Verwaltung investiert in bessere digitale Unterlagen

Von: slg
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Stolberg. Verwaltungsmitarbeiter, Politiker, interessierte Bürger und letztlich auch Journalisten können sich auf der Internetseite der Stadt Stolberg über anstehende Sitzungen von Ausschüssen und vom Stadtrat informieren.

Hinter den PDF-Dateien, die dort derzeit hinterlegt werden, steckt eine Menge Arbeit. Doch jetzt könnte die Stolberger Stadtverwaltung dem Traum vom papierlosen Büro einen entscheidenden Schritt näher kommen.

Um die Abläufe zu verbessern und die Kommunikation zwischen Verwaltung, Bürgern, Rat und Ausschüssen zu vereinfachen, wird nun investiert: Der Bau- und Vergabeausschuss der Stadt hat nun entschieden, ein professionelles Ratsinformationssystem anzuschaffen. Kostenpunkt für die digitale Verbesserung: rund 22.500 Euro, zuzüglich einer jährlichen Wartung in Höhe von 4200 Euro.

Wegen knapper Kasse verschoben

Das Thema Ratsinformationssystem beschäftigt die Stolberger Stadtverwaltung schon seit knapp zehn Jahren. Im Oktober 2007 beschäftigte sich der Rat mit diesem Projekt, allerdings wurde die Sache seinerzeit bis zur Kommunalwahl im Jahr 2009 zurückgestellt, und nach der Wahl aufgrund der klammen Haushaltslage der Stadt schließlich politisch nicht weiter verfolgt.

Stattdessen wurde an dem System gefeilt, das aktuell zur Verfügung steht: Die Darstellung der Sitzungsunterlagen im Internet wurde optimiert, damit alle Ratsgremien und deren Sitzungsfolge für Bürger online nachvollziehbar sind. Auch wurde ab 2012 an einem intern aufgebauten System gearbeitet, das von Ratsmitgliedern und Bürgern rege genutzt wird. „Dennoch sind die zur Verfügung gestellten Informationen nicht annähernd mit einem professionellen und komfortablen System vergleichbar“, erklärt Tim Grüttemeier, Stolbergs Bürgermeister.

Dieser Umstand sei in der laufenden Wahlperiode auch immer wieder von Rats- und Ausschussmitgliedern unterschiedlicher Fraktionen thematisiert worden, auch mit Hinweis auf bereits laufende Ratssysteme in Nachbarkommunen, heißt es aus der Verwaltung. Der Vergabeausschuss beschloss einstimmig, den Zuschlag an die Firma CC Egov aus Hamburg zu geben. Deren Programm „Allris“ nutzen bereits die Städteregion sowie die Städte Aachen, Alsdorf oder Würselen.

Das neue Ratsinformationssystem sei nutzer- und anwenderfreundlich und erfüllt aus Sicht der Verwaltung alle Anforderungen, erklärt der Bürgermeister. Zu den Aufgaben eines Ratssystems gehören unter anderem die Aufstellung von Tagesordnungen, die Abwicklung von Rats- und Ausschusssitzungen oder auch das Erstellen von Protokollen.

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