Nordkreis - Papier ist wohl doch nicht ganz so geduldig

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Papier ist wohl doch nicht ganz so geduldig

Von: mabie
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Ein Blick in alte Akten: Der Sprecher der Stadt Würselen, Bernd Schaffrath, im Verwaltungsarchiv des Rathauses am Morlaixplatz, es offenbart nicht nur die schiere Aktenmenge, sondern auch die mögliche Verletzbarkeit des Mediums Papier im Langzeiteinsatz. Foto: Markus Bienwald
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Eine Geburtsurkunde aus dem Jahr 1800, damals noch unter französischer Herrschaft in Würselen ausgestellt: Das Dokument ist noch bestens erhalten. Foto: Markus Bienwald
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Wer Urkunden erstellt, sollte auch auf die Tinte achten, auch sie bestimmt die dauerhafte Lesbarkeit.

Nordkreis. Papier wird ja so einiges nachgesagt, vor allem aber die Geduld, mit der das Produkt seine Nutzung erträgt, ist zumindest als Weisheit legendär. Was der Volksmund aber verschweigt ist, dass Papier auch ganz schön sauer werden kann.

So bestimmen Inhaltsstoffe, Nutzung, Lagerung und nicht zuletzt die Herstellungsweise ganz erheblich die Lebensdauer des Papiers. Auch die Tinte kann da entscheidend sein, wie Standesbeamtin Ruth Töbe von der Würselener Stadtverwaltung weiß. „Früher mussten wir mit vorgeschriebenen Tinten oder freigegebenen Farbbändern auf Schreibmaschinen tippen“, sagt sie. Fein ausgefüllt, ohne Fehler, landeten die Urkunden in den Akten und sind heute noch alle lesbar. Selbst die Akten aus dem Jahr 1800, in dem die ersten Geburtsakten, damals noch unter französischer Ägide entstanden, sind in bestem Zustand.

Das Archiv des Würselener Standesamtes ist übrigens ganz besonders interessant für den Nordkreis. „Wir haben hier Akten aus Broich, der heute zu Alsdorf gehörigen Broicher Siedlung, Bardenberg, Weiden und auch Verlautenheide, die durch unterschiedliche Gemeinde- und Gebietszuschnitte über die Jahre und Jahrzehnte nun bei uns lagern“, sagt Töbe. Zerbröselt sei hier noch nichts, auch Unlesbares ist der Beamtin noch nicht untergekommen.

Vorgaben erfüllen

Das ist nicht immer der Fall, denn spätestens mit dem Ersatz der früher mit Tierleim hergestellten Seiten durch ein Verfahren, das Kalium-Aluminiumsulfat (Alaun) beinhaltet, ist der Alterungsprozess ein Thema. Denn dadurch wurde zwar die Papierproduktion im Zeitalter der Industrialisierung beschleunigt und erleichtert, doch die sauren Inhaltsstoffe wirkten sich negativ auf die Haltbarkeit aus. Und die ist, wie in vielen Bereichen des heutigen Lebens, auch eine Frage der Normerfüllung. Das gilt auch für die Kommunen im Nordkreis, wo die Verwaltung auf unterschiedliche Papiernormen setzt.

„Das in der Verwaltung verwendete Papier erfüllt die Vorgaben der DIN 7638, LDK 24-85“, sagt beispielsweise Pressesprecherin Petra Baur von der Stadt Herzogenrath. „Papiere dieser Lebensdauerklasse gelten als alterungsbeständig und erfüllen somit die Voraussetzungen für eine Archivierung“, da ist sie sicher. Bröselige Akten oder schlicht per Säure Zerfressenes gibt es hier nicht, was natürlich auch an der Lagerung liegen kann.

Wie das geht, zeigt Bernd Schaffrath von der Stadt Würselen bei einem Gang in die Katakomben des Rathauses am Morlaixplatz. Hinter per Zugangscode gesicherten Stahltüren, öffnet sich mit dem Druck auf den Lichtschalter nicht nur eine ganz andere Welt. Dort, in der „Unterwelt“ der Würselener Stadtverwaltung, herrscht Ruhe, die nicht nur durch die auch akustische Dämmung der unzähligen Tonnen an Papier zustande kommt. „Wir sorgen auch für möglichst gleichbleibende klimatische Bedingungen“, sagt Schaffrath, Pressesprecher der Stadt. Gleichzeitig fällt feinen Nasen sicherlich auch der vielleicht etwas muffige, aber durchaus angenehme Geruch im Verwaltungsarchiv auf. Lange Regalreihen sind hier zu finden, große Kurbeln an beweglichen Regalen führen in immer wieder neue Abteilungen und auch auf den Gängen stapeln sich – natürlich fein registriert – die Akten. Alle sind auf Papier gedruckt, per Hand oder Schreibmaschine ausgefüllt, unterliegen als Dokumente bestimmten Aufbewahrungsfristen oder müssen so lange wie vorgeschrieben lesbar sein, und sind es auch noch.

Umweltpapier wird zum Problem

„Eine Geburtsurkunde müssen wir mindestens 100 Jahre lang vorhalten, dazu gibt es, je nach Wichtigkeit der Unterlagen, noch Fristen zwischen 5 und 30 Jahren“, weiß Schaffrath. Nicht nur die Menge an Akten ist eine Herausforderung, sondern natürlich auch die Haltbarkeit. Und da kommt wieder die Papiernorm ins Spiel. „Die Stadtverwaltung benutzt aufgrund politischer Beschlüsse zurzeit aus Umweltschutzgründen Papier, das nach den Anforderungen des so genannten ‚Blauen Engels‘ zertifiziert ist“, umreißt Schaffrath die Lage. Der Engel wird damit zum möglichen Problem, „denn diese Anforderungen genügen nicht dem Kriterium der Alterungsbeständigkeit“, weiß Schaffrath.

Hier sind die Verwaltungen aus Alsdorf, Baesweiler und Herzogenrath anders aufgestellt, denn ihr Papier entspricht entweder der in Roda zum Standard erhobenen DIN-Norm oder der neueren ISO-Norm, die ähnlich hohe Maßstäbe ansetzt. „Nach allen bisherigen Erfahrungen sind derartige Papiere auch nach mehreren hundert Jahren noch lesbar“, so Marion Wingen von der Stadt Alsdorf. Aber auch bei „handelsüblichen Papieren“ seien ein frühzeitiger Verfall und damit die fehlende Lesbarkeit in Alsdorf noch nicht festgestellt worden, betont sie.

Hohe Kosten

„Archivgut aus dem historischen Archiv wird zudem in speziellen Archivkartons aufbewahrt“, ergänzt Birgit Kremer-Hodok die Bemühungen der Stadt Baesweiler, ihre Akten lange lesbar zu halten. Dennoch betont auch sie, dass das Problem der Langzeitarchivierung dauernd im Fokus der Verwaltung steht. Ein Ausweg, der mittlerweile nicht nur bei Privatleuten beliebt ist – das elektronische Archiv – wird aber in Baesweiler und auch anderswo noch nicht angewandt. „Die Entwicklung in diesen Bereichen wird von der IT-Abteilung beobachtet“, betont Kremer-Hodok dazu. Mit diesem elektronischen Archivierungsweg wird aber ein neues Füllhorn von Problematiken ausgeschüttet, wie Bernd Schaffrath abschließend darlegt.

Da wäre zum Beispiel der Punkt Praktikabilität. „Gerichte brauchen nach wie vor Papierakten, elektronische Akten werden dort nicht akzeptiert“, sagt er. Zweiter Punkt sind die hohen Kosten bei der Einführung der elektronischen Akte oder auch des Dokumentenmanagementsystems. Bei der aktuellen Haushaltslage der Kommune sei dies schlicht nicht möglich. „Und bei einer elektronischen Archivierung müssen wir ja so vorgehen, dass die Daten zum einen sicher sind, zum anderen dauerhaft lesbar bleiben und zum letzten auch noch immer abrufbar sein müssen“, schließt Schaffrath.

Großer Aufwand

Das heißt beispielsweise, dass Computer oder künftige Lesesysteme heutige Dokumente auch noch in Hunderten Jahren öffnen können müssen. Mit herkömmlichen Festplatten oder Servern sei dem nicht beizukommen, und professionelle Lösungen stehen außerhalb der finanziellen Reichweite Würselens. Letztlich müsste, wenn der elektronische Gedanke weitergesponnen würde, ja noch dazu übergegangen werden, Altakten zu scannen. „Das passiert bei uns nicht“, schließt Schaffrath, der ohnehin schon große Aufwand der Aktenvorhaltung und Archivierung ließe das nicht zu. So bleibt es auf absehbare Zeit und vermutlich auch darüber hinaus bei Papierakten, die früher oder später unlesbar sein könnten. Dass bei passender Lagerung aber durchaus auch Akten, die mehr als ein Jahrhundert auf dem papiernen Buckel haben, die Lesbarkeit nicht leidet, zeigt eine kurze Stichprobe im Verwaltungsarchiv.

So blättert Schaffrath für unsere Zeitung in einer Akte, die vor mehr als 100 Jahren ihre ersten Blätter erhielt, und die noch immer einwandfrei lesbar sind, wenn man einmal von der durchaus herausfordernden Handschrift absieht. Und für besondere Urkunden, verrät Schaffrath am Schluss, gebe es noch spezielle Räume, wo Schriftstücke mit besonderem Wert lagern. Dazu gehört auch die erste heute bekannte Erwähnung Würselens als „Wormsalt“ am 17. Oktober 870. Das Originalstück lässt Schaffrath zwar im Verborgenen, doch er versichert, „dass die Urkunde noch heute in einem hervorragenden Zustand ist.“ Vielleicht liegt dann der Schluss nahe, dass Papier zu früheren Zeiten ja doch noch etwas geduldiger war.

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