indem Sie die entsprechende Kategorie über das Plus-Zeichen aufklappen und anschließend mithilfe der Maus sowie der Shift-Taste den ersten und letzten Feiertag wählen. Jetzt sind alle blau markiert. Löschen Sie diese per Del-Taste. Passen Sie auf, dass Sie Ihre normalen Termine nicht markieren. Ansonsten werden diese ebenfalls gelöscht. Zum Schluss kehren Sie mittels Ansicht/Anordnen nach/Aktuelle Ansicht wieder zur Tages-/Wochen /Monatsansicht zurück.

Um zu einem zukünftigen oder vergangenen Datum im Outlook-Kalender zu gelangen, müssen Sie nicht mühsam mit der Maus scrollen. Wesentlich einfacher geht es mit der Tastenkombination Ctrl+G. Geben Sie im folgenden Fenster das gewünschte Datum ein und klicken Sie auf OK. Wenn dieses im aktuellen Jahr liegt, genügt die Angabe von Tag und Monat.

Private Termine eintragen
Wenn Sie Ihren Outlook-Kalender für Arbeitskollegen freigeben, sollten diese die Details zu privaten Terminen nicht zu Gesicht bekommen. In Outlook 2003 kreuzen Sie beim Erstellen eines privaten Termins in der unteren rechten Ecke das entsprechende Feld an. Nun sehen die Kollegen lediglich, dass der Termin bei Ihnen besetzt ist. Anwender von Outlook 2007 finden dieselbe Option in der Multifunktionsleiste, versteckt hinter dem gelben Schloss-Symbol.

Aufgabenleiste anzeigen
Zu den auffälligsten Neuerungen in Outlook 2007 zählt die Aufgabenleiste. Diese wird standardmäßig rechts vom Posteingang unter dem Minikalender angezeigt. Aufgaben für den aktuellen Tag erstellen Sie direkt im Feld „Neue Aufgabe eingeben”. Spätere Aufgaben geben Sie unter Datei/Neu/Aufgabe ein. Dort lassen sich diese über mehrere Tage hinweg festlegen und mit einer Priorität versehen.

Geburtstage auflisten
Wenn Sie die Geburtstage Ihrer Kontakte in Outlook erfasst haben, können Sie diese als übersichtliche Liste anzeigen und ausdrucken. Öffnen Sie den Kalender und gehen Sie anschließend zu Ansicht/(Anordnen nach)/Aktuelle Ansicht/Ansichten definieren. Wählen Sie Jährliche Ereignisse und Kopieren. Tippen Sie Geburtstage ein und bestätigen Sie mit OK. Greifen Sie zu Filtern/Erweitert/Alles löschen. Fügen Sie in der Liste unter Feld/Alle Terminfelder/Betreff den Wert Geburtstag hinzu. Bestätigen Sie per OK/OK/ Ansicht übernehmen. Jetzt erscheint die Geburtstagsliste, die Sie auch ausdrucken können.

Kalender archivieren
Der Outlook-Kalender lässt sich nicht nur komplett, sondern auch jahresweise archivieren. Klicken Sie im geöffneten Kalender auf Datei/ Importieren/Exportieren. Wählen Sie nun In Datei exportieren/Persönliche Ordner-Datei (.pst) und klicken Sie auf Filter/Erweitert. Gehen Sie im Ausklappmenü zu Feld/Alle Terminfelder/Serienbeginn. Greifen Sie zur Bedingung am oder nach. Geben Sie unter „Wert” das gewünschte Anfangsdatum ein, zum Beispiel den 1.1.2009. Bestätigen Sie per Zur Liste hinzufügen. Definieren Sie jetzt einen zweiten Filter mit dem Feld Serienende, der Bedingung am oder vor und dem Enddatum (in unserem Beispiel dem 1.1.2010). Fahren Sie per OK/Weiter fort und speichern Sie den Jahreskalender 2009 am gewünschten Ort ab.

Der Artikel stammt von unserer Schwesterpublikation PCtipp.

© IDG / In Zusammenarbeit mit computerwoche.de

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