Ist der nächste Schritt ins digitalisierte Zeitalter noch zu teuer?

Von: hes
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Sitzungen und Ratsunterlagen auf Papier oder im Netz? In Roetegen hat die Diskussion um ein digitales Ratsinformationssystem begonnen. Foto: H. Schepp

Roetgen. Es sorgt für Arbeitserleichterung im Rathaus, dämmt die Papierflut und nützt Verwaltung, Politik und Bürgern gleichermaßen: Das Ratsinformationssystem Allris könnte nach vielen anderen Kommunen auch für die Gemeinde Roetgen der erste Schritt zur schnelleren und zumindest papierarmen Kommunalpolitik sein.

Nach der Vorstellung des Informationssystems empfahl der Roetgener Hauptausschuss jetzt dem Rat, die Verwaltung gemeinsam mit der regioIT mit der Erarbeitung eines Angebots zu beauftragen. Allerdings erfolgte dieser Beschluss nur mit einer knappen 6:5-Mehrheit, da einige Mitglieder im Hauptausschuss die Kosten die Lizenzgebühren und Folgekosten des Systems für überteuert halten.

Stadt und Städteregion Aachen, mehrere Nordkreisstädte sowie mehrere hundert Kommunen unterschiedlichster Größe in ganz Deutschland organisieren mittlerweile ihre Ratsgeschäfte mit dem meist gebuchten Softwareprodukt des Hamburger IT-Unternehmens CC-egov. Auch in der Gemeinde Roetgen wurde man bereits vor einiger Zeit auf Allris aufmerksam, stellte das Interesse aber zunächst mit Blick auf die Kosten zurück und forderte detailliertere Informationen an.

Druckkosten verlagern?

Die gab es nun im Haupt-, Finanz- und Beschwerdeausschuss von Dirk Schweikart, Centerleiter Kommunale Produkte und Lösungen bei der regioIT, die das Ratsinformationssystem der Gemeinde inclusive Kundendienst („Support“) und Schulungen angeboten hat.

Bei Allris werden Sitzungsvorlagen auf der Basis der Textverarbeitung Word in Vorlagemasken erstellt und können über Internet und Intranet an Mitarbeiter, Politik oder Bürger verbreitet werden. Auf PC, Laptop, Tablet oder Smartphone sind die Unterlagen per App oder Web les- und nutzbar, wobei sensible Daten über ein Berechtigungssystem geschützt werden, wie der Centerleiter versicherte. Schweikart machte deutlich, dass die moderne Technik vor allem Abläufe in der Verwaltung erheblich erleichtern und beschleunigen könne, eine Volltextrecherche ermögliche und zu einer Papierreduktion bis hin zur vollständigen Papiervermeidung ausgebaut werden könne.

Eine Rats- oder Ausschusssitzung ganz ohne Papier sei in Roetgen aber derzeit noch nicht denkbar, machte mehrere Wortmeldungen im Hauptausschuss deutlich. „Wahrscheinlich verlagern wir erst einmal nur die Druckkosten, weil sich dann jedes Ratsmitglied die Dinge doch wieder zu Hause ausdruckt“, meinte Bernhard Müller (Grüne), der ansonsten dem System positiv gegenübersteht: „Es ist klar, dass wir es irgendwann brauchen werden. Aber der Preis muss stimmen“, sagte Müller. Vor allem die Kostenseite sorgte für erhebliche Bedenken bei Anita Buchsteiner (PRB), die von einem „erschreckenden Preis“ sprach. „Das Produkt ist toll, aber bringt es uns so viel Nutzen, dass der Preis gerechtfertigt ist?“ fragte Buchsteiner, die einen Vergleich mit anderen Systemen empfahl.

Auch Silvia Bourceau (UWG) sah für Arbeit in Rat und Verwaltung mit Allris „nur Vorteile“, aber wenn die Hälfte des Rates das neue System jetzt noch nicht wolle, „können wir es beerdigen“.

Michael Seidel (CDU) sieht das Ratsinformationssystem als „notwendigen Schritt in das digitale Zeitalter“ an. Die Kosten-Nutzen-Relation sei nicht so einfach zu bewerten und der Aufwand, den beispielsweise die Ratsmitglieder durch den kauf eines entsprechenden Endgeräts erbringen müssten, für „vertretbar: „Es muss ja kein iPad für 1000 Euro sein“, sagte Seidel.

Klar wurde am Ende der Debatte, dass die Gemeinde Roetgen, wenn sie denn das System anschafft, dies schrittweise tut und aus Kostengründen sich zunächst der Standardversion bedient statt einer noch teureren individuellen Lösung für Roetgen.

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