Die besten Tools für Lotus Notes

Von: Markus Strehlitz
Letzte Aktualisierung:
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Aachen. Während IBM auf Social Software setzt, erfreut sich Notes/Domino reger Beliebtheit, wie die vielen Partnerlösungen zeigen.

IBM verkündet gerne das nahe Ende der E-Mail. Der IT-Konzern sieht Social-Software-Technologien als die Kommunikationskanäle der Zukunft. Doch trotzdem ist die integrierte Messaging- und Kalenderanwendung Lotus Notes weiterhin die zentrale Plattform im Collaboration-Portfolio von IBM - inklusive der Server-Variante Domino.

Das ist aber kein Widerspruch. Notes bietet auch Funktionen für die Zusammenarbeit sowie das Aktivitätenmanagement. Und entsprechend IBMs Ausrichtung auf Social Computing lassen sich die Unified-Communications-Plattform Sametime sowie die Web-2.0-Lösung Connections mit Notes integrieren. Das einstige Groupware-System soll somit zur Standard-Bürolösung für das Enterprise 2.0 werden, wenn es nach den Plänen von IBM geht.

Doch Notes verknüpft sich nicht nur mit den hauseigenen Produkten. Rund um Notes und Domino existiert ein großes Ökosystem aus Zusatzwerkzeugen. Diese bieten dem Nutzer ein breites Spektrum an Unterstützung für seine tägliche Arbeit. Eine besonders große Auswahl hat er, wenn es um Lösungen geht, die beim Management der E-Mails behilflich sind. In diesem Bereich gibt es erwartungsgemäß relativ viele Notes-Erweiterungen - etwa um die digitale Post zu schützen oder das Mail-System zu entlasten.

Cryptshare kann den Empfänger mit einer automatisch generierten Mail darüber informieren, dass eine verschlüsselte E-Mail für ihn bereit liegt. Dazu trägt der Versender die entsprechende Mail-Adresse in eine Eingabemaske ein.

Die ULC-Software stellt Formulare bereit und listet sie anhand von verschiedenen Kriterien auf.

Mind-Maps können in vielen Projekten für einen besseren Überblick sorgen - etwa wenn es darum geht, ein neues Produkt einzuführen.

Dank OfficeMaster landen auch Faxe in der In-Box von Notes. Die Software muss dafür nicht auf dem Rechner des Endanwenders installiert sein.

Wichtige Post muss archiviert werden. Aus der Notes-Mailbox heraus lassen sich daher E-Mails in das Dokumentenmanagement-System von SAP einchecken.

TimeFlex stellt innerhalb von Notes die Termine von Mitarbeitern und die belegten Ressourcen dar.

Innerhalb von Notes stehen dem Anwender verschiedene Druckoptionen zur Verfügung - die passende Anwendung für das Dokument muss dabei nicht auf seinem PC installiert sein.

Mit dem Creator von Conet lassen sich Inhalte aller Art auf Web-Seiten publizieren - neben Bildern und Texten auch Videos.

KnowledgeGateway legt die Inhalte von E-Mails dort hin, wo sie wirklich gebraucht werden. Im richtigen Zusammenhang abgespeichert, lassen sich die Informationen später schneller wiederfinden.

Das Zusatz-Tool BCC_Charon macht aus Lotus Notes eine Lösung, mit der sich auch Faxe empfangen und verschicken lassen.

Die Software MBS Unite gibt Nutzern einen Überblick über die anstehenden Aufgaben, indem sie To-Do-Listen aus unterschiedlichen Anwendungen zusammenführt.

Der Edcom Vacation Manager bietet eine Reihe von Funktionen rund um die Verwaltung von Urlaubsanträgen - wie zum Beispiel das Auflisten der Mitarbeiter mit ihren Urlaubskonten.

ZipMail macht aus Mail-Anhängen automatisch komprimierte Zip-Dateien. Die Applikation läuft im Hintergrund, für den Anwender ändert sich laut Anbieter nichts.

Genius Project for Domino bietet ein umfangreiches Set an Möglichkeiten, um Projekte zu managen, zu planen und zu bewerten.

Drei Lösungen für Lotus Notes mit wachsendem Funktionsumfang stellt Anbieter Team4 für das Beziehungsmanagement zur Verfügung. Team4 Vertrieb ist eine davon.

Auf Basis von Lotus Notes lassen sich mit Zeitscan Arbeitszeiten erfassen - inklusive Sonderregelungen.

Mehrere Module für den Aufbau einer Webpräsenz bietet Timetoweb CMS. Neben klassischem Contentmanagement sind dies auch Web-2.0-Werkzeuge.

Funktionen für das Kundenbeziehungsmanagement stellt Youatnotes CRM bereit. Dazu gehört unter anderem die Verwaltung von Kontakten.

Mit dem ToDo Manager von Cobalt stehen Anwender einfache Projektmanagement-Funktionen zur Verfügung. Dazu zählt auch das Management von To-Do-Listen.

Mit dem c.-RiskManager lassen sich Geschäftsrisiken sowie die passenden Gegenmaßnahmen auflisten und bewerten.

Doch daneben haben Anbieter Verknüpfungen mit viele unterschiedlichen Technologien entwickelt: zum Beispiel für das Dokumenten-, das Projekt- oder das Kundenbeziehungsmanagement. Darüber hinaus gibt es Erweiterungen in Bereichen, die bereits vom Lotus-Portfolio abgedeckt werden - wie etwa für Unified Communications. Diese können gerade für kleinere Unternehmen eine Alternative zu den im Einzelfall überdimensionierten IBM-Lösungen darstellen.

Zu den Zusatzwerkzeugen für Notes zählen auch Integrations-Tools, die eine Verbindung zwischen dem Lotus-System und SAP aufbauen. Schließlich haben viele Notes-Nutzer die Unternehmenssoftware aus Walldorf im Einsatz und benötigen eine Möglichkeit, um Daten zwischen beiden Lösungen auszutauschen.

Per E-Mail werden mittlerweile auch sensible Daten verschickt, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind. Daher müssen die Attachements entsprechend geschützt werden. In solchen Fällen kommt Cryptshare for Notes zum Einsatz. Die Software verschlüsselt Dateianhänge, die mit Lotus Notes verschickt werden. Dazu ersetzt Cryptshare das Attachement durch einen Link - automatisch und auf Basis eines vorher definierten Regelwerks. Der Anhang selbst wird verschlüsselt auf einem intern installierten Server abgelegt. Dieser ist über einen Browser zugänglich. Nachdem der Empfänger die E-Mail mitsamt dem Link erhalten hat, kann er das Attachement vom Server abrufen. Den passenden Schlüssel stellt der Versender vorher zur Verfügung. Da der Datei-Transfer nicht mehr über das E-Mail-System abläuft, wird dieses entlastet.

Über die Notes-Oberfläche kann eine Datei auch direkt auf den Server gelegt und eine automatische Mail an den Empfänger generiert werden. Sämtliche Vorgänge werden protokolliert. Das Produkt unterstützt Attachements mit einer Größe von bis zu zwei Gigabyte.

Kategorie: E-Mail-Management

Hersteller: befine Solutions

Website: www.cryptshare.com

Technische Voraussetzungen: Lotus Domino, Lotus Notes

Zielgruppe: Unternehmen jeder Größe, die häufig vertrauliche Dateien verschicken und die ihr eigenes Mail-System und das ihrer Partner nicht mit großen Datenmengen belasten wollen.

Mit dem ULC.Formular- & Prozessmanager können Anwender Formulare und Genehmigungsprozesse über Lotus Notes bereit stellen. Die Abläufe lassen sich dabei mit allen Genehmigungsstufen, Aktionen und Berechtigungen abbilden. Die Formulare enthalten die erforderlichen Tabellen, Felder und Funktionen. Die zuständigen Mitarbeiter werden per Dokumentenlink in einer E-Mail über neue Anträge informiert, um sie zu genehmigen. Bereits erstellte Prozesse und Aktionen lassen sich als Vorlage verwenden. Die Entscheidungsprozesse und Genehmigungsdaten werden dokumentiert und archiviert.

Eine Skript-Funktion erlaubt den generischen Zugriff auf externe Notes-Datenbanken.
Hersteller ULC sieht mögliche Einsatzgebiete im Finanz- und Rechnungswesen und in der Personalabteilung.

Kategorie: Workflow

Hersteller: ULC Business Solutions

Website: www.ulc.de

Systemvoraussetzungen: Lotus Domino, Lotus Notes ab Version 7

Zielgruppe: Unternehmen jeder Größe und Branche, die in einer zentralen Anwendung wie dem Notes-Client ihre Prozesse und Formulare ohne tiefgründige Programmierkenntnisse erstellen wollen..

Um Teams bei deren täglichen Aufgaben zu unterstützen, können Unternehmen ihr Lotus-Notes-System um Projektmanagement-Funktionen erweitern. Mit Weilgut MindPlan lassen sich Aktivitäten, Prozesse, Termine und Ressourcen planen und steuern. Dafür bietet die Software sowohl Mind-Maps als auch einen GANTT-Editor für die Erstellung von Balkenplänen. Letzterer vereinfacht unter anderem die zeitliche Planung von Aufgaben. Mind-Maps helfen zum Beispiel beim Erstellen von Aktivitätenlisten.

Die Software bietet darüber hinaus Auswertungsmöglichkeiten, um etwa den Fortschritt, die Kostenentwicklung und die Ressourcensituation eines Projekts nachzuverfolgen. Zudem unterstützen spezielle Funktionen die Meeting- und Workshop-Planung. So werden zum Beispiel Besprechungseinladungen direkt über den Notes-Kalender verschickt.

Kategorie: Projektmanagement

Hersteller: Haus Weilgut Computer Conception

Website: www.weilgut.de

Systemvoraussetzungen: Lotus Domino, Lotus Notes ab Version 6.5

Zielgruppe: kleine und mittlere Unternehmen; Führungskräfte, Projektmanager, Mitarbeiter mit Koordinationsaufgaben in allen Bereichen

Neben Notes bietet IBM-Lotus weitere Collaboration-Produkte und deckt somit das gesamte Spektrum an Technologien in diesem Bereich ab. Für Unified Communications etwa stellt Big Blue seine Plattform Lotus Sametime zur Verfügung. Wer aber die Investition in Sametime scheut, kann auf Alternativen wie zum Beispiel OfficeMaster zurückgreifen. Das Werkzeug ist eher auf kleinere und mittelgroße Unternehmen ausgerichtet und macht Lotus Notes zur zentralen Anwendung für Unified Communications.

Nutzer können mit der Software Faxe und SMS über die Notes-Oberfläche empfangen und versenden. Eine Installation von OfficeMaster auf dem Arbeitsplatzrechner ist dafür nicht notwendig.

Die Voicemail-Komponente nimmt von einer Telefonanlage umgeleitete Rufe an und routet sie auf den integrierten Voice-Server. Der Anwender kann die Sprachnachrichten in seinem Mail-Client empfangen.

OfficeMaster bietet außerdem CTI (Computer Telefonie Integration), um Telefongespräche aufzubauen und entgegenzunehmen. Über den Notes-Client lässt sich zum Beispiel eine Telefonverbindung starten. Voraussetzung dafür ist die Installation eines TAPI-Servers im Netzwerk.

Kategorie: Unified Communications

Hersteller: Ferrari electronic

Website: www.ferrari-electronic.de

Systemvoraussetzungen: Lotus Domino, Lotus Notes ab Version 4.6

Zielgruppe: kleine und mittlere Unternehmen sowie Behörden

Viele Notes-Anwender setzen SAP als betriebswirtschaftliche Software. Dabei ist aus vielerlei Gründen der Datenaustausch zwischen beiden Systemen besonders sinnvoll - etwa weil per E-Mail Informationen zu Projekten oder Verträge empfangen und verwendet werden, die in SAP liegen oder dort abgespeichert werden sollen. Daher gibt es Integrationswerkzeuge wie die it.smart-connect Suite. Sie stellt die Verbindung zwischen den Systemen her und verhindert eine redundante Datenhaltung.

Die Suite besteht aus drei Lösungen: it.smart-connect verbindet die Notes-Datenbanken mit der SAP RFC-Schnittstelle. Damit lassen sich Informationen von Notes zu SAP übertragen sowie aus dem IBM-System heraus aus der ERP-Software abfragen. Der Austausch der Daten wird in Notes angestoßen - entweder manuell vom Anwender oder als regelmäßige Funktion. Mithilfe it.smart-listener wird SAP zum auslösenden System für den Datenübertragung. Das Werkzeug gibt neue oder geänderte Informationen aus der ERP-Lösung in Echtzeit an die Notes-Anwendung weiter.

Die Komponente it.DMS-connect übermittelt E-Mails mitsamt Anhängen direkt aus Notes nach SAP. Die Mails lassen sich klassifizieren und im SAP-eigenen Dokumentenmanagement-System ablegen.

Kategorie: SAP-Integration

Hersteller: itelligence

Website: http://it-smart-connect.itelligence.de

Systemvoraussetzungen: Lotus Domino, Lotus Notes ab Version 7, SAP

Zielruppe: Unternehmen jeder Größe, die Daten zwischen Notes und SAP austauschen möchten.

Einen Gruppenkalender für kleine und große Notes-Umgebungen stellt Anbieter SDFE mit seinem Produkt TimeFleX zur Verfügung. Der in Notes integrierte Kalender bietet den Anwendern eine Jahres-, Monats-, Wochen und Tagesansicht und ist sowohl für den Einsatz in einzelnen Teams als auch im gesamten Unternehmen geeignet. TimeFlex benötigt keine zeitgesteuerten Agenten zum Sammeln von Daten aus den Mail-Datenbanken. Somit werden auch keine redundanten Informationen erzeugt. Die Lösung reift direkt auf die Datenbanken der Endanwender oder die in Notes vorhandene Busytime zu.

Zu den Funktionen zählen unter anderem:

Skalierbare Ausdrucke aller Kalenderansichten

Benutzerdefinierte Gruppenkalender-Konfigurationen sind möglich

Farbzuordnung nach Mitarbeiter oder Kategorie

On-the-fly-Filtereinstellungen zur Auswahl der darzustellenden Einträge

Mehrsprachigkeit

Dynamisches Anpassen des Layouts an die Fenstergröße

Integrierte internationale Feiertagsverwaltung

Offline-Betrieb möglich

Multi-Domain-Integration

Kategorie: Büroorganisation

Hersteller: SDFE

Website: www.sdfe.de

Systemvoraussetzungen: Lotus Domino, Lotus Notes ab Version 6

Zielgruppe: Unternehmen jeder Größe und Branche

Im Standard bietet Lotus Notes nur wenige Möglichkeiten, Dokumente automatisiert auszudrucken. In der Regel muss der Anwender erst die passende Applikation öffnen, um elektronische Schriftstücke zu drucken, die er als Mail-Anhänge erhält. Das kann sehr zeitaufwändig werden - vor allem wenn er regelmäßig viele Dokumente wie etwa Produktinformationen bearbeiten muss. SL Print for Notes erweitert das Lotus-System um die Möglichkeit, Texte oder Tabellen in automatisierter Weise auf Papier zu bringen.

Die Software stellt dem Anwender innerhalb seiner Mailbox eine Funktion zum Druckaufruf zur Verfügung. Diese bietet ihm verschiedene Möglichkeiten - etwa für die Auswahl der richtigen Druckers, den Druck der eigentlichen E-Mail oder ihrer abschließenden Löschung. Anschließend wird er Job an den Domino-Server übergeben. Dieser überprüft nun die Dokumente auf weitere Verweise und Anhänge und druckt das Gewünschte über das Netzwerk aus. Die Standardanwendungen müssen somit nur auf dem Server vorhanden und lizenziert sein.

Kategorie: Dokumentenmanagement

Hersteller: Schleicher System

Website: www.schleicher-systemag.de

Systemvoraussetzungen: Lotus Domino, Lotus Notes ab 6.5

Zielruppe: Unternehmen jeder Größe und Branche, bei denen ein starker und regelmäßiger Austausch von Dokumenten stattfindet

Mithilfe von Creator lässt sich der Notes-Client als Werkzeug für die Verwaltung von Web-Content nutzen. Laut Anbieter Conet können Anwender damit die Inhalte von Internetseiten einfach erzeugen und pflegen - ohne Unterstützung durch die IT-Abteilung oder einer externen Agentur. Die Software erfordert keine besonderen technischen Kenntnisse. Der gesamte Lebenszyklus der Inhalte wird abgedeckt.

Das Produkt liefert die notwendigen Funktionen für das Management von Online-Inhalten: zum Beispiel die Trennung von Inhalt, Struktur und Layout sowie die Personalisierung des Web-Contents. Integriert ist ein Workflow-System für Genehmigungsvorgänge, Benachrichtigungen oder die Archivierung der Inhalte. Das System unterstützt mehrsprachige Web-Seiten inklusive internationaler Zeichensätze per UTF-8. Zudem lassen sich externe Datenquellen wie die SAP Business Suite integrieren.

Kategorie: Web-Contentmanagement

Hersteller: Conet Solutions

Website: www.conetmediasuite.de

Systemvoraussetzungen: Lotus Domino, Lotus Notes

Zielgruppe: Unternehmen jeder Größe und Branche, die ein Domino-basiertes Intra-, Extranet oder Portal aufbauen wollen

Die Inhalte von E-Mails, die im Unternehmen eintreffen, haben meist keinen persönlichen Charakter, sondern sind von allgemeinem Interesse. Daher kann es sinnvoll sein, die elektronische Post nicht in der Mail-Datenbank des Empfängers abzulegen, sondern in teamfähigen Datenbanken, die bestimmten Gruppen, Abteilungen, Prozessen oder Projekten zugeordnet sind.

Mit dem KnowledgeGateway lassen sich die digitalen Nachrichten, die über Lotus Notes empfangen oder versendet werden, per Knopfdruck an die passenden Ablageorte verschieben. Anbieter Pavone verspricht, dass sich auf diese Weise unter anderem die Suchzeiten nach bestimmten Informationen reduzieren lassen. Dazu tragen unter anderem auch Lesezeichen bei, mit denen ausgewählte Mitarbeiter auf die abgelegten Dokumente in einer Ziel-Datenbank hingewiesen werden. Generell lassen sich sämtliche Datenbanken in einem Unternehmen als Ziel-Datenbanken festgelegen. Der KnowledgeGateway wird über eine Symbolleiste gesteuert, die sich automatisch im Notes-Client installiert.

Kategorie: E-Mail-Management

Hersteller: Pavone

Website: www.pavone.de

Systemvoraussetzungen: Lotus Domino, Lotus Notes ab Version 6

Zielgruppe: kleine und mittlere Unternehmen jeder Branche

BCC_Charon fungiert als Unified-Messaging-Plattform für die Lotus-Notes/Domino-Umgebung. Anwender können damit unter anderem Faxe und SMS verschicken sowie Funktionen eines digitalen Anrufbeantworters nutzen.

Das Basis-Modul steuert den Ein- und Ausgang von Faxnachrichten. Eingehende Nachrichten werden als PDF-Anhänge in die Notes-Mailbox des Empfängers weitergeleitet. Mithilfe von vorgefertigten Masken können Anwender eigene Faxe erstellen und an das Layout des Unternehmens anpassen. Domino-Adressbücher und weitere Notes-Anwendungen lassen sich einbinden. Die ein- und ausgehenden Faxnachrichten werden in PDF-Form automatisch archiviert.

Mithilfe des Moduls Faxprinter lassen sich Faxe auch aus anderen Anwendungen wie zum Beispiel Microsoft Office per Druckfunktion verschicken. Dabei werden die Nachrichten als E-Mail über Notes versendet.

Kategorie: Unified Messaging

Hersteller: BCC

Website: www.bcc.biz

Technische Voraussetzungen: Lotus Domino und Lotus Notes ab Version 6.5

Zielgruppe: Unternehmen jeder Branche und Größe

MBS Unite konsolidiert die Vielzahl an To-Do-Listen, die einem Anwender von den verschiedenen Applikationen, mit denen er arbeitet, bereit gestellt werden. Die Software nutzt die Eclipse-Technologie, um sich als Plugin in die Sidebar des Notes-Clients zu integrieren. In Form von Work Items können dann die Aufgaben aus den unterschiedlichen Applikationen zentral verwaltet werden. MBS Unite stellt für alle Anwendungen ein Verzeichnis zur Verfügung, in dem die relevanten Aktivitäten nach Status sortiert und tabellarisch angezeigt werden.

Ein Vorschaufenster bietet Überblick über die Eigenschaften der jeweiligen Aktivität wie Fälligkeitsdatum oder Beschreibung. Über dieses Fenster lässt sich die Aufgabe dann als Notes-Dokument öffnen.

MBS Unite konzentriert sich auf die Lotus-Welt und unterstützt Lotus Workflow, Lotus Notes E-Mail, Calendar und To-Do-Listen, Lotus Connections Activities, Lotus Quickr Tasks sowie beliebige Anwendungen auf Notes-Basis.

Kategorie: Büroorganisation

Hersteller: Mettenmeier Business Solutions

Website: www.prozess-spezialist.de

Technische Voraussetzungen: Lotus Notes ab Version 8

Zielgruppe: Unternehmen jeder Branche und Größe

Wenn Mitarbeiter einen Urlaubsantrag stellen möchten, können sie dies mithilfe des Vacation Manager aus Notes heraus tun. Die Lösung bietet Funktionen zur Antragsstellung sowie Übersichten und Statistiken zu Urlaub und Abwesenheiten. Workflows lassen sich individuell konfigurieren. Für Stellvertreter, Kenntnisnehmer und Genehmiger können transparente Workflows umgesetzt werden.

Darüber hinaus stellt die Anwendung Kalenderintegration inklusive Out-Of-Office-Steuerung zur Verfügung und erlaubt auch das Verwalten von Abwesenheiten wie Dienstreisen, Dienstfahrten oder Krankheit. Sicherheitsfunktionen sorgen für den Schutz persönlicher Daten.

Um auch Mitarbeiter im Unternehmen ohne Notes Client mit in das Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement einzubeziehen, sind Non-Notes-Konten verfügbar. In einem Non-Notes-Konto ist definiert, welche Notes-Anwender Anträge für dieses Konto stellen dürfen.

Kategorie: Personalverwaltung

Hersteller: edcom

Website: www.edcom.de

Technische Voraussetzungen: Lotus Domino, Lotus Notes ab Version 7

Zielgruppe: Mittelständische Unternehmen sowie Abteilungen und Bereiche in großen Unternehmen oder Konzernen

Mit ZipMail stellt Anbieter Bücker eine Produktfamilie zur Verfügung, die Nachrichten-Anhänge in den Zip-Standard komprimiert, um das Datenvolumen zu reduzieren. Für Lotus Notes/Domino sind eine Client- und eine Server-Version verfügbar. Der ZipMail-Client integriert sich vollständig in Notes. Die Software komprimiert alle Mail-Anhänge automatisch. Die Dekompression erfolgt beim Öffnen der Attachements.

Laut Hersteller lassen sich der Datentransfer und der Speicherbedarf auf diese Weise um bis zu 45 Prozent reduzieren. ZipMail verfügt über mehr als 150 Funktionen wie zum Beispiel Beschränkung der Anhangsgröße, Blocken bestimmter Dateiformate, Auswahl verschiedener Kompressionsstärken, Erstellen von Multi-Datei-Zip-Archiven und Passwortschutz.

Kategorie: E-Mail-Management

Hersteller: Bücker

Website: www.bueckergmbh.de

Technische Voraussetzungen: Lotus Domino und Lotus Notes ab Version 4.5

Zielgruppe: Unternehmen jeder Branche und Größe

Mit Genius Project for Domino können Anwender eine Projektmanagement-Software nutzen, die sich in die Lotus-Plattform integrieren lässt. Zur Verfügung stehen ihnen alle klassischen Funktionen um ihre Projekte zu verwalten. Dazu zählen unter anderem Features für das Portfoliomanagement, die Kosten- und Budgetverfolgung, das Ressourcenmanagement, das Dokumentenmanagement, die Planung und Gantt-Charts.

E-Mails aus Lotus Notes lassen sich integrieren, ebenso Inhalte aus dem Adressbuch. Zudem können Nutzer Nichtverfügbarkeiten zwischen dem Notes-Kalender und Genius synchronisieren und Aufgaben in ihre To-Do-Listen eintragen.

Kategorie: Projektmanagement

Hersteller: Genius Inside

Website: www.geniusinside.com

Technische Voraussetzungen: Lotus Domino und Lotus Notes ab Version 5

Zielgruppe: Unternehmen jeder Branche und Größe

Mit drei Anwendungen will Anbieter Team4 das gesamte Beziehungsmanagement abdecken. Die Software-Varianten Team4 Kontakt, Team4 Vertrieb und Team4 CRM unterscheiden sich in ihrem Funktionsumfang. Zu den grundlegenden Features, die alle drei Anwendungen bieten, gehören unter anderem Möglichkeiten zur Verwaltung von Firmen, Personen, Aufgaben und Terminen. Mails, Kalender und Adressbücher können eingebunden werden. Über Notes ist zudem die Integration von Smartphones möglich. Daneben bieten die Lösungen Textbausteine und Word-Vorlagen sowie konfigurierbare Workflows.

Die meisten Funktionen erhalten die Anwender mit Team4 CRM. Ergänzend zu den Features der anderen Anwendungen stellt diese Lösung zum Beispiel Case-Management, Vertrags- und Installationsmanagement sowie eine Jahresumsatzplanung zur Verfügung.

Kategorie: Customer-Relationship-Management

Hersteller: Team4

Website: www.team4.de

Technische Voraussetzungen: Lotus Domino und Lotus Notes ab Version 5

Zielgruppe: Unternehmen jeder Größe aus dem B2B-Segment

Mit Zeitscan können Unternehmen ein System zur Zeiterfassung nutzen, das auf Lotus Notes basiert. Somit greift die Lösung auf die Notes-interne Rechteverwaltung zurück. Benachrichtigungen werden ebenfalls über IBMs Mail-System verschickt. Eine übergreifende Verwaltung über mehrere Standorte hinweg ist durch die Notes-Replizierung möglich. Die Anmeldung zur Zeiterfassung erfolgt über den Notes-Client, einen Browser oder einen Terminal.

Zeitscan bietet alle klassischen Funktionen, die zur Verwaltung von Arbeitszeiten notwendig sind. Standard-Arbeitszeiten wie 40-Stunden-Wochen werden ebenso abgedeckt wie Sonderregelungen. Zudem lassen sich mit der Software Urlaubs- und Feiertage planen und erfassen oder Gesamtarbeitszeiten überwachen. Mögliche Fehleingaben der Mitarbeiter verhindert eine integrierte Plausibilitätskontrolle.

Kategorie: Personalverwaltung

Hersteller: GFi

Website: www.gfi.net

Technische Voraussetzungen: Lotus Domino und Lotus Notes

Zielgruppe: Unternehmen jeder Branche und Größe

Ein recht umfangreiches System für Aufbau und Verwaltung ihre Webseiten erhalten Unternehmen mit Timetoweb CMS. Die Lösung ist modular aufgebaut und bietet unter anderem die typischen Funktionen eines Content-Management-Systems. So lässt sich der gesamte Lebenszyklus der Inhalte steuern - vom Entwurf bis zur Archivierung. Bei der Veröffentlichung des Contents helfen Vorlagen. Zu den weiteren Features zählen die individuelle Vergabe von Zugriffsrechten und die Einbindung verschiedener Datenquellen - neben Notes-Datenbanken sind dies zum Beispiel SAP-Systeme.

Zu den verschiedenen Modulen, die Timetoweb CMS bietet, gehören eine ganze Reihe von Web-2.0-Komponenten wie Blogs, Podcasts oder Chats. Als Frontend für die Administration und die Pflege der Web-Inhalte dient der Notes-Client.

Kategorie: Content-Management

Hersteller: Timetoact

Website: www.timetoweb.de

Technische Voraussetzungen: Lotus Domino und Lotus Notes ab Version 6.5.3

Zielgruppe: Unternehmen jeder Branche und Größe

Youatnotes CRM richtet sich an Unternehmen, die auf Basis von Lotus Notes ihr Kundenmanagement erledigen möchten. Die Software bietet die Möglichkeit, sämtliche Kontakte mitsamt der kompletten dazugehörigen Korrespondenz zu verwalten. Hinzu kommen weitere Funktionen wie etwa das Erstellen von personalisierten Serien-Mails. Anwender können mithilfe von Youatnotes CRM außerdem Projekte managen oder Marketingkampagnen durchführen.

In der aktuellen Version ist es auch möglich, das Prozessmanagement-Werkzeug von Youatnotes zu integrieren.

Kategorie: Customer-Relationship-Management

Hersteller: Youatnotes

Website: www.youatnotes.de/crm5-5

Technische Voraussetzungen: Lotus Domino und Lotus Notes ab Version 6

Zielgruppe: Unternehmen jeder Branche und Größe

Wer grundlegende Funktionen für das Projektmanagement benötigt, kann auf den ToDo Manager von Cobalt zurückgreifen. Die Software hilft bei der Erfassung und Überwachung von Projekten und unterstützt Anwender auch bei der Verwaltung von personen- und gruppenbezogenen To-Do-Listen. Dafür werden Informationen wie Aufgaben, Protokolle, E-Mails oder Termine zu jedem einzelnen Projekt jeweils in einer digitalen Akte gesammelt. Eine Erinnerungsfunktion hält den Nutzer stets auf dem aktuellen Stand und gibt Information zu Statusänderungen oder Fälligkeiten. Gantt-Charts sorgen für Überblick über die Aufgaben.
Besonders interessant: Die Software ist kostenlos. Bei komplexen Projektmanagement-Anforderungen verweist der Anbieter auf weitere hauseigene Produkte.

Kategorie: Projektmanagement

Hersteller: Cobalt

Website: www.cobalt.de

Technische Voraussetzungen: Lotus Domino und Lotus Notes ab Version 7

Zielgruppe: Unternehmen jeder Branche und Größe

Ein Werkzeug für das Risikomanagement steht Unternehmen mit dem c.-RiskManager zur Verfügung. Mit der Software lassen sich Risiken und Maßnahmen zu ihrer Minimierung dezentral erfassen, bewerten und zu einer Risikomatrix verdichten. Über den Notes-Client erfolgt die Erfassung. Die Lösung setzt einen E-Mail-basierten Workflow auf - inklusive einer Rollen- und Rechteverwaltung. Dabei werden die relevanten Informationen bis zu einer zentralen Instanz wie etwa der Revision weitergeleitet. Mithilfe einer News-Funktionen erhalten alle Beteiligten Informationen über Änderungen. Der c.-RiskManager lässt sich zentral administrieren und unterstützt Mehrsprachigkeit.

Kategorie: Risikomanagement

Hersteller: Cedros

Website: www.cedros.com

Technische Voraussetzungen: Lotus Domino, Lotus Notes

Zielgruppe: Unternehmen jeder Größe, die gemäß KonTraG ihre Risiken und Maßnahmen zur Risikominimierung dokumentieren müssen.

© IDG / In Zusammenarbeit mit computerwoche.de
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