Die besten Tipps zu Outlook 2010

Von: Thomas Joos
Letzte Aktualisierung:

Aachen. Wer Outlook 2010 bereits einsetzt oder darauf umsteigt sieht sich mit zahlreichen Neuerungen und Änderungen konfrontiert. Mit den folgenden Kniffen können Sie sich die Arbeit mit Outlook 2010 deutlich erleichtern.

So können Anwender beispielsweise mit den neuen "Quick Steps" Abläufe automatisieren und so eigene Makros in die ebenfalls neu gestaltet Ribbon Bar ablegen. Bei ausufernden Mail-Threads ist die neue Darstellung der E-Mail-Unterhaltung ein echter Zugewinn in Sachen Übersichtlichkeit. Diese lässt sich darüber hinaus noch an die persönlichen Anforderungen anpassen. Nachfolgend haben wir für Sie hilfreiche Tipps und Tricks für Microsoft Outlook 2010 zusammengestellt.

Wenn Sie Outlook 2010 über ein bestehendes Outlook 2007 installieren, übernimmt Outlook die Einstellungen normalerweise ohne Probleme. Wollen Sie aber eine neue Installation durchführen und vorhandene Datendateien (.pst) nachträglich integrieren, gilt es einiges zu beachten.

Outlook 2010 speichert Datendateien nicht mehr versteckt im Benutzerprofil, sondern im Verzeichnis Outlook-Dateien im Ordner Dokumente des Profils. Wollen Sie Ihre alte Datei weiterverwenden, können Sie diese in die neue Datei importieren. Alternativ können Sie auch die neue Datendatei löschen und Ihre alte Datei an den gewünschten Speicherort kopieren. Outlook bemerkt beim nächsten Start, dass die Datei fehlt und fragt Sie nach dem Speicherort der neuen Datei. Haben Sie Regeln angelegt, sind diese häufig abhängig vom Namen der Datendatei. Sie sollten diese im Dateisystem daher möglichst so benennen, wie der Name beim Erstellen der Regel war.

Sie können für POP3-Konten einstellen, welche Datendatei Outlook für den Posteingang verwenden soll. Dazu bietet Outlook eine Auswahl beim Erstellen eines neuen Kontos an, oder Sie können die Auswahl nachträglich ändern. Rufen Sie dazu über die Registerkarte Datei die Kontoeinstellungen auf und klicken auf Ordner wechseln wenn Sie das POP3-Konto markiert haben.

In Outlook 2010 verwenden auch IMAP-Konten eine Datendatei. Diese dient aber nur der Zwischenspeicherung von E-Mails, damit Sie diese auch offline lesen können. Die E-Mails selbst verbleiben auf dem Server. Die Standard-Datendatei von IMAP-Konten sollten Sie nicht anpassen.

Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag unserer Schwesterpublikation TecChannel. (ph)


Wer auf Outlook 2010 umsteigt, sieht sich in Sachen Bedienung mit dem neuen Menüband (Ribbon) konfrontiert. Dieses lässt sich hinsichtlich der Bedienung an die eigenen Bedürfnisse anpassen.

Wem das neue Menüband zuviel Platz auf dem Bildschirm einnimmt, kann dieses auch ausblenden.. Dazu klicken Sie einfach auf den kleinen Pfeil am rechten oberen Rand. Über diesen Pfeil können Sie in allen Office 2010-Programmen die Menüleiste ein- und ausblenden.

Klicken Sie auf eine Registerkarte, blendet Outlook 2010 die Leiste kurz ein, sodass die Befehle sichtbar sind und blendet danach nach wenigen Sekunden das Menüband wieder automatisch aus. Über die Kontextmenüs zu Objekten stehen die wichtigsten Befehle aber weiterhin zur Verfügung. Wenn Sie auf die (Alt)-Taste drücken, zeigt Outlook die möglichen Tastenkombinationen und damit verbundenen Funktionen an.

Die einzelnen Spalten der verschiedenen Bereiche, können Sie durch Ziehen vergrößern oder verkleinern. Das Menüband können Sie über die Registerkarte Datei im Bereich Optionen über den Link Menüband anpassen konfigurieren.

Ein wichtiger Punkt im Menüband ist die Schnellzugriffsleiste. Hier können Sie Funktionen, die Sie häufig benötigen, hinterlegen. Das funktioniert nicht nur in Outlook 2010, sondern in allen Programmen von Office 2010. Sie finden diese Leiste ganz oben links im Fenster.

Um die Leiste um eine neue Funktion zu erweitern, können Sie die jeweilige Funktion mit der rechten Maustaste der Leiste hinzufügen, oder über den kleinen Pfeil am Rand der Leiste die Einstellungen vornehmen. Klicken Sie auf den Pfeil zur Anpassung der Schnellzugriffsleiste, können Sie aus allen in Outlook zur Verfügung stehenden Befehlen von allen Registerkarten die entsprechenden Symbole auswählen und den Befehl hinzufügen.

Haben Sie den Bearbeitungsmodus des Menübandes geöffnet, finden Sie unten rechts die Schaltfläche Importierenxportieren. Über diesen Assistenten können Sie die Einstellungen sichern und bei einer erneuten Installation einlesen.

Sie können die exportierte Datei auf anderen Computern wieder importieren und erhalten dadurch ein identisches Menüband. Bei der Bearbeitung können Sie sich links alle Befehle anzeigen, die Outlook kennt und rechts die aktuellen Einstellungen anpassen.

Auf diesem Weg lassen sich neue Registerkarten erstellen, neue Gruppen in bestehenden Registerkarten anlegen, Befehle umbenennen, neue hinzufügen oder nicht verwendete löschen. Outlook speichert die Änderungen in Dateien mit der Endung .OfficeUI. Die Dateien liegen im Verzeichnis C:\ Users\<Benutzername>\ AppData\ Local\ Microsoft\ Office und haben folgende Aufgaben:

olkexplorer.officeUI - Startfenster von Outlook

olkmailitem.officeUI - E-Mail-Editor

olkmailread.officeUI - Nachrichten lesen

olkapptitem.officeUI - Neuer Termin oder Besprechung im Kalenderbereich

olkaddritem.officeUI - Erstellen von Kontakten

olkdlstitem.officeUI - Erstellen von Kontaktgruppen

olktaskitem.officeUI - Aufgaben

olklogitem.officeUI - Journal

Neben den officeUI-Dateien finden Sie an dieser Stelle .qat-Dateien. Bei diesen Dateien handelt es sich um die Einstellungsdateien der Symbolleisten für den Schnellzugriff der jeweiligen Fenster. Nehmen Sie Änderungen vor, sollten Sie auch diese Dateien sichern und wiederherstellen. Der Ordner Appdata ist versteckt. Damit Sie diesen sehen, müssen Sie im Windows-Explorer versteckte Systemdateien einblenden lassen. Damit Sie diesen sehen, müssen Sie diesen im Windows-Explorer über Organisieren\Ordner und Suchoptionen auf der Registerkarte Ansicht durch Aktivieren der Option Ausgeblendete Dateien, Ordner und Verzeichnisse anzeigen im Bereich Versteckte Dateien und Ordner erst einblenden.

Wer viel mit Outlook arbeitet, findet mit den so genannten Quicksteps eine Möglichkeit mehrere Schritte, die Sie in Outlook häufig durchführen in einem automatischen Ablauf zusammen zufassen. Dieser lässt sich dann auf einen Klick ausführen.

Auf diesem Weg können Sie zum Beispiel mit einem Klick E-Mails in Ordner verschieben, eine Kategorie hinzufügen, eine Antwortmail oder Besprechungsanfrage erstellen. Grundsätzlich lassen sich mit dieser Funktion alle wiederkehrenden Aufgaben die mehrere Schritte erfordern, bequem in einem Ablauf festlegen:

Sie erreichen den Quickstep zukünftig entweder über das Kontextmenü von E-Mails über den Menüpunkt Quicksteps oder über das entsprechende Icon in der Menüleiste von Mails.

Viele Anwender von Outlook greifen auf die Adressvorschläge zu die Outlook ab Version 2000 Anwendern unterbreitet, sobald diese den ersten Buchstaben der E-Mail-Adresse auf der Tastatur eingeben. Mit Outlook 2010 ändert sich das Verfahren, wie diese abgelegt werden.

Jeden Empfänger einer E-Mail die Sie schreiben, nimmt Outlook dazu in einer speziellen Datei mit der Endung .nk2 auf. Diese Dateien gibt es in Outlook 2010 allerdings nicht mehr.

Die Funktionalität dieser Dateien hat Microsoft in den Ordner Vorgeschlagene Kontakte integriert, den Sie in der Verwaltung der Kontakte sehen. Der Ordner ist Bestandteil der Datendatei des jeweiligen Kontos und kann daher leicht zwischen verschiedenen Rechnern mitwandern. Wollen Sie die .nk2-Dateien von Vorgängerversionen von Outlook 2010 übernehmen, haben Sie die Möglichkeit direkt von der Vorgängerversion auf Outlook 2010 zu aktualisieren. Mit der Option /importnk2 von Outlook, können Sie nachträglich NK2-Dateien in die vorgeschlagenen Kontakten importieren. Wie das geht lesen Sie im folgenden KB-Artikel.

Outlook 2010 kann .nk2-Dateien von Outlook 2003 und Outlook 2007 problemlos übernehmen, wenn sich diese im Verzeichnis \Benutzer\<Benutzername>\AppDataocal\microsoft\outlook befinden. der ordner appdata ist standardmäßig versteckt, damit sie diesen sehen, müssen sie diesen im windows-explorer über organisieren\ordner und suchoptionen auf der registerkarte ansicht durch aktivieren der option ausgeblendete dateien, ordner und verzeichnisse anzeigen im bereich versteckte dateien und ordner erst einblenden. bei nirsoft finden sie einen nk2-editor, mit dem sie den inhalt der .nk2-dateien von outlook 2003/2007 direkt bearbeiten können.

E-Mails zum gleichen Thema zeigt Outlook 2010 übersichtlich als Unterhaltung an. Damit kann man seine E-Mails sehr effizient darstellen lassen, wenn man dieUnterhaltungsansicht an seine eigenen Bedürfnisse anpasst.

Wollen sie E-Mails nicht als Unterhaltungen anzeigen, sondern sie bevorzugen die Ansichten der Vorgängerversionen von Outlook 2010, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen der Spaltennamen und deaktivieren die Option als Unterhaltungen anzeigen. Anschließend können Sie auswählen ob Sie diesen Vorgang generell für Outlook festlegen wollen, oder nur für diesen Ordner. Anschließend deaktiviert Outlook die Unterhaltungsansicht. Über den gleichen Weg können Sie diese Funktion aber wieder aktivieren.

Auch über die Registerkarte Ansicht lassen sich die Unterhaltungseinstellungen für E-Mails anpassen. Standardmäßig blendet Outlook auch E-Mails zu der Unterhaltung ein, die in anderen Ordnern gespeichert sind. Diese Option können Sie auf Wunsch deaktivieren oder anpassen. Achten Sie darauf, dass Outlook diese Einstellungen nur für den markierten Ordner anwendet. Wollen Sie Änderungen auf alle anderen Ordner übernehmen, klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht auf die Schaltfläche Ansicht ändern und wählen aus dem Menü aktuelle Ansicht für andere E-Mail-Ordner übernehmen aus.

Haben Sie die Unterhaltungseinstellungen aktiviert und lassen Sie sich über die Registerkarte Ansicht über die Einstellungen bei Unterhaltungseinstellungen auch E-Mails aus anderen Ordnern anzeigen, löscht Outlook alle angezeigten E-Mails, wenn Sie die ganze Unterhaltung löschen.

Wenn sie auf den Betreff einer Unterhaltung ganz oben klicken, markiert Outlook 2010 immer alle E-Mails und löscht diese auch. Wollen Sie nur einzelne E-Mails löschen, markieren Sie diese einzeln oder deaktivieren Sie die Ansicht der E-Mails auch aus anderen Ordnern. In diesem Fall verringert sich aber der Nutzen der Unterhaltungsansicht erheblich. In diesem Fall müssen Sie die Einstellungen für jeden Ordner einzeln übernehmen, oder über Ansicht ändern die Option aktuelle Ansicht für andere E-Mail-Ordner übernehmen auswählen. Für einzelne Ordner können Sie die Einstellung dann wieder zurücknehmen.

In der Unterhaltungsansicht sehen Sie an den kleinen Linien und Punkten am linken Rand der Unterhaltung, wer auf welche E-Mails in der Unterhaltung geantwortet hat. Klicken sie auf eine E-Mail in der Unterhaltung, zeigt Outlook an, welche E-Mails auf diese geantwortet haben.

Outlook zeigt Warnungen an, wenn es bemerkt, dass die E-Mail eventuell sehr viele Empfänger erreichen soll, oder Sie auf eine E-Mail antworten, die in einer Unterhaltung nicht die Aktuellste ist. Wenn Sie auf die Warnungen klicken, kann Outlook gleich die richtige E-Mail öffnen und Sie können auf diese antworten.

Stört Sie eine Unterhaltung, können Sie diese durch Auswahl von ignorieren mit der rechten Maustaste ausblenden lassen. Neue E-Mails verschiebt Outlook dann automatisch in die gelöschten Objekte und Sie bekommen von der Unterhaltung nichts mehr mit.

Klicken sie auf Unterhaltung aufräumen, löscht Outlook E-Mails aus der Unterhaltung die doppelt vorhanden sind. Sobald eine E-Mail aber nur eine kleine Änderung im Vergleich zu anderen hat, wird sie durch diesen Mechanismus nicht gelöscht. Wie sich Outlook bei Auswahl dieser Option verhalten soll, können Sie auf der Registerkarte Datei in den Optionen einstellen. Klicken Sie dazu auf E-Mail. Im Bereich Unterhaltungen aufräumen können Sie die Einstellungen anpassen und einen Ordner auswählen, in den Outlook gelöschte E-Mails von Unterhaltungen ablegen soll.

Die Einstellungen der Profile, also E-Mail-Konten, die Anmeldung und die Anzeige der Favoritenordner, speichert Outlook nicht in der Outlook-Datendatei. das bedeutet, dass Sie bei jeder neuen Installation von Outlook die E-Mail-Konten und Profile neu einrichten und die Favoritenordner neu erstellen müssen.

Es gibt es einen einfachen Weg diese Sicherung über die Registry durchzuführen, da Outlook 2010 alle Informationen zu den Profilen in der Registry speichert. zur Wiederherstellung müssen Sie dann anschließend nur auf die exportierte Registrydatei doppelklicken und alle E-Mail-Einstellungen sind wieder da. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

© IDG / In Zusammenarbeit mit computerwoche.de
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