Betriebskostenabrechnung: Wenn die Nachzahlung droht

Von: Max Geißler
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Abrechnung
Vermieter müssen einmal im Jahr die angefallenen Betriebskosten detailliert abrechnen, falls ihre Mieter eine Vorzahlung geleistet haben. Foto: Andrea Warnecke/dpa

Aachen. Einmal im Jahr rechnet der Vermieter die Nebenkosten ab. Reicht die monatliche Vorauszahlung nicht aus, droht Nachzahlung. Mieter müssen aber nicht immer zahlen.

Vermieter müssen einmal im Jahr die angefallenen Betriebskosten detailliert abrechnen, falls ihre Mieter eine Vorzahlung geleistet haben. Dazu hat der Vermieter ein Jahr lang Zeit. Häufig geschieht die Nebenkostenabrechnung zum Jahresanfang. Der Abrechnungszeitraum muss aber nicht mit dem Kalenderjahr identisch sein. Gelten andere Abrechnungszyklen, etwa der 31. März oder der 30. September, sind diese maßgebend. In jeden Fall gilt: Die Kostenabrechnung muss binnen zwölf Monaten dem Mieter vorliegen.

Bei verspäteter Abrechnung müssen Mieter nicht zahlen.

Entlastung winkt Mietern, wenn die Abrechnung verspätet eintrudelt. Grund: Rechnet der Vermieter die Verbrauchskosten nicht binnen Jahresfrist ab, hat er keinen Anspruch auf Nachzahlung. Fristgerecht bedeutet, dass das Abrechnungsschreiben innerhalb der Karenzzeit im Postkasten des Mieters liegen muss. Hat der Vermieter die Abrechnung auf den letzten Drücker erstellt, sie aber nicht mehr rechtzeitig abgeschickt, kann er nur auf die Kulanz des Mieters hoffen.

Denn landet die Abrechnung auch nur einen Tag nach Jahresfrist im Briefkasten, ist sein Anspruch auf Nachzahlung erloschen. "Viele Mieter kennen die Rechtslage nicht" moniert Ulrich Ropertz, Chef des deutschen Mieterbundes. Wüssten sie Bescheid, würden sie nicht fristgerecht zugestellte Nebenkostenrechnungen nicht bezahlen.

Ausnahme höhere Gewalt

Eine Ausnahme gilt, wenn der Vermieter keine Schuld an der Verspätung trägt. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn höhere Gewalt wie Unwetter oder Feuer die Abrechnungsdokumente zerstört haben. Dann muss sich der Vermieter um neue Dokumente bemühen und die Abrechnung erneut vornehmen. Nach Auskunft des Mieterbundes hat er dazu etwa drei Monate Zeit. Erfolgt danach erneut keine fristgerechte Abrechnung, sind die Ansprüche des Vermieters erloschen.

Tipp: Trudelt Ihre Nebenkostenabrechnung verspätet ein, sollten Mieter die Zahlung verweigern. Haben sie voreilig gezahlt, können sie das Geld vom Vermieter zurückfordern, entschied der Bundesgerichtshof (AZ. VIII ZR 94/05).

Mieter können Überschuss zurückfordern

Haben Mieter übers Jahr zu viel an den Vermieter gezahlt, können sie nach erfolgter Nebenkostenabrechnung den überzähligen Betrag zurückfordern. Das gilt auch im Falle einer verspäteten Abrechnung durch den Vermieter. Schwieriger wird es, wenn der Vermieter die Nebenkosten nicht abrechnet. Dann wissen Mieter nicht, ob sie zu viel oder zu wenig gezahlt haben. Kommt man nach eigenen Schätzungen zu dem Schluss, dass man zu viel gezahlt hat, sollte man den Vermieter auffordern, schnellstmöglich abzurechnen.

Tut er dies nicht, bestehen gute Klagechancen vor Gericht. "Rechnet der Vermieter nach Aufforderung durch den Mieter ab und fällt entgegen der Erwartung plötzlich eine Nachzahlung an, dann muss der Mieter diese nicht begleichen, sofern der einjährige Abrechnungszeitrum bereits überschritten ist", betont Ropertz.

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