Kreissportbund informiert über Sepa im Verein

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Kreis Heinsberg. Der 1. Februar 2014 rückt immer näher und damit auch die Einführung von Sepa (Single Euro Payments Area) als einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum. Mit SepaA werden in 32 Ländern die nationalen Überweisungs- und Lastschriftverfahren abgeschafft und in das europaweit einheitliche Sepa-Verfahren mit Iban und BIC überführt.

Die Umstellung auf Sepa stellt insbesondere für diejenigen Unternehmen und Organisationen eine Herausforderung dar, die Lastschriften im Einzugsermächtigungsverfahren einziehen. Das betrifft auch über 300 Sportvereine im Kreis Heinsberg mit annähernd 64.000 Mitgliedern, die zu großen Teilen die Beiträge von ihren Mitgliedern einziehen.

Hinzu kommt, dass Vereine grundsätzlich ehrenamtlich geführt werden, wodurch die Aufgaben zur Umstellung oftmals in der Freizeit erfüllt werden müssen. Um seine Mitgliedsvereine bei der Einführung von Sepa im Sportverein zu unterstützen, hat der Kreissportbund Heinsberg in Zusammenarbeit mit dem Landessportbund bereits zwei Infoveranstaltungen organisiert.

Elektronischer Einreichungsweg

Alle Vereine, die ihre Lastschriften noch beleghaft einziehen, haben den größten Handlungsbedarf. Sie müssen ihre Lastschriften bis zum 1. Februar 2014 auf den elektronischen Einreichungsweg umstellen. Auch Mitgliederverwaltungen per Excel dürften bei größeren Datenmengen bald der Vergangenheit angehören, da weitere Merkmale wie die Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz verarbeitet und per elektronischem Datensatz an die Hausbank des Vereins übermittelt werden müssen.

Alle Vereine benötigen zur Teilnahme am Sepa-Lastschriftverfahren eine Gläubiger-Identifikationsnummer, die sogenannte Gläubiger-ID. Diese kann online und kostenlos bei der Deutschen Bundesbank unter www.glaeubiger-id.bundesbank.de beantragt werden.

Das Sepa-Lastschriftmandat stellt zukünftig die rechtliche Voraussetzung für den Einzug einer Sepa-Lastschrift dar und ist schriftlich zu erteilen. Neben allgemeinen Angaben zum Verein und zum Zahlungspflichtigen sind im Sepa-Lastschriftmandat auch die Gläubiger-ID des Vereins, eine eindeutige Mandatsreferenz sowie ein Hinweis, ob es sich um eine wiederkehrende oder einmalige Zahlung handelt, anzugeben.

Bestehende Einzugsermächtigungen können unter bestimmten Umständen auf den neuen Standard umgedeutet werden, ohne dass eine erneute Unterschrift des Zahlungspflichtigen notwendig ist. Fehlt das Mandat oder ist es fehlerhaft, verlängert sich die Widerrufsfrist des Zahlungspflichtigen von acht Wochen auf 13 Monate.

Pre-Notification

In der sogenannten Pre-Notification (Vorankündigung) liegen laut KSB „die größte Herausforderung und der größte Aufwand für die Vereine“. Zum Schutz des Verbrauchers wurde festgelegt, dass der Zahlungspflichtige mindestens 14 Tage im Voraus über Höhe und Fälligkeit der Beiträge zu informieren ist, damit er für ausreichende Kontodeckung sorgen kann. Und das nicht nur einmalig, sondern auch immer dann, wenn sich der Beitrag ändert – oder der Fälligkeitstermin. Da es aber für die Pre-Notification keine Formvorschrift gibt, können Vereine diese auf vielfältige Weise absetzen.

Die Zeiten, in denen sich die Kassenwarte in den Vereinen an einem beliebigen Tag hinsetzten, um die Beitragseinzüge vorzubereiten und diese anschließend bei der Bank einzureichen, sind spätestens mit der Einführung von Sepa vorbei. Durch feste Fälligkeitstermine und Einreichungsfristen ist der Zeitraum zur Aufbereitung und Einreichung der Lastschriften vorbestimmt. Denn wird der angekündigte Fälligkeitstermin versäumt, muss der Zahlungspflichtige über die neue Fälligkeit erneut per Pre-Notification informiert werden.

Auch intern ergeben sich zahlreiche Aufgaben für den Verein, ist doch die gesamte Vereinsverwaltung mit Blick auf Sepa zu überprüfen. Dazu gehören zum Beispiel die Überprüfung der Satzung und Finanzordnung, die Festlegung von Fälligkeitsterminen für Beiträge und Gebühren, die Aktualisierung von Beitrittserklärungen und Briefbögen, der Aufbau einer Mandatsverwaltung und die Überprüfung der Vereinsverwaltungssoftware.

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