Kreis Heinsberg: Das Jobcenter setzt jetzt auf die E-Akte

Kreis Heinsberg: Das Jobcenter setzt jetzt auf die E-Akte

Das Jobcenter Kreis Heinsberg macht an diesem Donnerstag seinen ersten großen Schritt in Richtung papierloser Arbeitsplätze der Zukunft. Die Tagespost, die beim Jobcenter eingeht, wird nicht mehr an die einzelnen Sachbearbeiter weitergegeben, sondern in verplombten Kisten von einem Kurierdienst in ein sogenanntes Scanzentrum nach Köln gebracht.

Etwa acht Kisten mit Post würden täglich beim Jobcenter in der Geschäftsstelle in Heinsberg sowie an den weiteren Standorten in Erkelenz, Geilenkirchen und Hückelhoven eingehen. Sämtliche Post werde zentral in Heinsberg gesammelt und von dort nach Köln gebracht, erklärte Helmut Rahmen, stellvertretender Geschäftsführer des Jobcenters. Im Kreis-Ausschuss für Gesundheit und Soziales, der diesmal in der ­Johanniter-Kindertagesstätte in Wassenberg-Orsbeck tagte, hat er dieses neue Projekt vorgestellt.

Im Rahmen der E-Government-Strategie und im Zuge des dadurch bedingten fortschreitenden Einsatzes von digitalen Informations- und Kommunikationstechnologien werde die sogenannte E-Akte, die an die Stelle des Aktenordners trete, seit August 2016 auch im Rechtskreis SGB II eingeführt, erklärte Rahmen. Das Zweite Buch des Sozialgesetzbuchs regelt die Grundsicherung für Arbeitsuchende und Teile des deutschen Arbeitsförderungsrechts. Das Jobcenter Kreis Heinsberg sei Teil der vierten von sechs Einführungs­wellen.

Seit 2005 seien in den Jobcentern in Deutschland rund fünf Milliarden Blatt Papier in Akten abgelegt worden. Rund 1,8 Millionen Blatt Papier würden derzeit täglich bei den Jobcentern eingehen. Gerechnet von 2016 bis 2023, würden bundesweit 102 Millionen Euro an Miete für Archive zusätzlich notwendig sein ohne die Einführung der E-Akte. Grund genug auch für das Jobcenter Kreis Heinsberg, sie ebenfalls zu nutzen.

Für die Mitarbeiter habe die E-Akte zahlreiche Vorteile, erklärte Rahmen. So könnten zum Beispiel mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an einer Akte arbeiten. Lästige Kopierarbeiten würden ebenso wegfallen wie das Nummerieren der Seiten. Sogar flexiblere Arbeitsmodelle wie etwa Telearbeit seien mithilfe der E-Akte möglich. Für das Jobcenter bedeute die E-Akte eine Optimierung der Arbeitsabläufe. Spezialisten für bestimmte Fälle könnten problemlos in die Arbeit eingeschaltet werden.

Zudem biete die E-Akte einen verbesserten Datenschutz und vermeide zusätzliche Lagerflächen. Die Kunden des Jobcenters könnten schneller und umfassender informiert werden. Zudem könnten mithilfe der E-Akte für sie weitere Online-Angebote entwickelt werden. Wichtig sei jedoch für die Kunden, dass sie künftig keine Originale, sondern nur noch Kopien davon beim Jobcenter abgeben würden, betonte Rahmen. Alle dem Scanzentrum übergebenen Papiere würden nämlich dort nach sechs Wochen vernichtet.

Für rund 130 der aktuell etwa 250 Mitarbeiter des Jobcenters sei für die Arbeit mit der E-Akte ein zusätzlicher Bildschirm auf dem Arbeitsplatz installiert worden. Grundsätzlich werde künftig die Tagespost direkt digitalisiert und stehe den Mitarbeitern dann spätestens am übernächsten Tag zur Verfügung. Sollten Dokumente jedoch direkt vor Ort bearbeitet werden müssen, könnten sie auch anschließend noch gescannt werden.

Die Umstellung erfolge zudem sukzessive. Werde eine E-Akte erstellt, könne der Sachbearbeiter wichtige Dokumente aus der Papierakte gescannt in diese E-Akte übertragen. „Eine gewisse Zeit werden wir noch zweigleisig fahren“, erklärte Rahmen. Nach einem eintägigen Training werden die Mitarbeiter des Jobcenters am kommenden Montag mit der Arbeit in den ersten E-Akten beginnen.

(anna)
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