Aachen - Die besten Tools für Ihre Meetings

Die besten Tools für Ihre Meetings

Von: Diego Wyllie
Letzte Aktualisierung:
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Aachen. Richtig eingesetzt können Meetings der Schlüssel zum Projekterfolg sein. Mit diesen praktischen Anwendungen haben Sie Ihre Besprechungen im Griff.

Meetings sind aus der Geschäftswelt kaum wegzudenken, doch genießen sie oft nicht den besten Ruf. Manch einer mag sie sogar als reine Zeitverschwendung oder überflüssig abtun. Das kann bei ungenügender Vorbereitung oder fehlender Moderation durchaus der Fall sein. Unnötige Besprechungen ohne klare Zielvorgaben wirken schnell frustrierend. Doch das muss nicht so sein. Wer im Team gemeinsam an einem Projekt arbeitet, ist auf eine klare, dynamische und reibungslose Kommunikation zwischen den Teammitgliedern angewiesen und insofern gut beraten, aus jedem Meeting das Beste herauszuholen.

Dabei können spezielle Tools helfen, die für mehr Produktivität und eine höhere Effizienz bei Teambesprechungen sorgen. Acht solche Software-Lösungen, mit denen Sie ihre Meetings optimieren können, finden auf den folgenden Seiten samt ausführlicher Beschreibung.

Das iPad kann bei Meetings tolle Dienste leisten - und das nicht nur als Datenvisualisierungs- oder Kommunikations-Tool. Mit "Bamboo Paper" erhalten Anwender beispielsweise eine herausragende App, die Apples Tablet in ein digitales Notizbuch verwandelt. Mit Hilfe der Anwendung können User Notizen bequem schreiben und Skizzen zeichnen. Am besten klappt das, wenn man mit dem "Bamboo Stylus", einem Stift, den die Wacom Europe GmbH, Autor der App, selber auf den Markt gebracht hat. Wie der deutsche Hersteller aus Krefeld erklärt, ist die Anwendung für diesen Stift optimiert, was man in der Praxis auch sofort merkt.

Das Feature-Set ist bei Bamboo Paper recht überschaubar. Zu den wichtigsten Funktionen, mit denen die Software aufwarten kann, zählen unter anderem Vorschaubilder für Notizbuchseiten, E-Mail-Export, eine Druck-Funktion, sowie Bookmarks für einzelne Notizseiten. Zudem lässt sich die App mit Evernote und Dropbox integrieren. Besonders praktisch bei Meetings und Brainstorming-Sitzungen: Man kann das iPad mit einem Projektor verbinden und die Skizzen und Ideen gemeinsam im Team diskutieren.

Bamboo Paper ist in einer eingeschränkten Test-Version kostenlos im App Store erhältlich. Dabei hat man nur ein einziges Notizbuch und kann keine Seiten mit anderen teilen. Wer auf diese Features nicht verzichten möchte, muss für die Vollversion - angeboten als In-App-Kauf - 1,59 Euro auf den Tisch legen. Hier können User bis zu 20 Notizbüchern erstellen.

Fazit: Bamboo Paper verzichtet auf unnötige Features und bietet eine exzellente Benutzererfahrung. Wer gerne zu Bleistift und Papier zurückgreift, um seine Ideen zu skizzieren, für den empfiehlt sich nicht nur die App, sondern auch der dazugehörige Stift.

Eine nennenswerte Alternative zu Bamboo Paper bietet sich mit "Mobile Noter" an. Die Software versteht sich als Multifunktions-Talent und wartet mit einem umfangreichen Feature-Set auf. Neben handgeschriebenen Notizen und Skizzen bietet die Software auch die Möglichkeit, Texte mit der Tastatur einzugeben und nach Belieben zu formatieren, Bilder in seine Notizbücher einzufügen und sogar Audio aufzunehmen. Ein weiteres, zentrales Merkmal der App besteht darin, dass sie sich nahtlos mit dem (weniger bekannten) Produktivitäts-Tool Microsoft OneNote aus Redmond integrieren lässt. Punkten kann die Notizbuch-Software darüber hinaus mit ihrer Plattformunabhängigkeit. Denn Mobile Noter ist nicht nur für iPad (und iPhone) erhältlich, sondern auch für Android-Smartphones und -Tablets.

Eine kostenlose Version von Mobile Noter zu Testzwecken finden Interessierte im App Store. Damit kann man aber nur die wichtigsten Funktionen ausprobieren. Wer von der App im Alltag profitieren möchte, muss auf die Vollversion zurückgreifen, die in zwei Editionen angeboten wird. Die Cloud-Edition ermöglicht die Synchronisierung der Notizbücher über alle Geräte hinweg und kostet fünf Dollar für drei Monate beziehungsweise 15 Dollar im Jahr. Die Wi-Fi-Version kostet einmalig 15 Dollar, die Synchronisierung funktioniert dabei aber nur im lokalen Netzwerk über W-Lan. Die Preise gelten für beide Plattformen, weitere Details sind auf der Website des Anbieters verfügbar.

Fazit: Mobile Noter versteht sich als digitales Multifunktions-Notizbuch und hat eigentlich das Potential, zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Meetings und Besprechungen zu werden. Besonders interessant dürfte die Lösung für OneNote-Kunden sein. Auf dem iPad macht jedoch Bamboo Paper einen deutlich besseren Eindruck.

Wer kein iPad oder Smartphone hat, oder einfach lieber am PC seine Notizzen und Skizzen machen möchte, für den bietet sich die Web-basierende Software "Twiddla" an. Dabei handelt es sich um eine recht einfache Software für Online-Meetings, bei der die Teilnehmer an einer virtuellen Tafel, "Whiteboard" gennant, ihre Ideen und Gedanken auf einfache und bequeme Weise skizzieren können. Anwender können gemeinsam etwa Fotos und Webseiten online markieren und beschriften. Alternativ steht eine freie Fläche zur Verfügung, die sich speziell fürs Brainstorming eignet. Darüber hinaus können Dokumente hochgeladen und mit Anmerkungen und Zeichnungen versehen werden.

Da bei der Anwendung keine Registrierung erforderlich ist und keine Software auf dem PC installiert werden muss, kann jeder Meeting-Teilnehmer sofort loslegen - völlig unbürokratisch und schnell. Benötigt wird lediglich ein Link zum virtuellen Meeting-Raum. Wer für mehr Sicherheit sorgen möchte, kann diese Seite mit Benutzername und Passwort schützen.

Wie bei den meisten Tools in dem Bereich üblich, wird Twiddla in einem Freemium-Modell angeboten. In der kostenlosen Standard-Version erhalten Anwender all die wesentlichen Funktionen, die man in der Regel benötigt. Die kostenpflichtigen Versionen bieten einige zusätzlichen "Nice-to-have"-Funktionen, sowie E-Mail- und telefonischen Support an. Die Preise beginnen dabei bei 14 US-Dollar im Monat.

Fazit: Twiddla eignet sich als optimales Tool für kollaboratives Denken in Meetings und Brainstorming-Sitzungen. Durch die Möglichkeit, eigene Grafiken und Bilder, sowie Webseiten beschriften zu können, kann die Software etwa bei Software- beziehungsweise Website-Reviews gute Dienste leisten.

Möchte man etwas Ordnung ins kreative Chaos bei einem Meeting bringen, dann können einfache Mindmapping-Tools wie "Bubbl.us" hilfreich sein. Dabei handelt es sich um eine leichtgewichtige Web-Anwendung, die auf Adobe Flash basiert und völlig kostenlos ist. Da keine Registrierung erforderlich ist, können Anwender im Nu eigene Mind-Maps erstellen und sofort loslegen. Erst wenn die Grafiken gespeichert und exportiert werden sollen, muss ein Benutzer-Account eingerichtet werden.

Was die Funktionalität angeht, zeichnet sich das Programm durch ein spartanisches Funktionsspektrum aus: Einfache Mind-Maps erstellen, speichern, ausdrucken, mit anderen Benutzern teilen und als Bild oder im HTML-Format exportieren - mehr kann das Tool nicht. Aber man merkt, dass die wenigen angebotenen Funktionen mit viel Liebe zum Detail implementiert worden sind. Ein gutes Beispiel hierfür sind die Zoom- und Vollbild-Funktionen. Man kann beliebig hinein- und herauszoomen, sowie im Fullscreen-Modus arbeiten, was die Navigation bei größeren Maps wesentlich erleichtern kann. Nicht zuletzt wird Bubbl.us durch die minimalistische Funktionalität zu einem Brainstorming-Tool, das sehr intuitiv ist sich auf Anhieb bedienen lässt.

Fazit: Weniger ist mehr. So scheint das Motto der Bubblus-Entwickler zu lauten. Wer auf einem Meeting einfache Mind-Maps unkompliziert erstellen möchte, ist bei diesem kostenlosen Werkzeug genau an der richtigen Adresse.

"Subethaedit" ist ein kollaborativer Texteditor für den Mac, der einen einfachen Weg bietet, gemeinsam im Team an Dokumenten zu arbeiten, so zum Beispiel an Meeting-Protokollen. The Coding Monkeys, eine Münchner Softwareschmiede, die das Programm entwickelt hat, erhielt dafür 2003 einen Apple Design Award, was für die hohe Qualität der Software spricht. Seitdem hat sich das Programm kontinuierlich weiterentwickelt und bietet heute zahlreiche nützliche Funktionen an, ohne überladen zu sein.

Dazu zählen unter anderem ein Werkzeug für die Kommandozeile, das komplexe und interaktive Arbeitsabläufe mit dem Terminal ermöglicht, eine flexible Druckfunktion, Syntax-Hervorhebung für zahlreiche Programmiersprachen, Html-Export und AppleScript-Unterstützung. Was das Tool jedoch auszeichnet, ist die bequeme Möglichkeit, beliebige Dokumente in Gruppen editieren zu können. So erlaubt das Programm mehreren Anwendern gleichzeitig, ein und denselben Text an allen Stellen zu editieren - ohne Teilbereiche des Dokuments zu sperren. Was jeder einzelne schreibt, wird jeweils mit einer anderen Farbe markiert. Damit eignet sich Subethaedit hervorragend für die Erstellung gemeinsamer Notizen, so dass die Software bei Meetings und Besprechungen gute Dienste leisten kann.

Subethaedit ist auf der Website des Anbieters für 29 Euro erhältlich. Interessierte können es für 30 Tage kostenlos testen.

Fazit: Mac-Anwender, die gemeinsam im Team an Textdokumenten arbeiten möchten, finden mit Subethaedit ein intuitives und funktionsreiches Tool, das die Produktivität bei Meetings erhöhen kann.

Besprechungsprotokolle sind eigentlich nicht nur bei vertraglichen Negotiationen oder besonders wichtigen Meetings erforderlich. Selbst bei spontanen Sitzungen können sie unverzichtbar sein, um Aufgaben, Pläne oder Verantwortungen festzulegen. Mit "Minutes.io" bietet sich ein elegantes und minimalistisches Online-Tool an, mit dem man Meeting-Protokolle professionell erstellen kann. Die Lösung arbeitet auf dem Browser und man kann sie sofort nutzen, eine Registrierung ist zunächst nicht erforderlich. Erst wenn man mehrere Meeting-Berichte speichern und verwalten möchte, muss ein Account eingerichtet werden, was völlig kostenlos ist.

Die Anwendung überzeugt durch eine einfache Benutzeroberfläche, die wie ein Blatt Papier aussieht. Sie ist so ausgelegt, dass man den Bericht während des Meetings schreibt und nicht erst später, wenn man nicht mehr genau weiß, worauf man sich geeignet hat. Das Tool macht es einfach, Aufgaben, Entscheidungen, Ideen und Infos in einer Übersichtstabelle festzuhalten. Neben einer Beschreibung können Anwender auch ein Thema, eine Deadline, sowie einen Verantwortlichen vorgeben. Am Ende des Meetings können die Berichte archiviert, per E-Mail gesendet oder ausgedruckt werden. Praktisch ist, dass die Software nicht auf eine aktive Internet-Verbindung angewiesen ist, das heißt, man kann sie auch offline nutzen. Die erstellten Protokolle werden dann mit dem Anwendungsserver synchronisiert sobald eine Verbindung verfügbar ist. Ein Nachteil: Die Anwendung ist leider nicht auf Deutsch erhältlich. Und ein Feature, das man vermisst, ist die Möglichkeit, seine Berichte nach Projekten gruppieren zu können.

Fazit: Meeting-Protokolle zu erstellen ist eine gern gehasste Notwendigkeit, deren Nervfaktor das kostenlose Online-Tool Minutes.io den Kampf ansagt. Wer eine Woche nach einem Meeting noch wissen möchte, was in der Besprechung festgelegt wurde, dem dürften die effizienten Features dieses Tools sicherlich entgegenkommen.

Wer nicht nur Meetings-Protokolle effizient erstellen und verwalten möchte, sondern den kompletten Workflow eines Meetings optimieren möchte, für ihn ist "Meetin.gs" gedacht. Von der Terminplanung und Scheduling gemeinsam im Team, um Zeit und Ort zu bestimmen; über die kollaborative Erstellung einer Agenda, mit all den Details zu den Themen und Punkten, die in der Besprechung adressiert werden sollen; bis hin zu flexiblen Meeting-Protokollen, deckt die Software alle Teilprozesse eines erfolgreichen Meetings ab. Mit weiterführenden Features wie etwa File-Sharing, einem integrierten Chat-Modul, oder Office-, Dropbox- und Skype-Integration wird das Tool zu einem anspruchsvollen und leistungsstarken Meeting-Programm, von dem in erster Linie fortgeschrittene Anwender profitieren können.

Meetin.gs wird in einem Freemium-Modell angeboten. Die Gratis-Version hat einige Einschränkungen. Zum Beispiel ist die Größe angehängter Dateien auf fünf Megabyte begrenzt, die Anzahl an Meeting-Teilnehmern auf sechs. In vielen Einsatzszenarien dürfte aber die kostenlose Version genügen. Die Pro-Version hat keinerlei Einschränkungen und bietet weiterführende Features an wie etwa Dropbox-Integration. Kostenpunkt: knapp 20 US-Dollar pro Monat.

Fazit: Meetin.gs ist ein effizientes Tool für Profis, die ihre Besprechungen effizient planen, verwalten und protokollieren möchten. Wer ein Maximum an Produktivität bei Meetings anstrebt, sollte sich diese Lösung näher anschauen.

Ein weiteres Tool, von dem man vor allem bei virtuellen Meetings mit Kollegen an verteilten Orten profitieren kann, ist "BeamYourScreen". Damit bietet sich ein praktisches und einfaches Desktop-Sharing-Tool aus Deutschland an, mit dem Anwender seinen Bildschirminhalt anderen Besprechungs-Teilnehmern live über das Internet zeigen können. Bei Bedarf können entfernte Benutzer mittels Remote Control auch auf den eigenen Computer zugreifen.

Die Software ist mit Windows und Mac kompatibel und muss den Vergleich mit bekannteren Screen-Sharing-Produkten wie etwa TeamViewer auf keinem Fall scheuen. Aufwarten kann sie unter anderem mit einer einfachen Installation und einem nützlichen Meeting-Planer, der für eine reibungslose Terminfindung sorgen soll. Ferner kann das Set an verfügbaren Funktionen in Meetings durch entsprechende Profile angepasst werden.

BeamYourScreen wird im SaaS-Modell angeboten. Die jährliche Miete beträgt laut Anbieter 179 Euro und unterstützt bis zu 25 Meeting-Teilnehmern pro Sitzung. Für nicht-kommerzielle Zwecke erlaubt der Hersteller seine Softwareanwendungen für Windows und Mac OS X kostenlos zu verwenden.

Fazit: BeamYourScreen kann als eine einfache, aber leistungsstarke Desktop-Sharing-Lösung bezeichnet werden, die mit speziellen Features wie dem integrierten Meeting-Planer für virtuelle Online-Treffen sehr nützlich sein kann.

© IDG / In Zusammenarbeit mit computerwoche.de
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