Der Teufel steckt wie so oft im Detail

Von: hjd
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Aachen. Die Warnungen von Verbänden, Kreditwirtschaft und Bundesregierung sind eindeutig und dramatisch: Ein gutes halbes Jahr vor dem Stichtag haben sich viele Unternehmen in Deutschland noch nicht so mit der Umstellung auf das neue europäische Zahlungsverkehrssystem Sepa beschäftigt, wie sie es eigentlich tun sollten.

Dabei könnten die Konsequenzen für die Unternehmen, die die Umstellung nicht bis zum Stichtag vollzogen haben, gravierend und sogar existenzbedrohend sein – wenn nämlich plötzlich kein Geld von den Kunden mehr kommt oder wenn die Gehälter an die Mitarbeiter nicht mehr ausbezahlt werden. Aber auch für alle Vereine drängt die Zeit, da die meisten ihre Mitgliedsbeiträge per Lastschrift einziehen. Hier also die wichtigsten Fragen und Antworten für Vereine und Unternehmen.

Wann ist der Stichtag?

Unwiderruflich am 1. Februar 2014. Wer auf eine Verschiebung hofft, der dürfte falsch liegen. Eine Übergangsfrist gibt es für Unternehmen und Vereine nicht.

Wie hoch ist der Aufwand?

Er sollte nicht unterschätzt werden. Deshalb der Rat: früh mit der Umstellung beginnen, um allen Eventualitäten gerecht werden zu können.

Was sollte der erste Schritt sein?

Es klingt banal, aber es sollte eine Person geben, die sich mit der Umstellung zentral befasst. Bei größeren Unternehmen dürfte das kein Problem sein, bei Vereinen, kleineren Unternehmen und Selbstständigen ist der Hinweis umso wichtiger. Denn es gibt einiges zu tun. Grundsätzlich gilt: Von der Umstellung sind alle Bereiche eines Vereins oder Unternehmens betroffen, die mit Zahlungsvorgängen und der Verwaltung von Kontodaten zu tun haben.

Was sind die ersten Schritte?

Alle Bankdaten (von Mitarbeitern, Lieferanten, Kunden, Mitgliedern) müssen auf die neue international standardisierte Bankkontonummer Iban und die bei grenzüberschreitenden Zahlungen bis zum 1. Februar 2016 notwendige standardisierte Bankleitzahl BIC umgestellt werden. Diese Daten müssen bei den Kontoinhabern angefordert werden. Auch die eigenen Unterlagen, in denen die Bankverbindung erscheint, müssen umgestellt werden. Das gilt für Rechnungen, Briefköpfe etc.

Was ist mit bestehenden Daueraufträgen?

Die werden in der Regel von den Kreditinstituten automatisch in Sepa-Zahlungen überführt.

Behalten bestehende Einzugsermächtigungen ihre Gültigkeit?

Grundsätzlich ja, sie können automatisch auf Sepa-Lastschriftmandate umgedeutet werden.Mit einer Einschränkung: Sie müssen mit einer physikalischen Unterschrift legitimiert sein. Bei Neuverträgen mit Lastschriftzahlung muss der Zahlungsempfänger ein Sepa-Mandat einholen, welches der gesetzlich vorgeschriebenen Schriftform genügt. Aus Gründen der Beweisbarkeit sollte das Mandat immer eine Unterschrift des Zahlungsempfängers beinhalten. Und: Das Mandat muss natürlich in der gesetzlich vorgegebenen Form vom Zahlungsempfänger verwahrt werden.

Was passiert mit den bisherigen Abbuchungsaufträgen?

An die Stelle der Abbuchungsaufträge tritt die Sepa-Firmenlastschrift, die allerdings nur für den Zahlungsverkehr von Unternehmen untereinander genutzt werden kann. Allerdings gibt es bei der Firmenlastschrift keine Umdeutungslösung wie bei der Einzugsermächtigung. Hierbei sind also ausnahmslos neue Mandate einzuholen. Für den Zahlungsverkehr mit Verbrauchern müssen Unternehmen, die bislang Abbuchungsaufträge genutzt haben, eine andere Zahlungsart, z.B. die Sepa-Basislastschrift, nutzen.

Ist das die einzige Veränderung?

Nein. Um als Zahlungsempfänger Lastschriften auf Basis des neuen Verfahrens nutzen zu können, benötigt der Zahlungsempfänger eine Gläubiger-Identifikationsnummer – eine kontounabhängige und eindeutige Kennung, die ihn als Lastschrift-Einreicher zusätzlich identifiziert. Diese Identifikationsnummer wird bei der Deutschen Bundesbank über das Internet und per Mail beantragt: www.glaeubiger-id.bundesbank.de Außerdem gilt: Das Verfahren und dessen Abwicklung muss mit der Hausbank auf Grundlage einer Inkasso-Vereinbarung fixiert werden. Dazu wird ein entsprechender Vertrag abgeschlossen. Diese beiden Vorgaben sind quasi die Eintrittskarte für das Sepa-Lastschriftverfahren. Natürlich müssen alle Zahlungspflichtigen über das neue Verfahren informiert werden. All das müssen Unternehmen und Vereine organisieren, bevor die erste Lastschrift eingezogen werden kann. Hinzu kommt die Frage, wie man seinen Zahlungsverkehr technisch in das neue Sepa-Verfahren überführen kann – in der Regel eine Frage der IT und entsprechenden Software.

Ändern sich die Fristen?

Lastschrifteinreicher müssen dem Zahlungspflichtigen die Höhe und das Datum des jeweiligen Einzuges mitteilen. So kann dieser für eine ausreichende Deckung seines Kontos sorgen. Sofern beide Parteien nichts anderes vereinbart haben, muss der Zahlungsempfänger 14 Tage vor dem Fälligkeitsdatum den Zahlungspflichtigen über die anstehende Lastschrift informieren. Diese Vorabinformation („Pre-Notification“) – eine Rechnung, ein Vertrag, eine Police – muss den genauen Betrag und das Fälligkeitsdatum enthalten und kann auch mehrere Lastschrifteinzüge ankündigen. Ein vergleichbares Vorgehen ist allerdings oftmals auch heute schon üblich. Zwischen Gläubiger und Zahler können aber auch abweichende Vereinbarungen getroffen werden.

Wann müssen die Zahlungsaufträge bei der Bank des Zahlers vorliegen?

Bei einer Basis-Lastschrift mindestens zwei Tage vor Fälligkeit bei Erst- und mindestens fünf Tage vor Fälligkeit bei Folgelastschriften, bei einer Firmen-Lastschrift jeweils mindestens ein Tag.

Was ist bei einem Widerspruch?

Auch hier wird unterschieden. Eine Basis-Lastschrift kann innerhalb von acht Wochen nach Belastung ohne Angabe von Gründen an den Einreicher zurückgegeben werden. Die entsprechende Kontobelastung wird also rückgängig gemacht. Ein Lastschrifteinzug ohne Mandat, also eine unautorisierte Lastschrift, kann vom Zahler innerhalb von 13 Monaten nach der Kontobelastung zurückgegeben werden. Bei der Firmen-Lastschrift besteht keine Möglichkeit der Rückgabe. Der Zahlungsdienstleister des Zahlers ist verpflichtet, die Mandatsdaten bereits vor der Belastung auf Übereinstimmung mit der vorliegenden Zahlung zu prüfen.

Was ist die größte Herausforderung in dem neuen Verfahren?

Für viele dürfte dies die Mandatsverwaltung sein. Gerade für Vereine und kleinere Unternehmen bringt sie eine große Umstellung mit sich. Ohne eine gute Software geht hier zumindest bei größeren Vereinen oder Unternehmen nichts. Die hohen Anforderungen ergeben sich vor allem daraus, dass zukünftig jedes Mandat und jede damit erfolgte Zahlung und Rücklastschrift jederzeit eindeutig nachvollziehbar sein muss. Jedes Mandat muss dazu eine eindeutige Referenznummer erhalten. Sie darf bis zu 35 nummerische Stellen lang sein und dient in Kombination mit der Gläubiger-ID (ohne die in dieser Nummer enthaltene Geschäftsbereichskennung) der eindeutigen Identifizierung des dem Lastschrifteinzug zugrunde liegenden Mandats. Wichtig: Eine Mandatsrefernznummer darf immer nur einmal vergeben werden.

Aber auch hier steckt der Teufel bestimmt im Detail.

Stimmt. So kommt es bei beleggebundenen Zahlungen oft zu Problemen, weil die Iban fehlerhaft erfasst wird. Deshalb der Rat der Kreditinstitute: die 22 Stellen der Iban in Vierer-Blocks schreiben (die letzten beiden Zahlen als Zweier-Block), mit einer Leerstelle nach jedem Block. Das hat allerdings zur Folge, dass sie in der Papierdarstellung inklusive Leerzeichen 27 Zeichen umfasst. Aber das ist mit Sicherheit nicht der einzige Fallstrick bei der Umstellung auf Sepa. Deshalb ist es für Vereine und Unternehmen wichtig, sich zu umfassend und rechtzeitig informieren: bei Verbänden und Dachorganisationen, bei den Hausbanken oder auch der Bundesbank (Internet: www.sepadeutschland.de).

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