Die besten Reisekosten-Tools

Von: Diego Wyllie
Letzte Aktualisierung:
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Aachen. Reisekostenabrechung kann nerven. Entlastung bieten Software-Tools, die Prozesse vereinfachen. Neun praktische Lösungen finden Sie hier.

Bei der softwaregestützten Reisekostenabrechnung stehen vor allem Prozessoptimierung, Transparenz und Wirtschaftlichkeit im Fokus. Die speziellen Tools, die heute verfügbar sind, können sämtliche Prozesse der Vorbereitung, Genehmigung, Planung und Abrechnung von Geschäftsreisen erleichtern.

Die Optimierung dieser Prozesse soll in erster Linie den Zeit- und Verwaltungsaufwand reduzieren und gleichzeitig ein hohes Maß an Transparenz und Genauigkeit garantieren. Im Folgenden werden neun Anwendungen in Augenschein genommen, die nicht nur in Sachen Funktionalität und Rechtssicherheit überzeugen können.

Mit "HRworks” bietet die gleichnamige Firma aus Freiburg eine professionelle Business-Software zur Reisekostenabrechnung an, die von Großunternehmen wie Mc-Donalds, NEC oder Warner Music verwendet wird, aber auch für mittelständische Unternehmen ab 15 Mitarbeitern geeignet ist. Das System ist Web-basierend und wird als SaaS-Lösung angeboten.

Von der Bestellung der Reisemittel über die Beantragung und Genehmigung bis hin zur Abrechnung der Reisekosten integriert die Lösung sämtliche Aufgaben in einem ganzheitlichen Workflow, der durch E-Mail unterstützt wird. Basierend auf dem Prinzip des "Employee Self Service” können die Mitarbeiter sämtliche Daten selbst eingeben, womit die administrativen Kosten sowie der Verwaltungsaufwand reduziert werden sollen.

Wenn die Dienstreise beendet ist, stehen zahlreiche Reports zur Verfügung, die flexibel nach Projekten, Kostenstellen, Mitarbeitern oder Standorten erstellt werden können. Zu den weiteren besonderen Features zählen unter anderem die automatische Aktualisierung von Wechselkursen und Pauschalen, die Integration in Lohn- und Finanzbuchhaltungssoftware sowie automatisierte Kreditkarten-Schnittstellen. Belege, die während der Dienstreise mit einer Kreditkarte bezahlt wurden, lassen sich auf einfache Weise dem entsprechenden Mitarbeiter und der Reise zuordnen. Welche Kreditkarten unterstützt werden, erfahren Interessierte auf der Website des Herstellers.

Neben dem Reisekostenabrechnungsmodul bietet das Tool weitere Module für die Abwesenheitsverwaltung und Arbeitsmittelverwaltung an. Kostenpunkt: vier Euro netto pro Anwender und Monat - bei 15 bis 100 angemeldeten Benutzern. Anders als bei den meisten anderen SaaS-Angeboten, müssen Kunden bei der Einführung des Systems allerdings mit einer zusätzlichen Startinvestition rechnen. Die Kosten für die Inbetriebnahme von HRworks beginnen laut Anbieter bei rund 1500 Euro.

Eine weitere On-Demand-Lösung, mit der kleine und mittelständische Unternehmen ihre Reisekosten effizient verwalten können, ist die Software "Zep”. 2006 mit einem Innovationspreis der Initiative Mittelstand ausgezeichnet, bietet das System, das eigentlich für die Erfassung von Projektarbeitszeiten konzipiert ist, ein umfassendes Modul für die Reisekostenabrechnung. Interessant dürfte die Lösung also in erster Linie für Firmen sein, die ihre Aufträge projektorientiert abwickeln und dabei ihre Kundschaft oft vor Ort besuchen.

Die Erfassung von Reisezeiten ist bei Zep vollständig in das zentrale Projekt-Management integriert. Bei jedem Projekt können Anwender abgestufte Einstellungen wählen. Verpflegungsmehraufwand, Anreisepauschalen, Kilometergeld, Fremdkosten und Spesen werden je nach Einstellung automatisch abgerechnet. Ferner liefert die Software detaillierte Nachweise über die erfassten Reisekosten, die nach verschiedenen Kriterien wie Kunde oder Projekt flexibel anzupassen sind.

Zep wird in zwei Versionen angeboten. In der Edition "Professional” ist die Reisekostenabrechnung bereits integriert. Nach Herstellerangaben kostet sie für einen registrierten Anwender 25 Euro im Monat. Der Mietpreis verringert sich, je mehr User registriert werden. Mit dem Online-Preisrechner können Interessierte die Kosten für bis zu 100 Benutzer ermitteln.

Mittelständler, die eine Software für die Reisekostenabrechnung der Enterprise-Klasse suchen, finden in "Datev Reisekosten Classic” eine effiziente und kostengünstige Alternative. Ähnlich wie bei HRworks steht hier ein ganzheitlicher und reibungsloser Workflow im Mittelpunkt. Für die Erfassung sämtlicher Daten wie Reisezeiten, Fahrtstrecken, Belege und Sachbezüge benötigen Kunden zusätzlich die Software "Reisekosten Vorerfassung”.

Über eine Programmverbindung lassen sich die Reisedaten in Reisekosten Classic importieren. Das Zusammenspiel der beiden speziellen Lösungen soll den Arbeitsablauf von der Erfassung bis zur Abrechnung verbessern. Zusätzlich lässt sich das Programm "Datev Fahrtenbuch” integrieren. Damit werden Mitarbeiter in die Lage versetzt, Fahrten mit Dienst- und Privatfahrzeugen erfassen und abrechnen zu können.

Die Reisekosten Vorerfassung kostet laut Anbieter 79 Euro netto (einmalige Überlassungsvergütung zuzüglich Wartung). Für die Nutzung von Reisekosten Classic beginnen die Preise bei 17 Euro pro Monat, während das Programm Datev Fahrtenbuch mit 99 Euro netto zu Buche schlägt. Interessierte finden auf der Website des Herstellers eine ausführliche Videopräsentation, die alle Features der Software im Detail beschreibt.

"Lexware Reisekosten” stellt eine weitere leistungsfähige Desktop-Software für Windows dar, die Reisekosten-Management und Fahrtenbuch mit KfZ-Verwaltung in eine einheitliche Arbeitsumgebung integriert. Wie der Anbieter erklärt, sind sämtliche Länder, Pauschalen und Währungen in der Programmdatenbank hinterlegt.

In der aktuellen Version werden die gesetzlichen Pauschalen und Berechnungswerte für das Abrechnungsjahr 2012 berücksichtigt. Zu den besonderen Features der Software zählen unter anderem ein integrierter Routenplaner für Deutschland und Europa, Plausibilitätsprüfung sowie Reisebudgetierung. Mit dem "Lexware Aktualisierungsservice” garantiert der Hersteller, die Software stets auf dem neuesten Stand der Gesetze zu halten.

Die Lexware-Lösung ist in drei Varianten erhältlich. Die Standard-Version bietet Abrechnungen für bis zu drei Reisende und kostet knapp 60 Euro. Mit der "Plus”-Version können Unternehmen die Reisekosten für bis zu 100 Mitarbeiter abrechnen. Schließlich unterstützt die netzwerkfähige "Pro”-Edition beliebig viele Reisende und bietet einen größeren Funktionsumfang. Kostenpunkt: knapp 500 Euro.

"Intex Reise” ist eine Desktop-Anwendung zur Abrechnung von Inlands- und Auslandsreisen nach Pauschalen und Einzelbelegen, die auf Apples Datenbanklösung "FileMaker” basiert und sowohl für Windows als auch für Mac erhältlich ist. Sie berücksichtigt laut Hersteller alle steuerrechtlichen Vorschriften - etwa für Kilometergelder oder Kürzungen von Pauschalen sowie aktuelle Pauschalsatztabellen. Bewirtungsspesen, Kürzungen, Vorsteuerausweis und Reiseplanung sind ebenfalls integriert.

Die Software wartet mit netten Funktionen wie etwa Assistenten, Wertelisten und Autofill-Formularen auf, die die Dateneingabe vereinfachen sollen. Geschäftsreisende, die mit einem iPhone oder iPad unterwegs sind, können mit Hilfe von "FileMaker Go” - ein FileMaker-Client, der im App Store für knapp 32 Euro (iPad) beziehungsweise 16 Euro (iPhone) zu kaufen ist - auf die Software zugreifen, Belege erfassen und die Reisekosten stets im Blick behalten.

Die hinterlegten Daten können zudem auf intuitive Weise analysiert und nach verschiedenen Kriterien abgefragt, gefiltert und sortiert werden. Ferner lassen sie sich in Tabellenkalkulationssoftware wie Excel oder Numbers exportieren. Wer die gesammelten Daten zu Papier bringen möchte, der kann dies mit Hilfe eines integrierten Druck-Layout-Editors auf bequeme Weise tun.

Erhältlich ist Intex Reise in drei Versionen. Die Preise für eine Einzelplatzlizenz beginnen bei 49 Euro. Wie der Hersteller erklärt, ist dabei die Zahl der Reisenden und abzurechnenden Reisen sowie der Pauschalsätze unbegrenzt.

Eine weitere interessante Desktop-Anwendung ist "Outdoor Reisekosten” von der Inmoti GmbH. Anders als die Intex-Lösung ist Outdoor nur mit Windows kompatibel. Gemeinsam haben beide Anwendungen, dass sie eine intuitive und möglichst reibungslose Eingabe der Reisedaten und Belege in den Vordergrund stellen. So kann Outdoor mit komfortablen Funktionen aufwarten, die für eine Zeiteinsparung im Vergleich zu einer manuellen Bearbeitung der Daten sorgen.

Dazu zählen unter anderem die automatische Kontierung von Belegen, Vorsteuer- und Kilometergeldberechnung oder die übersichtliche Einzelbelegverwaltung mit den entsprechenden steuerlichen Besonderheiten. Ebenfalls möglich ist die Verwendung von Kostenstellen und Kostenträgen.

Durch eine Reihe verschiedener Dokumente lassen sich Reisetätigkeiten während der Reise protokollieren, die für die Buchhaltung, den Steuerberater oder das Finanzamt relevant sind. Wie bei den Standard-Tools in diesem Bereich üblich, bietet auch Outdoor aussagekräftige Berichte, die flexibel anzupassen sind und dem Anwender ermöglichen, sich stets einen Überblick über seine Reisekosten zu verschaffen.

Das Programm ist in zwei Editionen verfügbar. Die Version "Single” kann bis zu drei Reisende verwalten und kostet 44 Euro. Mit der "Team”-Edition werden kleine und mittelständische Unternehmen mit bis zu 20 Reisenden adressiert. Kostenpunkt: 189 Euro.

Für Einsteiger, die bisher ihre Reisekostenabrechnung auf Papier oder mit Excel abgewickelt haben, kommen günstige Shareware-Tools in Frage. Dazu zählt beispielsweise die Software "Euro-Reisekosten 2011” von der TaskX GmbH. Durch eine Reihe von Dialogen wird der Anwender in einer Art Wizard Schritt für Schritt geführt, von der Belegerfassung bis hin zur Auswertung sämtlicher Reisekosten.

Bei jedem Schritt werden neben der Erläuterung der verschiedenen Bedienelemente auch die steuerlichen Regelungen verständlich erklärt. Bei der Belegerfassung erfolgt automatisch die Berechnung der abzugsfähigen Vorsteuer sowie der Ausweis aller Beträge auf einer Belegliste. Für den Ausdruck stehen verschiedene Berichte mit Abrechnungsdetails zur Verfügung.

Die Software ist in zwei Versionen erhältlich. Die Standard-Version kostet laut Anbieter knapp 35 Euro inklusive Mehrwertsteuer. Die Pro-Version bietet einige zusätzliche Features und ist für rund 55 Euro brutto zu haben.

Ein weiteres Shareware-Tool für Windows bietet der Einzelunternehmer Rüdiger Werner an. "Reisekostenabrechnung 3.5” stellt die üblichen Features zur Verfügung, die bei keiner Reisekostenabrechnungslösung fehlen dürfen. Zahlreiche Nice-to-have-Funktionen helfen dem Anwender, bei der Erfassung von Belegen und Reisedaten Zeit zu sparen. So werden Kunden und Orte, die man bereits besucht hat, automatisch gespeichert. Darüber hinaus ist es auch möglich, komplette Reisen zu kopieren, um den Aufwand für die Eingabe von sich wiederholenden Reisen zu verringern.

Abrechnen lassen sich die Geschäftsreisen einzeln oder über einen wahlfreien Zeitraum - für alle oder nur ausgewählte Kunden beziehungsweise Kundengruppen. Zusätzlich integriert das Programm ein Fahrtenbuch für verschiedene Fahrzeuge. Praktisch: Sämtliche Anwenderdaten lassen sich zur Sicherheit mit einem Passwort schützen.

Eine Testversion des Programms steht im Internet zum kostenlosen Download zur Verfügung. Die Einzelbenutzerlizenz kostet laut Anbieter knapp 20 Euro netto.

Unter den Shareware-Lösungen für Windows findet sich auch das Programm "JGM Reisekosten”. Es ist in erster Linie für Selbständige und kleine Betriebe geeignet und wartet mit all den Standardfunktionen auf, die die Reisekostenabrechnung vereinfachen. So muss der Anwender Beleg- und Reisedaten nur eingeben, das Programm übernimmt automatisch die Berechnung der Tagespauschalen auf Basis der gültigen gesetzlichen Regelungen.

Auch die Ermittlung der richtigen Mehrwertsteuersätze für die erfassten Belege erfolgt laut Hersteller automatisch. Die häufigsten Belegarten sind in der Software bereits vorerfasst. Der Anwender kann aber auch beliebige andere Belegarten und deren zugehörige Mehrwertsteuersätze definieren, die dann in der Eingabemaske für die Belegerfassung aufgelistet werden. Flexible Berichte für die Reisekostenanalyse mit verschiedenen Druckoptionen runden das Funktionsspektrum der Software ab.

Interessierte können die Software für einen begrenzten Zeitraum kostenlos ausprobieren. Wer von deren Vorteilen überzeugt ist, kann sie für knapp 25 Euro inklusive Mehrwertsteuer kaufen. Wie der Anbieter verspricht, sind alle zukünftigen Updates im Preis inbegriffen.

© IDG / In Zusammenarbeit mit computerwoche.de
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