Berlin - Digitalisierung von Archiven

Digitalisierung von Archiven

Von: zv
Letzte Aktualisierung:

Berlin. Der Fortschritt schreitet unaufhörlich voran, allerdings wird er häufig ausgebremst durch veraltete Methoden wie bei der Archivierung.

Die Archivierung von Unterlagen macht täglich einen beachtlichen Teil der Arbeiten innerhalb eines Unternehmens aus. Obwohl das Ablegen von Unterlagen in Papierform nicht sehr zeitaufwendig ist, ist es umso zeitraubender, wenn aus den Archiven wieder Dokumente hervorgeholt werden müssen.

Durch die Digitalisierung von Archiven wird nicht nur die Ablage zukünftig vereinfacht, auch das Wiederfinden von Unterlagen geht schneller vonstatten und außerdem bringen digitale Archive noch zahlreiche weitere Vorteile mit sich.

Daten dauerhaft sichern

Archive in Papierform benötigen nicht nur sehr viel Platz, sie sind auch nicht von langer Dauer. Ein großes Problem im Rahmen der Archivierung ist die Tinte, die im Laufe der Jahre verblasst. Laut Gesetz müssen Unterlagen wie Rechnungen mehrere Jahre aufbewahrt werden, doch häufig hält die Tinte wie auf Kassenbons nicht einmal ein Jahr, ohne zu verblassen.

Durch die Digitalisierung von Archiven ist es möglich die Informationen platzsparend weit über die gesetzlichen Fristen hinaus zu speichern. Gerade eine langfristige Datenerhebung ist für viele Unternehmen sehr wichtig um die Entwicklung über viele Jahre zu beobachten und auf Basis der gesammelten Daten auch zukünftige Entscheidungen zu treffen.

Den Überblick behalten

Obwohl mit einem guten Ablagesystem Dokumente strukturiert verwaltet werden können, bietet eine digitale Archivierung deutlich mehr Möglichkeiten zur Kategorisierung. Neben der chronologischen Archivierung, anhand derer innerhalb bestimmter Zeiträume nach Daten gesucht werden kann, bieten digitale Archive mit der Möglichkeit zur Volltextsuche einen unschlagbaren Vorteil.

Mittels dieser Funktion können alle Dokumente nach bestimmten Schlagworten durchsucht werden und damit wird gleichzeitig das Risiko verringert möglicherweise wichtige Dokumente mit relevanten Inhalten zu übersehen.

Durch die deutlich bessere Funktion zur Durchsuchung von digitalen Archiven, wie sie etwa von Rakers angeboten wird, werden auch nicht mehr redundante Informationen abgelegt bzw. auf redundante Dokumente zugegriffen und möglicherweise mit unterschiedlichen Datenbeständen weiter gearbeitet.

Jederzeit verfügbar

Einen großen Pluspunkt, denn digitale Archive mit sich bringen, ist deren Verfügbarkeit und die Möglichkeit zur Beschränkung von Zugängen. Mitarbeiter erhalten eigene Berechtigungen für unterschiedliche Bereiche von Archiven, wodurch die gespeicherten Dokumente sicher vor unerlaubten Zugriffen sind. Ein weiterer Vorteil, wenn die Archivierung über einen Cloud-Dienst erledigt wird, ist deren ständige Verfügbarkeit.

Dokumente können dann nicht nur mit dem PC bzw. Laptop abgerufen werden, sondern es kann auch mobil etwa mit dem Smartphone darauf zugegriffen werden. Dies bietet gerade für Unternehmen mit verteilten Arbeitsplätzen bzw. mobilen Mitarbeitern eine große Erleichterung, da beispielsweise Kunden deutlich besser beraten werden können, indem auf fundierte Erfahrungswerte in den Archiven zurückgegriffen werden kann.

Platzsparend und sicher archivieren

Im Vergleich zu unzähligen Aktenordnern, die Schränke füllen, benötigen kleine Datenspeicher deutlich weniger Platz, durch die Speicherung in einer Cloud fällt die Lagerung von Datenträgern vor Ort gänzlich weg. Unternehmen sind nicht nur gesetzlich dazu verpflichtet Dokumente für bestimmte Zeit zu archivieren, in bestimmten Branchen ist es auch vorgeschrieben Datenbestände noch gewisser Zeit zu vernichten.

Statt tagelang Papier durch den Shredder zu jagen, können diese Vorgänge mit nur einem Klick zeitsparend erledigt werden. Ein weiterer Pluspunkt, denn die digitale Archivierung besitzt ist, dass archivierte Dokumente nachträglich nicht manipuliert werden können.

Sie schreiben unter dem Namen:

Homepage aktualisiert

Finden Sie jetzt neue aktuelle Informationen auf unserer Startseite

Wieder zur Homepage

Die Homepage wurde aktualisiert