Durchblick im Ämterdschungel: Die Hürden der Uni-Bürokratie meistern

Von: Andreas Thieme, dpa
Letzte Aktualisierung:
studentensekretariat
Schlangestehen vor dem Studentensekretariat: Dort werden Fragen rund um die Einschreibung beantwortet. Foto: dpa

Berlin/Münster. Die Flure sind leer, die Tür verschlossen, der Professor nicht da. Die Sprechstunde? „Fällt heute leider aus”, ist auf einem Zettel zu lesen - dabei rückt die Frist für das Examen immer näher.

Benötigen Studenten in so einer Situation noch dringend eine Unterschrift oder die richtigen Formulare für die Prüfungsanmeldung, haben sie ein Problem. Denn die Mühlen der Uni-Verwaltung mahlen oft nur langsam. Das ist ärgerlich, denn die Warterei und formale Hürden kosten wertvolle Studienzeit. Rechtzeitig informieren lautet daher das Credo, um Herr über die Campus-Bürokratie zu werden.

„Das größte Problem ist, dass Verwaltungsangelegenheiten oft nicht aufeinander abgestimmt sind”, sagt Anja Gadow vom Dachverband der Studentenschaften fzs in Berlin. Gibt der Professor Infos zur Prüfung, das Institut weitere Weisungen und das Prüfungsamt benötigt schließlich doch andere Formulare, geht es Studenten schnell so wie dem Comic-Helden Asterix. Als er beim Behördengang in Rom den Passierschein A 38 besorgen will, schickt ihn jeder Beamte woanders hin. Um das zu vermeiden, sollte Informationen aus Sprechstunden oder von Kommilitonen nicht blind vertraut werden, rät Gadow. Sicher fahre nur, wer alles mit dem zuständigen Prüfungsamt abgleicht.

Doch wer ist eigentlich zuständig? Schließlich gibt es gerade an Massen-Unis viele potenzielle Ansprechpartner. „Wenn es um Übersichten zu Prüfungsleistungen oder um Fragen rund um die Prüfungsverwaltung geht, ist man beim Prüfungsamt richtig”, erklärt Daniel Nölleke, Fachstudienberater am Institut für Kommunikationswissenschaft der Uni Münster. Die Studienberatung in den einzelnen Instituten könne dagegen bei Fragen zum Studienfach helfen - etwa zur Anerkennung von Studienleistungen an anderen Hochschulen, zum Studienverlauf oder zu Auslandsaufenthalten.

Im Studentensekretariat werden Fragen zum Verfahren und den Voraussetzungen der Einschreibung beantwortet. Dort erfahren Studenten auch, wie sie sich beurlauben lassen und welche Fristen bei der Rückmeldung zu beachten sind. Eine Anlaufstelle bei Problemen mit der Organisation oder Fragen rund um Studien- und Prüfungsordnungen ist die Zentrale Studienberatung. Auch der Allgemeine Studierendenausschuss (Asta) und die Fachschaften beraten. Studentische Berater kennen sich oft mit typischen Anliegen der Kommilitonen aus und haben Erfahrung mit Verwaltungsgängen, ergänzt Benita Bischoff, Leiterin des Referats Studienberatung an der Humboldt-Universität in Berlin.

Um sich im Marsch durch die Institutionen nicht zu verirren, lohnt sich vorher ein Blick ins Internet, sagt Nölleke. Fast alle Ämter und Institute haben heute eigene Webseiten. „Die Zuständigkeiten und Sprechzeiten sind dort meist sehr eindeutig beschrieben.” Auch Fristen können oft online eingesehen werden. Wer dennoch unsicher ist, sollte sich nicht vor einem Anruf in der Verwaltung scheuen. Oft seien die Sachbearbeiter untereinander bekannt und könnten falls nötig an den passenden Ansprechpartner verweisen.

Viele Anmeldungen zu Fachprüfungen und Seminaren erfolgen mittlerweile aber ausschließlich über das Internet. Das spare Studenten Nölleke zufolge einige Gänge und mache die Organisation des Studiums komfortabler - es müssen aber auch viel mehr Fristen im Auge behalten werden. In einigen Fällen ist eine persönliche Bestätigung immer noch unerlässlich. „Die Unterschrift oder das gestempelte Universitätssiegel sind noch immer zwei wichtige Elemente der Anerkennung von Studienleistungen.”

Viel Bürokratie ist auch mit der Vorbereitung eines Auslandssemesters verbunden. Hier gilt es Bischoff zufolge, rechtzeitig zu herauszufinden, an welche Uni in welchem Land man möchte, welche Programme dafür angeboten werden und wie viel Vorlaufzeit für die Bewerbung nötig ist.

Wer nach dem Creditpoint-System studiert, sollte sich zudem regelmäßig seine Leistungsübersichten ausdrucken und prüfen, ob alles wie erwartet eingetragen und verbucht wurde, rät Nölleke. So könne vermieden werden, dass die Anmeldung der Bachelorarbeit daran scheitert, dass ein vorgeschriebenes Einführungsseminar noch nicht abgeschlossen oder bestätigt wurde. Gibt es Unklarheiten, empfiehlt der Fachstudienberater den persönlichen Kontakt: „So lässt sich das Problem unkomplizierter und direkter lösen als nach einem langen Hin- und Her von E-Mails.”

Vor Beratungen gut einlesen

Vor dem Gang zu einer Beratung empfiehlt Gadow, sich gründlich einzulesen. Die Sprechzeiten der Verwaltung seien ohnehin kurz, andererseits könne man durch eigenes Vorwissen bürokratischen Irrtümern vorbeugen. Klare Ansagen wie „Ich brauche diese Note, um mich für jenes Seminar anzumelden” helfen außerdem, einen Professor zu einer schnellen Korrektur der Hausarbeit zu bewegen. Wer allerdings auf den letzten Drücker kommt und dann noch vorlaut ist, macht sich keine Freunde. Manchmal wirkt es Wunder, wenn ein respektvoller Umgang mit den Sekretärinnen gepflegt wird.
Leserkommentare

Leserkommentare (0)

Sie schreiben unter dem Namen:



Diskutieren Sie mit!

Damit Sie Artikel kommentieren können, müssen Sie sich einmalig registrieren — bereits registrierte Leser müssen zum Schreiben eines Kommentars eingeloggt sein. Beachten Sie unsere Diskussionsregeln, die Netiquette.

Homepage aktualisiert

Finden Sie jetzt neue aktuelle Informationen auf unserer Startseite

Wieder zur Homepage

Die Homepage wurde aktualisiert