Für den Notfall gibt es immer ein Fluchtauto

Von: Nina Leßenich
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Gina Trojan ist in der Soers für die Betreuung der Ehrengäste verantwortlich. Foto: Jessica Küppers

Aachen. Wenn zur Reit-EM wieder bis zu 250 geladene Ehrengäste mit ihrer Begleitung in der Aachener Soers auflaufen, ist Gina Trojan die Person, bei der alle Fäden zusammenlaufen: Die 31-Jährige ist Protokoll-Chefin des Aachen-Laurensberger Rennvereins (ALRV) – und zuständig dafür, dass Politiker, Schauspieler und Spitzensportler sich bei ihrem Aufenthalt in der Soers pudelwohl fühlen.

Trojans Aufgabenbereich ist dabei breit gefächert: Gästelisten erstellen, Einladungen verschicken, Anfahrten zum Gelände und die Hotelunterbringung aller Ehrengäste regeln. Außerdem betreut sie die Rahmenveranstaltungen zur Reit-EM. „Das fängt bei der Grillparty für die Pferdepfleger an und hört bei unserer großen Media-Night auf“, sagt Trojan. Ein breiter Aufgabenbereich eben.

Zu ihrem Beruf ist Trojan, die selbst Reitsportlerin ist, eher zufällig gekommen. „Bei der Weltmeisterschaft 2006 bin ich selbst bei einem Schaubild mitgeritten“, erzählt sie. Da habe sie erste Kontakte zum Team des ALRV knüpfen können. Für ein Praktikum während ihres BWL-Studiums sei sie dann in die Soers zurückgekommen. „Eigentlich wollte ich in den Sport, bin dann aber im Protokoll gelandet“, erzählt Trojan. Aufgrund verschiedener Personalabgänge habe es sich dann ergeben, dass sie das Team von rund 60 Personen inzwischen leite.

Bei ihrem Job komme es vor allem darauf an, dass alle Ehrengäste zu jeder Zeit die Informationen bekommen, die sie brauchen, um während der EM in der Soers zurecht zu kommen. „Wenn wir einfach sagen würden: ‚Viel Spaß!‘, wären unsere Ehrengäste ziemlich verloren“, erklärt Trojan.

Auch zu entscheiden, wer als Ehrengast geladen wird, gehört zu Trojans Aufgaben. „Es muss inhaltlich passen“, sagt sie zur Zusammensetzung der Gästeliste. Immer eingeladen würden – sofern sie nicht mehr an den Wettbewerben teilnehmen – die Gewinner der vergangenen Jahre, die restlichen Ehrengäste seien Politiker, Funktionäre und „Meinungsbildner“ aus Sport und Medien.

Und die bringen natürlich auch immer einige Sonderwünsche mit, wie Trojan weiß. „Wir müssen uns zum Beispiel um Allergien kümmern“, erzählt die Protokoll-Chefin. „Und um einige andere Eitelkeiten, über die wir aber nicht sprechen“, sagt sie und lacht.

Natürlich gebe es auch einige Ehrengäste, an die sie sich besonders erinnere, erzählt Trojan. Der inzwischen verstorbene, italienische Springreiter Piero D’Inzeo, der den Großen Preis von Aachen insgesamt vier Mal gewann, habe sie beim CHIO 2011 beispielsweise ganz schön auf Trap gehalten. „Herr D‘Inzeo ist kreuz und quer über das Gelände gelaufen und wir haben die meiste Zeit damit verbracht, ihn zu suchen“, erinnert sie sich. Während das Team Angst gehabt habe, dass D‘Inzeo sich verlaufe, habe er auf dem Gelände „super viel Spaß“ gehabt. „Er hat nur gesagt: ‚Ich war schon oft hier, ich weiß Bescheid und kenne mich aus!‘ Und dann war er den ganzen Tag zu Fuß unterwegs, hat Autogramme gegeben und Fotos gemacht“, sagt Trojan.

Ganz so unkompliziert sei es jedoch noch lange nicht mit allen Ehrengästen. „Bei sehr prominenten Gästen müssen wir vorsichtig sein“, erklärt Trojan. „Die werden dann auch oft nicht in die Ehrenloge gesetzt, sondern irgendwo abseits inkognito.“ Meistens betreffe das Schauspieler oder Spitzensportler – zuletzt sei es zum Beispiel mit Fußballer Thomas Müller so gewesen. „Mit so bekannten Leuten geht man eben nicht quer über das Gelände, sondern fährt auch mal mit dem Auto außen herum“, sagt Trojan.

Mit richtigen „Star-Allüren“ habe sie in ihrem Job bisher aber noch nicht zu kämpfen gehabt. „Auch unsere Ehrengäste sind alle ganz normale Menschen und wollen hier nur einen schönen Tag haben“, sagt sie.

Größte Herausforderung

Die bisher wohl größte Herausforderung in ihrem Beruf sei der Besuch von Dänemarks Kronprinzessin Mary beim CHIO 2013 gewesen. „Die ganzen Politiker, Schauspieler und Sportler sind absolut gar nichts gegen ein Königshaus“, sagt Trojan und lacht.

„Prinzessin Mary hat sich während ihres Aufenthalts immer zu Fuß über das Gelände bewegt, sie wollte nicht versteckt mit dem Auto fahren.“ Für Trojans Team bedeutete das: Jede Bewegung und jeden Moment ihres Aufenthalts minuziös durchplanen. „Wir haben Geh- und Fahrwege für zweieinhalb Tage detailliert auf Karten durchgeplant und vorgezeichnet“, erinnert sich Trojan. „Eine Geduldsprobe!“

Schlecht schlafen tue Trojan während der Veranstaltungen jedoch trotz all der Verantwortung, die auf ihren Schultern lastet, nicht. „Es geht, weil eben alles so detailliert vorbereitet ist“, sagt sie. Außerdem sei sie – vor allem während des CHIOs oder in diesem Fall während der EM – froh über jede Minute Schlaf, die sie bekommen könne. Ihr Adrenalinspiegel, sagt sie, sei trotzdem permanent „super hoch“.

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