Microsoft Office 365: Komplettlösung aus der Cloud

Von: Thomas Joos
Letzte Aktualisierung:
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Aachen. Bei Office 365 können Unternehmen mit den aktuellen Serverversionen von Microsoft arbeiten, ohne diese selbst betreiben oder warten zu müssen. Und sie erhalten zusätzlich noch die notwendigen Client-Anwendungen. Grund genug, die Lösung eingehender zu betrachten.

Office 365 umfasst die aktuellen Versionen von Office Web Apps, Exchange Online, SharePoint Online und Lync Online. Hinzu kommt die Option Microsoft Office 2010 Professional Plus, die man für die Zeit der Nutzung von Office 365 mieten kann. Office 365 ist die zweite Generation der Lösung, die bislang unter dem wenig eingängigen Namen Business Productivity Online Suite angeboten wird. Bisherige Kunden von Office Live Small Business werden laut Microsoft auf Office 365 migrieren können. Unternehmen können über diese Suite also mit den mächtigsten Serverversionen von Microsoft arbeiten, ohne selbst Server betreiben oder warten zu müssen, und erhalten zusätzlich noch die notwendigen Client-Anwendungen.

Office 365 ist der direkte Nachfolger von Business Productivity Online Suite (BPOS) mit den neuen Serverversionen. Die Online-Suite ermöglicht den Betrieb verschiedener Anwendungen und Serverlösungen im Internet und in den Microsoft-Rechenzentren. In BPOS waren noch die älteren Versionen der Produkte integriert, während Office 365 auf Exchange Server 2010, SharePoint 2010 und Lync Server 2010 setzt.

Neben Exchange Online, SharePoint Online und Lync Online (Nachfolger des Office Communication Server) sind in Office 365 jetzt auch die Office Web Apps integriert. Über Exchange Online stellt Microsoft gehostete Exchange-Postfächer auf Basis von Exchange Server 2010 zur Verfügung. Im Gegensatz zu vielen anderen Anbietern, die ebenfalls Exchange-Postfächer online anbieten, sind Office-365-Postfächer direkt bei Microsoft gehostet. Mit SharePoint-Online steht ein Intranetportal mit Dokumentenverwaltung und Teamarbeit zur Verfügung. Microsoft unterscheidet zwei Stufen bei den Webbrowsern für die Unterstützung von SharePoint Online: Browser der Ebene eins können alle Funktionen in SharePoint nutzen, einschließlich der Zentraladministration zur Verwaltung der verschiedenen Websites. Zu diesen Browsern gehören Internet Explorer 7, Internet Explorer 8 und Mozilla Firefox ab Version 3.x. Die 64-Bit-Versionen von Windows 7 und Windows Vista sind nicht in allen Funktionen uneingeschränkt, was an der etwas anderen Struktur des Betriebssystems liegt.

Browser der Ebene zwei bieten Grundfunktionen und sind bei der Verwendung von SharePoint Online eingeschränkt. Zu diesen Browsern gehören Apple Safari 4.x und Mozilla Firefox, wenn Sie diesen unter Apple Mac OS X Leopard oder unter Linux betreiben. Auch der Zugriff über iPad und iPhone funktioniert. Sie können hier entweder angepasste Apps herunterladen oder den integrierten Browser Safari im iPhone oder iPad benutzen. Änderungen, die Webentwickler, Administratoren oder Anwender vornehmen, sind sofort in der Seite sichtbar(What you see is what you get, WYSIWYG). Das heißt: Die Zeiten, in denen Sie Änderungen an verschiedenen Stellen vornehmen mussten und diese erst nachträglich sichtbar waren, sind vorbei.

Alle Dienste lassen sich auch zusammen nutzen, sodass Anwender über eine einzelne Anmeldung auf alle Funktionen zugreifen können. Wenn Unternehmen mehrere Postfächer buchen, können die Mitarbeiter untereinander Informationen und E-Mails genauso austauschen wie beim Einsatz einer eigenen Infrastruktur mit Exchange Server 2010.

Gemeinsames Adressbuch, öffentliche Ordner, freigegebene Kalender, Zugriff auf andere Postfächer, Besprechungen, Stellvertretungen, gemeinsame Kontakte, Aufgaben - alles ist möglich, ohne selbst einen Exchange-Server installieren, betreiben, sichern und verwalten zu müssen. Die komplette Wartung und Aktualisierung der Server übernimmt dabei Microsoft, die Server stehen in Rechenzentren der Redmonder. Außerdem sichert Microsoft die Daten täglich und scannt E-Mails nach Viren und Spam.

Im Lieferumfang ist keine Outlook-Lizenz enthalten, Sie können Office 2010 Professional Plus aber zu dem Paket hinzubuchen. Für Office Web Apps gibt es keine Version von Outlook, doch über Outlook Web App kann man auf Exchange-Postfächer zugreifen. Auch die Anbindung von mobilen Geräten auf Basis von Windows Mobile ist problemlos über Exchange-ActiveSync möglich. Neben Windows-Mobile-Geräten unterstützen diesen Standard mittlerweile die meisten Geräte von Nokia und auch Apples iPhones sowie das neue iPad. Aktuelle BlackBerry-Geräte oder Google Android können sich ebenfalls mit ActiveSync synchronisieren.

Anwender, die von normalen PCs mit Outlook Anywhere über das Internet an Exchange angebunden sind, haben keinen Geschwindigkeitsnachteil, da die Daten lokal in einer OST-Datei zwischengespeichert sind. Aus diesem Grund ist auch der Offline-Betrieb möglich.

Office Web Apps sind Online-Versionen von Word, PowerPoint, Excel und OneNote aus der neuen Version Office 2010. Natürlich sind die Anwendungen von der Bedienung im Vergleich zu lokal installierten Office-Versionen eingeschränkt. Der Zugriff auf Exchange-Postfächer kann über Outlook Web App erfolgen. Diese Anwendung gehört aber zu Exchange und hat nichts mit den Office Web Apps zu tun.

Die meisten Anwender werden aber sicherlich mit dem Funktionsumfang zufrieden sein, da nicht alle Benutzer sämtliche Funktionen der Office-Programme ausnutzen. Die Online-Versionen können zum Beispiel keine komplexen Dokumente mit Inhaltsverzeichnisses oder Fußnoten bearbeiten oder anzeigen. Andere Formatierungen funktionieren jedoch problemlos, das gilt auch für Autorkorrektur, Rechtschreibprüfung oder Schrift- und Absatzformatierung. Auch Tabellen oder Bilder lassen sich einfügen. Die Dokumente, die Sie online erstellen, sind vollkommen kompatibel mit den Offline-Produkten von Office 2010. Die erstellten Dokumente können Anwender daher auch mit herkömmlichen Word-Editionen weiterbearbeiten und lokal oder im Internet speichern.

Je nach abgeschlossenem Vertrag können Unternehmen zusätzlich zu Office 365 auch Lizenzen für Office 2010 Professional Plus buchen, sodass auch offline mit Dokumenten gearbeitet werden kann. In künftigen Versionen will Microsoft zudem die Kundenverwaltungssoftware Dynamics CRM in Office 365 integrieren. Arbeiten mehrere Personen an einem gemeinsamen Dokument, sehen die Anwender dies in Word und erhalten entsprechende Informationen. Das heißt: Über SharePoint 2010 und Office 2010 ist Gruppenarbeit mit Dokumenten - gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten und Mehrbenutzerarbeit - kein Problem mehr, und das ganz ohne Einarbeitung und Schulung; mit Vorgängerversionen von SharePoint 2010 und Office 2010 war das nicht möglich. Nun sind alle Änderungen, die Bearbeiter vornehmen, sofort für alle anderen Anwender verfügbar. Hat ein Anwender seine Passage bearbeitet und gespeichert, ist diese wieder für andere Anwender verfügbar und lässt sich erneut überschreiben. SharePoint speichert allerdings alle Versionen ab und zeigt diese in Office auf der Registerkarte Datei an.

Die Ribbon-Bar (Menüband)-Bedienung in Office 365 ist an Office 2010 angelehnt und bietet ähnliche Funktionen und Möglichkeiten. Das erleichtert die Arbeit der Anwender, auch wenn sie Office Web Apps einsetzen. Im oberen Bereich des Fensters steht ein Menü zur Verfügung, das an Office 2010 erinnert und die Bedienung wesentlich vereinfacht. Diese Oberfläche können Entwickler an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Die Kommunikation mit Benutzern erlaubt auch die Verwendung von AJAX-Fenstern. Auf diese Weise lassen sich in Dokumentenbibliotheken wesentlich einfacher Dateien hochladen, zum Beispiel per Drag & Drop.

Microsoft bietet Office 365 in den Editionen Small Business und Enterprise an. Die Small-Business-Edition steht 30 Tage kostenlos zur Verfügung und kostet dann etwa 6 US-Dollar pro Monat beziehungsweise in Europa 6 Euro in Europa. Die Edition ist für Unternehmen bis zu 25 Anwender ausgelegt. User können mit normalen Client-Anwendungen auf SharePoint, Exchange und Lync zugreifen, aber natürlich ist auch der uneingeschränkte Zugriff mit Smartphones, zum Beispiel per Windows Phone 7, iPhones, Android oder BlackBerry möglich.

Neben den Möglichkeiten von SharePoint 2010 zur Dokumentenverwaltung und Website-Erstellung sowie dem Postfachzugriff über Exchange und der Echtzeitkommunikation mit Lync können Anwender auch mit den Office Web Apps arbeiten. Zum Lieferumfang gehört zudem ein integrierter Viren- und Spamschutz der Postfächer auf Basis von Forefront Security. Microsoft garantiert eine Verfügbarkeit von 99,9 Prozent und einen 24x7 Online-Support; das gilt auch für die Enterprise Edition.

Die Enterprise-Edition bietet zusätzlichen Support, zum Beispiel per Telefon, und kostet zwischen 2 und 27 US-Dollar. Die 2-US-Dollar-Variante ist für Anwender geplant, die keinen eigenen Rechner haben, sondern von unterwegs von verschiedenen Rechnern auf die Firmendaten zugreifen. Anwender zahlen im Normalfall etwa 11 Euro pro Monat. Wer zusätzlich noch Office 2010 Professional Plus einsetzen will, muss pro Benutzer mit etwa 27 US-Dollar oder 28 Euro rechnen. Unternehmen, die aktuell noch BPOS lizenziert haben, erhalten die Möglichkeit zum Update. Außerdem sind die Möglichkeiten der Anbindung per Active Directory in der Enterprise-Edition erweitert.

Wenn Sie Office 365 testen möchten, können Sie sich auf der Registrierungsseite anmelden. Verwenden Sie dazu am besten den Internet Explorer, da das Anmeldeformular mit anderen Browsern teilweise Probleme hat. Administratoren können die Online-Umgebung für die Anwender einrichten und erhalten dazu eigene Ansichten; sie müssen nur die generelle Anbindung und die firmenspezifischen Einstellungen konfigurieren.

Die Server selbst stehen in Microsoft-Rechenzentren, das heißt, Unternehmen müssen sich nicht um die Infrastruktur kümmern. Hingegen arbeiten die Anwender mit den herkömmlichen Client-Anwendungen, zum Beispiel mit Outlook 2010; daher ist die Anbindung für sie komplett transparent. Die Verbindung von Outlook zu den Exchange-Servern in der Cloud läuft über Outlook Anywhere und damit HTTPS. Die Server unterstützen auch die Autodiscover-Funktion, bei der Outlook seine Konfiguration über die E-Mail-Domäne erhält. Die Anwender müssen nur Outlook starten und E-Mail-Adresse sowie Kennwort eingeben. Die Anbindung an SharePoint erfolgt über den Internet Explorer.

Die Postfächer dürfen eine Größe von 25 GByte erreichen, Anhänge können 25 MByte groß sein, und zwar bei Small Business und Enterprise. Bedienung und Verwaltung der Programme orientieren sich an den Serverversionen beziehungsweise an Office 2010. Bei SharePoint und Office kommt vor allem das neue Menüband zum Einsatz. Mit SharePoint Workspace 2010, das Bestandteil von Office 2010 ist, können Anwender Inhalte von SharePoint 2010 synchronisieren und offline verwenden. Diese Technik ist allerdings auch verfügbar, wenn Unternehmen auf die Offline-Serverversionen setzen und SharePoint selbst betreiben.

Durch die Integration von Funktionen des Lync Server 2010 können angebundene Anwender auch über Instant Messaging kommunizieren und zudem VoIP nutzen. Aktuell ist allerdings nur eine interne Kommunikation möglich; eine Anbindung ans Festnetz ist geplant, aber noch nicht umgesetzt.

Unternehmen die Lync Server 2010 lokal betreiben, können Lync darüber hinaus als Telefonanlage nutzen; online soll die Möglichkeit über Partner eingebunden werden, was aktuell aber noch nicht integriert ist. Neben der Audio- und Textkommunikation ermöglicht Lync Online auch Videoübertragung, Desktop-Sharing und Whiteboards mit wenigen Klicks. Die Nutzer sollten mit der Technik also schnell zurechtkommen. Auch externe Kontakte lassen sich über einen Client oder eine Websitzung anbinden.

Anwender können durch die Verbindung von Exchange und Lync auf E-Mails mit IM-Nachrichten antworten und sehen in Statusmeldungen, welche Kollegen aktuell online sind. Diese Meldungen sind in Outlook, SharePoint und allen Office-Produkten verfügbar.

Unternehmen, die neben Exchange, SharePoint und Lync sowie Office auch Datenbanken betreiben wollen, können einen weiteren Cloud-Dienst von Microsoft nutzen.

Windows Azure richtet sich an Unternehmen, die Anwendungen weltweit hochverfügbar bereitstellen wollen. Die Kommunikation findet ebenfalls über das Internet statt. Die Basis ist Windows Azure OS, ein Betriebssystem das auf virtuelle Server in den Rechenzentren von Microsoft aufbaut.

Auf dieser Basis setzen zusätzliche Dienste auf, zum Beispiel SQL Azure. Aber auch Partner bieten Lösungen und Anwendungen über die Windows-Azure-Plattform an. Zusammen mit Office 365 erhalten Anwender also eine vollständige Serverinfrastruktur inklusive Datenbanken.

Durch die enge Verzahnung des Exchange Server 2010 mit Produkten wie SharePoint 2010, Lync Online und Office Web Apps erhalten Unternehmen eine umfangreiche Suite zur Kommunikation und Online-Arbeit.

Office 365 ermöglicht es, die aktuellen Serverlösungen von Microsoft einzusetzen, ohne selbst diese Server betreiben zu müssen. Die Verwaltung erfordert keine komplizierte Ausbildung oder Zertifizierung, sondern besteht allein in der Konfiguration der Benutzer. Durch die Integration der Office Web Apps und SharePoint 2010 können Nutzer von überall Dokumente in den Bibliotheken direkt im Browser öffnen, ohne dass auf dem entsprechenden Computer eine Anwendung installiert sein muss.

Vor allem kleinere Unternehmen, die bislang keine entsprechenden Server einsetzen, können davon profitieren, und das bei planbaren Kosten. Wer eine Migration zu aktuellen Serverprodukten vorhat, sollte Office 365 bei Verfügbarkeit in Deutschland testen, um sich einen Überblick zu verschaffen.

Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag unserer Schwesterpublikation TecChannel. (ph)

© IDG / In Zusammenarbeit mit computerwoche.de
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